Les objectifs de QALITEL doc
Installation de l'application
Présentation du logiciel
Ergonomie des écrans (Convivialité)
Prise en main rapide
Requêtes - Mode opératoire
Les premiers pas dans QALITEL doc (Organigramme fonctionnel)
Schéma global d'Utilisation (Organigramme fonctionnel)
Détail des formulaires de saisie
Description des dossiers
Les assistants de QALITEL doc
Glisser - Déposer un document dans QALITEL doc
Description des menus déroulants
Description des icones de la barre d'outils
Codification couleur dans QALITEL doc
Comment gagner du temps avec QALITEL doc ? (Productivité)
Tableau d'alarme documentaire
Paramétrages généraux - Préférences
Mise à jour d'informations dans vos documents Word / Excel
Importation de données externes
Sécurité (Sauvegarde - Restauration des données)
Maintenance des fichiers
Réparation des fichiers (Base de données)
Impressions - Mode opératoire
Support technique
Optimiser les vitesses de fonctionnement des applications sous Windows
Licence d'utilisation

 
Les objectifs de QALITEL doc


Bienvenue parmi les utilisateurs de QALITEL doc.

Le chapitre "Système de management de la Qualité" de la norme ISO 9001 v.2000 décrit l'ensemble des exigences à respecter pour gérer en toute conformité votre système documentaire.
Cette gestion passe notamment par l'identification précise de tous les documents circulant dans l'entreprise .
Dans la droite ligne des exigences normatives, QALITEL doc vous permet de maîtriser de manière simple et efficace tout votre système documentaire, de son élaboration à son archivage.

QALITEL doc a été développé de manière suffisamment ouverte pour gérer tous types de système documentaire bien au delà de la documentation ISO9000. Son organisation par dossiers totalement paramétrable vous permet en effet de référencer et de gérer des documents ISO 14000, HACCP, TS16949,...

 

Principales fonctionnalités de QALITEL doc

QALITEL doc vous permet de gérer l'ensemble des documents de votre système documentaire (Manuel Qualité, Procédures, Fiches d'instructions, Modes opératoires, Consignes,...). Vous trouverez ci-dessous le descriptif des principales fonctionnalités de QALITEL doc:

 

Installation de l'application

Lors de son installation, QALITEL doc demande 2 répertoires distincts pour copier les fichiers programmes et la base de données.

Dans le cas d'une utilisation monoposte de QALITEL doc (Version Edition PME), les fichiers programmes peuvent être localisés sur un disque local ou sur un disque réseau. Il en va de même pour la base de données.

Si, par exemple, vous avez installé QALITEL doc (Programmes et base de données) sur le disque C de votre ordinateur, les répertoires suivants ont été créés


A l'issue de l'installation, un groupe de programmes QALITEL doc Edition PME est créé regroupant les différentes icones de lancement de QALITEL doc. Ce groupe de programme est accessible par le bouton "Démarrer - Programmes - QALITEL doc Edition PME".

L'icone de lancement de QALITEL doc peut être créée manuellement en faisant un raccourci sur le fichier QDOC.EXE présent dans le répertoire C:\SCOQI\SCO_WDOC\. Vous devez ensuite paramétrer le raccourci en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris. La ligne " Cible " indique le répertoire des programmes avec le nom du fichier programme. La ligne " Démarrer dans" spécifie le répertoire de la base de données.

Dans notre exemple, le paramétrage de l'icone de lancement serait le suivant :

 

Présentation du logiciel

QALITEL doc s'appuie sur une interface simple et ergonomique assurant ainsi une prise en main rapide du logiciel. Elle se décline en 4 parties principales :

        1. Bandeau contenant les dossiers (partie gauche)
        2. Menus déroulants
        3. Barre d'icones
        4. Listes d'informations (Partie centrale)


(Interface de QALITEL doc Edition PME)

      1. Bandeau des dossiers
        Les dossiers sont classés thématiquement (ex. : "Documents" - "Diffusion"- "Archivage" - ...). Il suffit de cliquer sur l'entête du dossier pour visualiser l'ensemble des options disponibles.
        Les options sélectionnées (en cours d'utilisation) sont entourées d'un cadre blanc et le libellé est en jaune.

      2. Menus déroulants
        Les menus déroulants proposés vous permettent d'accéder à des fonctionnalités spécifiques (Listes des fichiers annexes, Définition des préférences de fonctionnement, Réinitialisation de l'environnement,...).

      3. Arborescence des dossiers
        Cette arborescence graphique vous permet de classer vos documents selon vos propres critères. Elle se construit de la mêm manière que les répertoires dans l'explorateur de Windows.

      4. Liste d'informations
        C'est la partie centrale du l'interface. Elle regroupe des listes d'informations différentes selon les options sélectionnées dans le bandeau des dossiers. Vous disposez à partir de ces listes des fonctionnalités liées au bouton droit de la souris. Ces écrans s'actualisent automatiquement en fonction de l'élément sur lequel vous êtes pointé.

      5. Descriptif
        Cette fenêtre vous apporte des informations détaillées sur l'élément sur lequel vous êtes pointé.

      6. Données du document
        Cette fenêtre vous permet d'accéder aux listes d'informations en relation avec l'élément pointé (Par exemple pour un document : Sa liste de diffusion, ses mots clés, ses origines,...).

    Cette organisation de l'interface vous permet de disposer de manière conviviale d'un maximum d'informations et de toutes les fonctionnalités en un nombre minimal de clics souris.

     

Ergonomie des écrans (Convivialité)

Le Localisateur : Cela vous permet de vous pointer rapidement sur un élément de la liste. Cliquez tout d'abord sur l'entête de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer cette localisation. Ensuite, tapez au clavier les premières lettres de votre recherche. Votre saisie apparaît à droite du libellé "Localiser".
La barre de sélection se positionne alors sur l'enregistrement le plus près de votre saisie. Pour supprimer les caractères tapés, il vous suffit de cliquer une fois sur la flèche Haut ou Bas.

La recherche plein texte : Cette fonctionnalité vous permet, en entrant une chaîne de caractères dans la zone de saisie, de retrouver tous les enregistrements pour lesquelles votre chaîne de caractères a été paramétrée. Lancez la recherche en cliquant sur le bouton "Chercher". Pour revenir à la liste complète des données, cliquez sur le bouton "Effacer".
La recherche s'effectue sur l'ensemble des champs de saisie relatifs aux données considérées. A titre d'exemple, cette recherche effectuée sur la liste des documents se fera en scrutant l'ensemble des champs de saisie du formulaire de paramétrage des documents.

 

Prise en main rapide

En cliquant sur l'icone ci-dessous, vous accédez à un écran vous présentant l'ergonomie de QALITEL doc. Vous y trouverez des informations relatives aux possibilités de paramétrage de l'environnement de travail, aux fonctionnalités associées aux tables et arborescences,...

 
Requêtes - Mode opératoire

L'assistant de requête proposé dans l'application vous permet de réaliser de multiples filtres dans chacune des listes proposées.

Le mode opératoire de l'assistant de requête est le suivant :

  1. Après avoir cliqué sur le bouton "Requête", vous accédez à un écran reprenant l'ensemble des requêtes que vous avez pu créer. Vous pouvez en ajouter de nouvelles en utilisant le bouton "Nouveau".
    Le bouton "Choisir" vous permet d'appliquer la requête sur laquelle vous êtes positionné.
  2. L'assistant de création vous propose une liste de champs sur lesquels vous pouvez effectuer une requête.
    Le bouton "Manuel" vous permet de paramétrer manuellement une requête en tapant directement les opérateurs sur une ligne de commande.


(Assistant de création des requêtes)

Après avoir choisi le champ sur lequel vous souhaitez effectuer la requête, cliquez sur le bouton "Suivant". Vous accédez alors à la liste des opérateurs disponibles.
Ensuite, vous accédez à une fenêtre vous permettant de spécifier la valeur à prendre en compte pour la requête.
Trois cas de figure se présentent

    1. Valeur : Tapez directement la valeur dans le champ de saisie
    2. Un autre champ : Vous disposez de la liste des champs
    3. Expression : Cela vous donne accès à une fenêtre dans laquelle vous trouverez une liste très complète d'expressions pour effectuer des requêtes poussées

Après avoir paramétré votre première ligne de commande, vous pouvez soit exécuter la requête, soit compléter votre requête en renseignant un second critère avec un opérateur logique ET / OU entre les différentes lignes.

L'assistant vous propose, après avoir cliqué sur le bouton "Terminer" de sauvegarder votre requête.

Le bouton "Requête" (avec l'icone d'un balai) vous permet d'effacer les requêtes posées afin de retrouver la liste complète des données.

Les premiers pas dans QALITEL doc

Le logigramme proposé ci-contre schématise les premiers pas dans QALITEL doc et vous guide au sein de l'interface en vous faisant découvrir les principales fonctionnalités de l'application.

Cliquez sur les différentes parties du logigramme pour en obtenir le détail.

 

Les parties en grisées ne sont à prendre en compte que lors du premier lancement de QALITEL doc.

 

Schéma Global d'Utilisation

Ce schéma montre l'intégration de QALITEL doc dans la gestion globale de votre système documentaire.

Vous pouvez compléter le paramétrage des caractéristiques en spécifiant des Mots clés et des origines.

    • Paramétrage des mots clés :
      QALITEL doc vous offre la possiblité d'affecter un ou plusieurs mots clés à chaque document. Les mots clés vous permettent de caractériser le document avec des critères qui vous sont spécifiques si vous ne trouvez pas l'emplacement souhaité dans les champs de saisie du formulaire.
    • Paramétrage des origines :
      Avec la version révisée des normes ISO, l'entreprise doit maintenant gérer de manière toute aussi rigoureuse les documents de provenance extérieure à l'entreprise que les documents internes.
      Aussi, il est possible à ce niveau de spécifier l'origine du document :
      - Interne
      - Nom de l'entreprise cliente
      - Nom du service de l'entreprise (Interne ou externe)
      - Organismes extérieurs (certificateurs, contrôleurs,...)
      - ...
      QALITEL doc vous donne la possiblité d'indiquer plusieurs origines pour un même document
    • Liste des retardataires :
      Chaque émission d'un accusé de réception peut être assujetie à un délai au delà duquel le logiciel estime que le destinataire est en retard de validation de sa diffusion. Sous forme d'un tableau d'alarme et selon une périodicité que vous définissez, vous êtes automatiquement prévenu des retards pour l'ensemble des diffusions de votre système documentaire. Vous disposez ainsi d'une maîtrise totale de votre système documentaire.

    • Edition des accusés de réception :
      Le moteur d'impression de QALITEL doc vous permet de générer les sorties papier que vous souhaitez directement sous Word. Des états modèles tels que des accsusés de réception, des listes d'émargement,...sont fournis en standard avec QALITEL doc et sont prêts à l'emploi. Vous avez toute liberté pour créer ou reprendre vos propres éditions ou personnalisées celles fournies comme cela est décrit dans la rubrique dédiée aux impressions "Impressions - Mode opératoire".

    • Visualisation du document :
      A tout moment, vous avez la possiblité de consulter le document sur lequel vous êtes positionné en sélectionnant l'option "Ouvrir" avec le bouton droit de la souris (Voir "Comment gagner du temps avec QALITEL doc - Consultation des documents").
Détail des formulaires de saisies de QALITEL doc

Vous trouverez ci-dessous le descriptif exhaustif dess principaux formulaires de saisie de QALITEL doc. Les différents champs présents dans ces formulaires sont décrits avec précision afin de vous faciliter le renseignement de ces écrans.



(Formulaire de saisie d'un document)


RUBRIQUE - DOCUMENT

Numéro Interne : C'est une information essentielle qui permet d'identifier de manière spécifique chacun des documents que vous créez.
C'est un champ de 80 caractères alphanumériques qui vous permet de conserver l'identification actuelle de vos documents et de la reproduire au sein du logiciel.

Nom : Ce champ correspond au libellé de votre document qui est utilisé tout au long du logiciel comme moyen d'identification

Objet : C'est une zone de saisie libre qui vous permet de décrire l'objet du document, son contenu afin de faciliter son identification lors d'une recherche.
En effet, le nom ou le numéro interne du document ne sont pas toujours suffisamment explicites et une zone de commentaires est alors la bienvenue.

Révision (Indice) : Indiquez à cet endroit l'indice de mise à jour du document applicable.
Vous avez la possibilité d'attribuer un indice numérique ou alphanumérique pour chacun des documents. Il peut en effet arriver que certains documents aient des indices numériques et d'autres des indices alphanumériques.
Vous disposez d'une entière liberté à ce niveau.

Dates : Vous avez la possibilité de renseigner différentes dates telles que la date de création, de mise à jour, d'application et de péremption liées à votre document.

Durée d'application : Cette durée que vous indiquez en nombre de mois permet de calculer automatiquement la date de péremption de votre document en fonction de sa date de d'application.

RUBRIQUE - MODIFICATION DU DOCUMENT

Modification de la révision : Cette zone vous permettra de spécifier la nature de la modification quand vous ferez évoluer cette version du document..

Archivage Obligatoire : Cochez à ce niveau la case pour spécifier si le document doit obligatoirement être archivé après une éventuelle modification.
Si vous optez pour l'archivage obligatoire, dès que vous aurez modifié l'un des paramètres de la fiche d'identité du document, le logiciel vous proposera un ensemble de données à renseigner pour spécifier les caractéristiques d'archivage du document.

Motif d'archivage : Si vous avez choisi l'option archivage obligatoire, le logiciel vous demande de renseigner le motif de l'archivage.
Bien que ce soit un champ facultatif, il est généralement très intéressant de savoir si les motivations d'archivage sont dictées par des contraintes :

    • Normatives
    • Réglementaires (législation)
    • Clients (contractuelles)
    • Internes
    • ...

RUBRIQUE - STOCKAGE DU DOCUMENT DE REFERENCE

Dossiers : Chaque document créé dans QALITEL Doc est rattaché à un dossier qui se présente sous forme d'une arborescence. Le nombre de niveaux de cette arborescence n'a aucune limite.
Les dossiers vous servent à classer vos documents et facilitent ainsi leur localisation. Pour visualiser l'arborescence des dossiers, vous devez avoir sélectionné l'option "Dossiers" du dossier "Documents".

Lieu de stockage : Vous disposez d'une arborescence à 10 niveaux pour spécifier la localisation géographique de votre document.

Mode de stockage : Il est possible à ce niveau de spécifier le support sur lequel est conservé le document de référence (actuellement applicable au sein de l'entreprise). Cela permet, lors de diffusions ou d'actualisations, d'utiliser l'original plutôt que d'éventuelles copies.
Les types de support communément utilisés sont :

    • Papier
    • Disquette
    • Microfiche
    • Microfilm
    • Bande magnétique
    • ...

Fichier : Ce champ vous permet d'indiquer le nom du fichier de votre document. Il vous sera alors possible d'y accéder directement à partir de QALITEL Doc.


RUBRIQUE - GESTION

Modalités de diffusion : Les différents documents que vous allez créer peuvent avoir un degré de confidentialité plus ou moins important. La diffusion du document dépendra donc de cette confidentialité. Il vous ait ainsi possible à ce niveau de définir les différentes modalités de diffusion que vous souhaitez voir appliquer à vos documents.

Référentiel : Il vous est possible de spécifier le chapitre de la norme auquel se réfère le document.

RUBRIQUES - OBSERVATIONS

Vous disposez d'une zone de texte libre pour renseigner différentes observations concernant votre document.

 


(Formulaire de paramétrage d'une diffusion)

Ce formulaire vous permet de paramétrer l'ensemble des informations concernant chacune des diffusions que vous effectuez.
Le paramétrage de ces informations vous permet d'assurer un suivi rigoureux de la diffusion de vos documents ainsi que l'action de chacun des destinataires sur les documents qui leurs sont destinés.

RUBRIQUE - DIFFUSION

Destinataire : Précisez à ce niveau le nom du destinataire du document. Le bouton de choix situé à droite du champ vous permet d'accéder à la liste du personnel et vous évite ainsi toute saisie manuelle.

Diffusion Non-Contrôlée : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas que QALITEL Doc tienne compte de cette diffusion dans sa gestion ultérieure.
Généralement, la diffusion non-contrôlée s'applique à des personnes pour lesquelles on diffuse un document à titre d'information.
Le logiciel garde ainsi la trace qu'un exemplaire du document a été remis à cette personne mais ne gère pas l'accusé de réception

N° d'Exemplaire : Ce champ vous permet d'indiquer le numéro d'exemplaire du document que vous diffusez au destinataire sélectionné.
QALITEL Doc autorise des numéros d'exemplaires identiques pour répondre à certains besoins.

Nb d'exemplaire : Indiquez le nombre d'exemplaire de ce document diffusé au destinataire.

Support d'émission : Par défaut dans la version Edition PME de QALITEL doc, les supports d'émission sont "Papier". Le support "Electronique" est disponible dans la version réseau de QALITEL doc et s'intègre à la gestion workflow (zéro papier) du système documentaire notamment au travers des bornes de consultation.

Date de diffusion : Vous spécifiez à ce niveau la date effective de diffusion de votre document.

Date d'émission : Cochez la case "Emis" puis indiquez la date effective d'émission de l'accusé de réception à ce destinataire.

Date de réception : Cochez la case "Reçu" puis indiquez la date à laquelle l'accusé de réception a été retourné par le destinataire.

 


(Formulaire de paramétrage d'une archive)

RUBRIQUE - DESCRIPTION DE L'ARCHIVE

Code de l'archive : Lors de la création d'une archive, QALITEL doc vous propose par défaut le code archivage égal au code du document (numéro interne).
Vous avez néanmoins la possibilité de modifier ce code pour le remplacer par un code spécifique à l'archivage.
Il est en effet parfois souhaitable d'adopter une identification spécifique aux documents archivés afin d'éviter tout risque de confusion.

Document : Par défaut, lors de la création d'une archive, QALITEL doc propose comme nom d'archive le nom du document applicable.
Il vous est bien entendu possible de le modifier afin d'attribuer un libellé spécifique à l'archive.

Responsable : La tenue à jour de l'archivage doit être assurée afin de garantir la disponibilité des archives à tout instant. Pour cela, il est essentiel de nommer un responsable d'archivage pour chacun des documents. Cette personne aura alors en charge l'entretien des archives, leur tenue à jour, leur mise à disposition,...


RUBRIQUE - DUREE D'ARCHIVAGE

Date de début d'archivage : Indiquez à ce niveau la date à laquelle le document a été archivé. Par défaut, le logiciel vous propose la date du jour.

Durée d'archivage : Inscrivez à ce niveau la durée d'archivage prévue pour le document. Cette durée d'archivage doit être renseignée en mois.
Il est en effet essentiel de définir pour chaque document archivé sa durée d'archivage de manière à maintenir à jour l'ensemble des archives. On retrouve trop souvent des entreprises disposant d'archives totalement obsolètes qui encombrent inutilement l'espace. Si aucune gestion rigoureuse de l'archivage n'est prévue, l'ensemble devient vite ingérable. Il est donc souhaitable de prévoir toutes ces informations dès la création de l'archive.

Date de fin d'archivage : Cette date est automatiquement calculée en fonction de la date d'archivage et de la durée d'archivage.
Vous avez la possibilité d'entrer la date d'archivage, la date de fin d'archivage et QALITEL doc vous déterminera alors la durée d'archivage correspondante (en mois).

RUBRIQUE - MODIFICATION ASSOCIEE

De manière à bien mesurer l'évolution des différentes versions de vos documents, il est important de noter l'objet de la modification qui a engendré cette évolution.
Ainsi, en renseignant la nature de l'archivage (et la zone de texte associée), il vous sera possible au travers de la fonction d'historique, de visualiser, pour chaque version de vos documents, les modifications dont ils ont été l'objet.

RUBRIQUE - STOCKAGE

Lieu de stockage : Indiquez le lieu de stockage physique de l'archive. Vous disposez d'une arborescence à 10 niveaux pour spécifier ce lieu.

Mode de stockage : Définissez à ce niveau le mode de stockage du document archivé. Il arrive généralement que les documents applicables, présents sur support papier ou informatique, se retrouvent archivés sur des supports différents (bandes magnétiques, microfiches, microfilms,...).
Il convient de spécifier à ce niveau le support retenu pour stocker l'archive.

Fichier : QALITEL Doc vous offre la possibilité, lorsque vous archivez un document applicable, d'archiver également le document associé.
De ce fait, il vous sera possible de consulter le document archivé.


RUBRIQUE - DESTRUCTION

Mode de destruction : Vous avez la possibilité d'indiquer au sein de cette fiche d'étalonnage le mode de destruction requis pour l'archive.
Le mode de destruction est souvent important soit en raison du degré de confidentialité de certains documents, soit de leur support de stockage,...

Responsable : La responsabilité de la destruction des archives doit être clairement définie et un responsable doit être désigné.

Dates de destruction prévue / effective : Ces 2 dates vous indiquent à la fois la date de destruction prévue de l'archive (en fonction de la date de début d'archivage et de la durée) et la date de destruction effective correspondant à la destruction de l'archive.

Description des dossiers

Cette rubrique présente les différents dossiers de QALITEL doc et leurs principales fonctionnalités.

Dossier "DOCUMENTS"

Ce dossier vous permet d'accéder à la liste globale des documents. Le paramétrage de cette liste se fait à l'aide du bouton droit de la souris.

Dossier "DIFFUSION"

Ce dossier regroupe l'ensemble des diffusions tous documents confondus. Vous y trouverez les fonctionnalités nécessaires au traitement et au suivi des diffusions.

Dossier "ARCHIVAGE"

Ce dossier regroupe l'ensemble des archives gérées par QALITEL doc. Vous y trouverez les fonctionnalités nécessaires au traitement et au suivi des archives.

  • Liste des archives : Cette fenêtre regroupe les archives "actives" c'est à dire n'ayant pas encore atteint leur date de fin d'archivage.

  • Liste des archives détruites : Les archives, une fois leur date de fin d'archivage atteinte, sont détruites et se retrouvent dans cet écran. L'information est conservée à ce niveau par QALITEL doc afin d'être en mesure de vous proposer un historique pour chacun de vos documents.

  • Données de l'archive : Cette fenêtre vous permet de visualiser sous forme arborescente les informations rattachées à l'archive (Cycle de vie, Liste de diffusio, origines)

  • Descriptif : Affiche une fenêtre descriptive de l'élement sur lequel vous êtes positionné

  • Planning des destructions : Le planning proposé regroupe les archives "actives" et les archives détruites. Les dates de fin d'archivage sont affichées en rouge pour les archives "actives" et en vert pour les archives détruites. En vous positionnant sur le mois en cours, vous pouvez très rapidement connaître la liste des archives à détruire.

 

Dossier "AIDE"


(Ecran des trucs et astuces)

Les assistants de QALITEL doc

QALITEL doc vous propose des assistants pour vous simplifier certaines tâches. Vous trouverez ci-dessous un descriptif des différents assistants proposés dans l'application.

ASSISTANT D'INITIALISATION DES ACCUSES DE RECEPTION
Au fur et à mesure des mises à jour de vos documents, vous serez amené à devoir remettre à jour les listes de diffusion pour une personne donnée, pour un document donné,...
La méthode manuelle consisterait à modifier un à un les accusés de réception paramétrés en affectant les valeurs de votre choix, ce qui serait long et fastidieux si cet assistant n'existait pas.

Cet assistant est accessible dans les écrans suivants :

  • Dossier "Documents" - Données des documents
  • Dossier "Diffusions"
  • Dossier "Diffusions" - Données du destinataire

Vous disposerez alors par le bouton droit de la souris des sous menus "Initialiser la liste de diffusion" (pour un document donné) et "Initialiser la liste" (pour un ensemble de diffusions).

L'assistant se décompose en plusieurs écrans dont vous trouverez le descriptif ci-dessous :

  • 1er écran
    Ce premier écran vous rappelle le code du document pour lequel l'initialisation de la diffusion va être effectuée ou vous indique au contraire que cette initialisation portera sur un ensemble de diffusions.

  • 2ème écran : Initialiser les dates de diffusion
    Cet écran vous permet de paramétrer les différentes dates liées à la diffusion de votre document et aux accusés de réception.
    Pour fixer une date, il vous suffit de cocher la case "Initialiser la date..." puis de paramétrer une date dans la zone "Nouvelle date". Utilisez le bouton situé à droite du champ pour appeler le calendrier.

    Pour les retours des accusés de réception, 2 cas sont possibles : Valider ou Refuser l'A/R avec la date correspondante.

    Si vous cochez la case "Initialiser la date..." sans spécifier de date, alors les dates éventuellement présentes seront effacées.

    Par exemple, si vous souhaitez remettre à jour la liste de diffusion d'une nouvelle version d'un document alors indiquez dans la date de diffusion et la date d'émission la date du jour et cochez la case "Valider la réception" sans spécifier de dates. Dans ce cas, tous les accusés de réception seront alors considérés comme émis et non retournés. Vous pourrez ensuite imprimer les accusés de réception pour les différents destinataires ou imprimer une liste d'émargement.

  • 3ème écran : Initialiser le N° d'exemplaire de diffusion
    Cette option vous permet de numéroter les exemplaires diffusés (Diffusion contrôlée - Non contrôlée).

  • 4ème écran : Initialiser le type de diffusion
    Vous pouvez à ce niveau forcer le type de diffusion de la liste, à savoir diffusion contrôlée ou non contrôlée.
    Dans le cas où vous choisissez une diffusion non contrôlée, les A/R ne seront pas gérés. Seule la date de diffusion sera paramétrable.
    Le choix de la diffusion contrôlée vous permet de gérer les A/R envoyés à chaque destinataire et d'assurer ainsi le suivi de la diffusion de votre document.
    Dans le cas où le type de diffusion a été paramétré dans les modèles de liste de diffusion ou lors de la création de la liste de diffusion, sélectionnez alors le premier choix "Ne pas initialiser la liste".

  • 5ème écran : Initialisation de la diffusion
    Ce dernier écran initialise un à un les Accusés de Réception selon les paramètres que vous avez définis dans les écrans précédents.

    Les boutons "Suite" et "Retour" vous permettent de circuler de destinataires en destinataires si vous souhaitez contrôler les données pour chaque enregistrement. Utilisez le bouton "Terminer" pour appliquer vos paramètres à l'ensemble de la liste des destinataires.

    Le bouton "Modifier" vous permet d'accéder au formulaire de paramétrage de l'accusé de réception pour y apporter des modifications spécifiques.

    Le cadre "Ancien" vous rappelle les informations avant modification. Le cadre "Nouveau" vous affiche les informations telles qu'elles seront après modification. Les lignes grisées sont celles qui ne changent pas. Les informations modifiées apparaissent en bleu.

ASSISTANT D'ARCHIVAGE

Cet écran d'archivage du document vous est proposé chaque fois que vous faites évoluer l'indice de révision.
Il vous permet ainsi de vérifier les informations actualisées avant la création d'une archive.
Vous trouverez dans cet écran les informations suivantes :

1er écran : ARCHIVAGE DU DOCUMENT ACTIF


(Assistant d'archivage - 1er écran)


2ème écran : MODIFICATION DU DOCUMENT


 (Assistant d'archivage - 2ème écran)

BOUTON "IGNORER"
Ce bouton vous permet de prendre en compte les modifications apportées dans le formulaire du document sans enchaîner sur l'archivage du document. Utilisez ce bouton dans le cas de modifications du formulaire qui ne sont pas réalisées dans le cas d'une mise à jour du document.

BOUTON "TERMINER"
Ce bouton vous permet de quitter l'assistant et d'enchaîner sur le processus d'archivage de l'ancienne version et, si la case a été cochée, sur l'initialisation de la liste de diffusion.

Glisser - Déposer un document dans QALITEL doc

Fonctionnalité intéressante qui vous permet de gagner du temps dans le paramétrage de vos documents dans QALITEL doc. Il vous suffit d'ouvrir l'explorateur de Windows et de vous pointer sur le fichier à référencer dans QALITEL doc. Cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris, maintenez le bouton enfoncé et faites le glisser dans QALITEL doc.

Vous pouvez déposer le fichier soit directement dans l'arborescence des dossiers soit dans la liste des documents. La fiche document s'ouvre alors automatiquement préparamétrée avec les informations suivantes :

    • N° interne et nom du document : QALITEL doc reprend le nom du fichier (sans l'extension bien sur)
    • Fichier : Le chemin complet avec le nom du fichier est indiqué sur la ligne
    • Dossier : La fiche de ce nouveau document est automatiquement associée au dossier sur lequel vous l'avez déposé. Si aucun dossier ne figure, le document sera rattaché à la racine de l'arborescence des dossiers de QALITEL doc. Vous pourrez ensuite le déplacer à votre guise en le glissant vers le dossier de destination.
Description des menus déroulants

Cette rubrique présente les différents menus déroulants que vous trouverez dans QALITEL doc. Ces menus vous proposent des fonctionnalités complémentaires à celles disponibles dans les dossiers ou par le bouton droit de la souris.

 

Menu "FICHIER"

  • Imprimer : En fonction de l'écran sur lequel vous vous trouvez, QALITEL doc vous affiche la fenêtre des options d'impression avec les modèles d'impression disponibles. Il ne vous reste alors plus qu'à sélectionner le modèle de votre choix et à lancer l'impression.
  • Configuration de l'impression directe : Vous pouvez définir à ce niveau l'imprimante par défaut à utiliser. Lorsque vous imprimez par le clci droit "Imprimer", vous pouvez demander un aperçu et à ce cas de figure, QALITEL doc vous ouvre Word avec l'impression générée. Vous pouvez alors sélectionner librement votre imprimante. Par contre, si vous souhaitez imprimer le Descriptif par exemple, le clic droit vous offre cette possibilité mais l'impression se fait alors en direct. Vous ne pouvez pas alors spécifier l'imprimante au moment de l'impression. Ce menu vous permet donc de définir l'imprimante à utiliser pour ces types d'impressions.

  • Sauvegarde : La base de données de QALITEL doc regroupe l'ensemble des données saisies. C'est la partie sensible de l'application. Il faut donc impérativement la sauvegarder périodiquement pour vous prémunir au maximum de toute perte d'informations. Le processus de sauvegarde vous permet de générer un fichier compressé au format ZIP contenant l'ensemble des fichiers de la base de données de QALITEL doc. Effectuez quotidiennement cette sauvegarde et historisez des jeux de sauvegarde hebdomadaire. Si votre sauvegarde est effectuée par le réseau, assurez que le répertoire où si situe la base de données de QALITEL doc (en standard \SCOQI\FICHIERS\ regroupant les fichiers d'extension .TPS) est bien intégré au processus (Voir rubrique "Sauvegarde des données").

  • Récupération : Si vous perdez des fichiers de données pour une quelconque raison, vous pouvez utiliser votre sauvegarde pour restituer votre environnement.
    Attention, n'utilisez cette option de récupération que si vous avez des problèmes de pertes d'informations.
    En effet, lors d'une récupération, vous écrasez les fichiers présents sur votre disque dur par ceux de votre sauvegarde.
    Lors d'une récupération, 2 options vous sont proposées.
    La récupération partielle ne copie que les fichiers spécifiques à QALITEL doc. Les fichiers communs (Personnel, sociétés, services,...) ne seront pas copiés. Ce type de récupération est généralement à effectuer si vous disposez de plusieurs modules de la gamme QALITEL.
    La récupération totale quant à elle copie l'ensemble des fichiers nécessaires au fonctionnement de QALITEL doc, fichiers spécifiques et fichiers communs (Voir rubrque "Récupération des données").

  • Importer : Donne accès à l'assistant d'importation des données (Voir rubrique "Importation de données").

Menu "EDITION"

Copier - Couper - Coller : Regroupe les fonctions classiques de Windows

 

Menu "DIVERS"

Vous retrouverez dans ce menu l'ensemble des fichiers annexes utilisés dans QALITEL doc. Cet accès direct aux fichiers vous permet de les paramétrer et/ou d'en imprimer le contenu de manière autonome. Toutefois, dans l'utilisation courante de QALITEL doc, si vous avez besoin d'une information, vous pourrez alors la paramétrer en dynamique sans être obligé bien sûr de revenir dans ce menu.

Menu "OUTILS"

  • Paramètres chemins : Cet assistant vous permet de changer les chemins référencés dans QALITEL doc. Cet utilitaire est particulièrement apprécié lorsque vous changez de serveur; Tous les chemins référençant vos documents dans les fiches documents peuvent ainsi être reconfigurés en une seule passe.
  • Maintenance des fichiers : C'est un utilitaire de maintenance de la base de données qui permet notamment de reconstruire ses index. Cet utilitaire est à utilisé uniquement si vous constaté des problèmes d'affichage, des erreurs mentionnant des index ou clés.
  • Préférences : Cette fenêtre regroupe les paramétrages globaux de QALITEL doc. Reportez-vous au chapitre "Préférences de QALITEL doc" pour obtenir un descriptif complet des paramétrages disponibles.
  • Licence de QALITEL doc : Ces 2 sous menus vous permettent d'entrer directement les mots de passe pour augmenter le nombre de licences ou pour activer le module de gestion des enregistrements.
  • Tableau d'alarme : Vous permet de lancer le tableau d'alarme directement à partir de QALITEL doc. Le tableau d'alarme peut être activé systématiquement au démarrage de votre machine en plaçant son raccourci de lancement dans le groupe de démarrage de Windows. ou bien lors du démarrage de QALITEL doc (Voir pour cela les options de l'écran des Préférences)


Menu "FENETRES"

Vous visualisez dans ce menu les différentes fenêtres ouvertes. Dans certains cas de figure, cela peut vous permettre de faire passer en premier plan un fenêtre qui serait cachée par d'autres fenêtres.

Menu "?"

  • Index : Appel l'aide en ligne de QALITEL doc dans laquelle vous vous trouvez actuellement.

  • Visitez SCOQI.COM : Si vous êtes connecté sur Internet, ce sous-menu vous permet d'accéder au site de SCOQI (http://www.scoqi.com). Si vous disposez d'un contrat d'assistance pour QALITEL doc, vous pourrez télécharger les mises à jour du logiciel en accédant à la zone de téléchargement (Rubriques "Services - Téléchargement").

  • Lieu d'échange gratuit sur Internet : Cela vous permet d'accéder et de vous abonner au forum de discussion sur QALITEL doc. L'accès à ce forum est gratuit. C'est l'une des facettes de l'assistance technique fournie par SCOQI sur les logiciels QALITEL. Vous trouverez des informations complémentaires sur le support technique en cliquant ici.

  • Gamme QALITEL : Cette option appelle une page vous présentant les différents logiciels de la gamme QALITEL. Vous pourrez ainsi découvrir les modules complémentaires à QALITEL doc vous permettant de gérer de manière plus simple et efficace votre système Qualité.

 

Description des icones de la barre d'outils

Vous trouverez ci-dessous une présentation des différentes icones présentes dans la barre d'outils de QALITEL doc.
Sauvegarde : Lance le processus de sauvegarde de la base de données de QALITEL doc.
Impression : Affiche la fenêtre des options d'impressions vous permettant de sélectionner le fichier modèle servant à votre impression
Liste des sociétés (Liste accessible par le menu "Divers - Sociétés")
Liste du personnel (Liste accessible par le menu "Divers - Personnel")
Forum de discussion : SCOQI met gratuitement à votre disposition un forum de discussion vous permettant de poser vos questions sur l'utilisation du logiciel. Ce forum, aucunement censuré, est animé par le service technique de SCOQI et est accessible à l'ensemble des clients (Plus de détail sur le Support Technique).
La gamme QALITEL : Vous accédez par cette icone à une page de présentation de l'ensemble des logiciels composant la gamme QALITEL. Ces outils logiciels, tout comme QALITEL doc, vous permettent de gérer de manière simple et efficace les différents aspects de votre système Qualité.

 

Codification couleur dans QALITEL doc

De manière à rendre plus convivial et plus intuitif l'utilisation de QALITEL doc, des icones contextuelles changeant de forme et/ou de couleur en fonction de l'état de la donnée ont été utilisées.
Vous trouverez ci-dessous la liste exhaustive des codes couleurs utilisés dans QALITEL doc.

Codes couleurs des icones de l'arborescence des dossiers :

 Dossier contenant des sous dossiers
Dernier sous dossier de la branche
Dossier protégé

 

Codes couleurs des icones relatives aux documents :

 Aucun cycle de vie n'est paramétré pour ce document
Un cycle de vie est associé au document mais aucune phase n'est réalisée
Le document est en phase de rédaction
Le document est en phase de vérification
Le document est en phase d'approbation
Le document est applicable

(Dans la mesure où les cycles de vie sont entièrement paramétrables ainsi que les icones associées aux phases, cette codification n'est valable que pour le cycle de vie "Standard SCOQI" tel qu'il est paramétré à l'installation du logiciel)

Codes couleurs du texte lié aux documents (Fonction des dates paramétrées dans la fiche Document) :

ROUGE
 Le document n'est pas créé (La date de création n'est pas renseignée et aucune autre date)
BLEU
 Le document n'est pas applicable (La date d'application n'est pas atteinte ou pas paramétrée)
VERT
 Le document est applicable (La date d'application est atteinte ou dépassée)
GRIS
 Le document est périmé (La date de péremption est atteinte ou dépassée)

(Cette information est visualisable à partir dans la liste des documents - Couleur de la ligne)

Codes couleurs du texte lié aux cycles de vie (Phase / Responsable) :

ROUGE
 La phase n'est pas démarrée (La date de début de réalisation n'est pas atteinte ou pas renseignée)
BLEU
 La phase est en cours (La date de début de réalisation est atteinte ou dépassée et la date de fin de réalisation n'est pas atteinte ou pas renseignée)
VERT
 La phase est terminée (La date de fin de réalisation est atteinte ou dépassée)

 

Codes couleurs des icones relatives aux diffusions :

 Diffusion non contrôlée
Accusé de Réception papier non émis au destinataire
Accusé de Réception papier émis et non validé par le destinataire
Accusé de Réception papier validé par le destinataire
Accusé de Réception papier refusé par le destinataire


Codes couleurs du texte lié aux diffusions :

NOIR
 La date de diffusion n'est pas renseignée
VERT
 La date de diffusion est renseignée

 

Comment gagner du temps avec QALITEL doc

 

Les modèles de diffusion vous permettent de créer des groupes de destinataires de documents comme vous pouvez le voir sur l'écran ci-contre.

Pour créer un modèle de diffusion, placez le curseur sur la racine de l'arborescence "Modèles" puis cliquez sur le bouton "Nouveau" (ou bouton droit Nouveau). Saisissez alors le nom du modèle.

Ensuite, sélectionnez votre modèle puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour pouvoir insérer des destinataires. Vous n'avez aucune limite dans le nombre de modèles pouvant être créés ni dans le nombre de personnes rattachées par modèle.

Lorsque vous désirez ajouter l'ensemble des destinataires d'un modèle une liste de diffusion, positionnez vous sur l'écran "Données du document" du dossier "Document" ou "Données du destinataire" du dossier "Diffusion" et cliquez avec le bouton droit sur le libellé "Diffusion". Sélectionnez alors l'option "Ajouter un modèle de diffusion".
Vous accédez à l'écran ci-contre et il vous suffit ensuite de sélectionner le modèle à intégrer puis de cliquer sur le bouton "Choisir".

Si un destinataire est déjà présent dans la liste de diffusion, QALITEL doc vous le signalera et vous proposera alors de l'ajouter ou non selon vos besoins.

Vous pouvez intégrer plusieurs modèles à une diffusion et réitérant cette manipulation le nombre de fois que nécessaire.

Vous pouvez également accéder au paramétrage des modèles de diffusion par le menu "Divers - Annexes Diffusion - Modèles de listes de diffusion".

(Liste des modèles de diffusion)

Cette fonctionnalité est intéressante dans le cas de l'arrivée d'une nouvelle personne dans l'entreprise à qui vous désirez diffuser rapidement un ensemble de documents. Le principe est de partir de la diffusion d'une personne et de la dupliquer sur le nouvel arrivant.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez vous positionner dans l'environnement des diffusion (Liste de diffusion - Diffusion par personne).

Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris dans la liste des diffusions et sélectionnez l'option "Duplication liste de diffusion". Vous accédez alors à l'écran ci-contre.

Sélectionnez le nom du nouvel arrivant sur la ligne "Pour". Ensuite, spécifiez les informations relatives aux différentes dates liées aux accusés de réception.

(Assistant de duplication de liste de diffusion)

Vous avez ensuite le choix entre le mode "Pas à Pas" et le mode "Rapide".

  • Mode Pas à Pas : Vous accédez à un formulaire vous permettant d'agir et de modifier les paramètres de chacune des diffusions affectées au nouvel arrivant.

  • Mode Rapide : La liste de diffusion sera entièrement dupliquée pour le nouvel arrivant. Dans le cas où des diffusions auraient déjà été paramétrées pour cette personne, le logiciel vous proposera soit de les ajouter ("Oui" - "Oui pour tous") ou bien de ne pas en tenir compte et dans ce cas passera à la diffusion suivante ("Non" - "Non pour tous")
Tableau d'alarme documentaire

Le suivi des diffusions des documents de votre système documentaire peut se faire soit au travers des requêtes dans le dossier "Diffusions" (Liste des diffusions émises et non retournées, liste des retards de diffusion pour une personne donnée,...) soit via la tableau d'alarme. La finalité de ce dernier est de vous rappeler les Accusés de Réception émis et non retournés par leurs destinataires après le délai imparti.
La définition des paramètres du tableau d'alarme se fait dans le menu "Outils - Préférences".


(Tableau d'alarme documentaire)

Le tableau d'alarme documentaire vous affiche le nombre d'accusés de réception en retards de validation pour tous les documents et tous les destinataires confondus. L'apparition du tableau d'alarme se définit soit au niveau des Préférences soit dans le bouton "Alarme".

En fonctionnement automatique, le tableau d'alarme s'iconise en mode "Tray" à côté de l'horloge. Selon le paramétrage que vous avez défini, il s'affichera périodiquement ou uniquement lorsque de nouveaux éléments seront présents.

Vous pouvez également lancer manuellement le tableau d'alarme en accédant au menu "Outils - Tableau d'alarme".

Vous trouverez dans l'interface du tableau d'alarme les boutons suivants :
CONSULTER
Ce bouton vous permet d'accéder directement à QALITEL doc dans le dossier "Diffusion - Liste des retardataires". Si QALITEL doc est fermé, le tableau d'alarme se charge de l'ouvrir et de vous positionner dans l'écran des retardataires. Vous pouvez alors consulter la liste exhaustive des retardataires, l'actualiser ou bien encore l'imprimer.
ALARME
Ce bouton vous permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage du tableau d'alarme. Vous retrouvez certains paramétrages dans l'écran des Préférences du menu "Outils".


(Tableau d'alarme - Ecran de configuration)

Vous pouvez ainsi définir la périodicité de scrutation (5, 10, 15, 30 ou 45 minutes ou bien un nombre d'heures ne pouvant excéder 8 heures). Le tableau d'alarme vérifiera selon la périodicité définie les retards de diffusions et s'actualisera en conséquence.
Si vous cochez la case "Si nouvel événement uniquement" alors le tableau d'alarme vérifiera périodiquement (comme indiqué ci-dessus) les retardataires mais ne s'affichera que si l'information a changé depuis son dernier affichage.
Enfin, la case "Ouvrir la fenêtre au 1er lancement" vous permet, lorsque vous ouvrez QALITEL doc, d'afficher automatiquement le tableau d'alarme (Environ 1minute après l'ouverture de QALITEL doc).

RETOUR
Ce bouton vous permet de revenir sur l'écran principal du tableau d'alarme avec le nombre d'accusés de réception en retard.

FERMER
Ce bouton ferme uniquement l'écran du tableau d'alarme mais laisse le tableau d'alarme en mode "Tray" (à côté de l'horloge). Pour le fermer définitivement, vous devez cliquer sur l'icone avec le bouton droit de la souris et faire "Quitter".

AIDE
Appel du fichier d'aide où vous êtes actuellement.
Paramétrages généraux - Préférences

Mise à jour d'informations dans vos documents Word / Excel

La technique des liens DDE (Dynamic Data Exchange) est de mettre des données à jour au sein d'un document tel qu'un fichier Word.
Cela vous garantit l'actualisation de vos documents par rapport aux données pour lesquelles il existe ce type de lien.
Par exemple, si l'indice de mise à jour de votre document évolue, vous n'aurez qu'à mettre à jour QALITEL Doc. Votre document Word sera alors automatiquement actualisé la prochaine fois que vous le lirez avec Word.
 
Importation de données externes

Ce module d'import vous permet, à partir d'un fichier au format DBase IV ou ASCII d'importer des données dans QALITEL doc.

La liste proposée dans ce premier écran vous permet de visualiser des types de fichiers que vous pouvez importer. En effet, en raison des liaisons entre les fichiers de la base de données de QALITEL doc, il n'est pas possible d'importer n'importe quelle information si l'on souhaite conserver la cohérence de la base.


(Module d'importation des données)


ATTENTION : Avant de vous lancer dans une opération d'importation, pensez à sauvegarder votre base de données. Il ne vous sera pas possible ensuite de revenir en arrière.

L'importation se fait à partir d'un fichier au format DBASE IV ou ASCII.
Ces 2 formats peuvent être obtenus à partir d'Excel. Pour le format ASCII, choisir le format CSV(séparateur ; )
Une fois que vous avez spécifié le type d'informations à importer et le format du fichier, cliquez sur le bouton "Commencer".

Vous accédez alors à un écran de paramétrage qui vous permet de définir les paramètres de votre ficher d'import et de faire la correspondance entre les informations contenues dans votre fichier et les champs gérés dans QALITEL doc.

  • La case "Convertir OEM" est à cocher s'il y a des caractères accentués dans le fichier d'import
  • Pour les fichiers ASCII, il faut définir le séparateur de champ utilisé (le ; pour les fichiers CSV)
  • Définir le format de la date

Etape suivante : La partie droite de la fenêtre regroupe la liste des champs QALITEL déchets qu'il est possible d'importer. A gauche sont affichés les champs du fichier d'import.

Cliquez sur le bouton "Premier" pour faire afficher la liste.

Ensuite, le principe est d'effectuer un mappage (correspondance) entre les champs d'imports et ceux de QALITEL doc. Il suffit pour cela de faire glisser le champ d'import choisi sur le champ QALITEL. Le champ d'import est alors affiché dans la colonne située à droite de celle du champ QALITEL.

Si vous vous trompez de ligne, il suffit de refaire glisser votre champ d'import sur un autre champ QALITEL pour "corriger le tir"

Vous pouvez sauvegarder le mappage ce qui vous permet de recommencer plusieurs fois la manipulation d'import pour affiner la correspondance des champs.

Le bouton "Démarrer" vous permet de lancer l'import.


CONSEIL : Avant de procéder à l'import, faites une copie de votre répertoire de données (SCOQI\FICHIERS\). Comme cela, si votre import n'est pas satisfaisant, vous pourrez très rapidement restaurer votre base d'origine et recommencer votre import en affinant les paramétrages.

Sécurité (Sauvegarde - Restauration des données)

Sauvegarde des données

QALITEL doc vous permet de gérer l'ensemble des informations liées à votre système documentaire et tient par conséquent une part capitale dans la gestion de votre système Qualité. Aussi, il est important de réaliser des sauvegardes régulières de l'ensemble de vos fichiers de manière à parer à tout incident informatique.
En effet, nul n'est à l'abri d'une micro-coupure, d'une défaillance du disque dur, d'un plantage Windows, de fichiers effacés par erreur,...
L'option de sauvegarde de QALITEL doc (Dossier "Sécurité - Sauvegarde") vous permet de réaliser une sauvegarde complète de l'ensemble des données utilisées par l'application.

Aussi, pour parer à tout incident, il est indispensable que vous mettiez en place une procédure de sauvegarde de vos données connue et respectée de tous les utilisateurs de QALITEL doc.
Cette procédure peut comprendre par exemple une sauvegarde quotidienne de vos données sur 2 jeux de disquettes distincts. Un archivage hebdomadaire de l'un des jeux sécurisera encore plus votre procédure de sauvegarde.
Dans le cas d'une utilisation très fréquente de QALITEL doc, les sauvegardes peuvent être faites chaque jour sur un jeu de disquettes différents. Ainsi, le travail perdu en cas d'incident ne dépassera pas une journée.

Dans tous les cas, il est fondamental d'adopter la procédure de sauvegarde la plus appropriée à l'utilisation faite de QALITEL doc sachant que l'application deviendra très rapidement l'axe essentiel de la gestion de vos documents.

Attention La sauvegarde intégrée de QALITEL doc ne prend pas en compte vos documents (Fichiers Word; Excel,...). Ce processus ne sauvegarde que la base de données de QALITEL doc. Aussi, vous devez mettre en oeuvre une sauvegarde spécifique pour vos documents.

Restauration des données

Cette fonction de récupération des données vous permet de restaurer la base de données de QALITEL doc à partir d'une sauvegarde.

N'utilisez cette fonctionnalité que si vous ne réussissez plus à accéder à vos données habituellement stockées sur votre disque dur ou si vous souhaitez restaurer une base.
En effet, les fichiers présents sur votre disque dur seront écrasés par ceux de votre sauvegarde. C'est donc une fonction à manipuler avec précaution.

  • Première étape
    La première étape de la récupération vous propose de sauvegarder votre base de données actuelle. Cochez cette case par sécurité ce qui vous permettra de restaurer votre système en cas de problème lors de la récupération.

  • Seconde étape
    Indiquez sur la ligne fichier (en utilisant le bouton de choix placé à droite du champ), le fichier de sauvegarde devant servir à la récupération (Répertoire et nom du fichier de sauvegarde).

Vous avez la possibilité, lors d'une récupération, de restaurer les fichiers communs (Fichiers Personnel, Sociétés, Service,...).
Quelle que soit la récupération, les fichiers spécifiques à QALITEL doc seront systématiquement restaurés.

Cliquez sur le bouton "Terminer" pour lancer la récupération.

Module de sauvegarde externe

De manière à vous permettre d'intégrer un système automatique de sauvegarde de la base de données du logiciel, vous disposez du programme QDSAUVG.EXE (présent dans le répertoire des programmes de l'application). Lors de l'installation, un raccourci a été créé "Utilitaire de sauvegarde de la base de données". Dans les propriétés du raccourci sur la ligne "Démarrer dans", le chemin du répertoire de la base de données est indiqué (\SCOQI\FICHIERS\ en standard).

Ce raccourci peut être lancé indépendamment ou bien intégré dans le planificateur de tâches de Windows afin de se lancer de manière autonome.

Les paramètres pouvant être utilisés dans la ligne de commande sont les suivants :

  • /S : Sauvegarde en mode silence. La sauvegarde se lance sans affichage d'aucun écran.
  • /C : Sauvegarde avec confirmation. La sauvegarde se lance et s'exécute. A l'issue, l'écran final s'affiche vous indiquant si la sauvegarde s'est déoulée correctement ou non.
  • /J : Permet d'indiquer dans le nom du fichier ZIP le jour et l'heure de la sauvegarde. Cette option est intéressante si vous êtes amené à réaliser plusieurs sauvegardes le même jour.

Vous pouvez combiner les options /S et /C avec /J. Les lignes de commandes ont alors la forme suivante (paramétrage de la ligne Cible dans les propriétés du raccourci de l'utilitaire de sauvegarde) :

S:\SCOQI\SCO_WDOC\QDSAUVG.EXE /S : Sauvegarde en mode silence

S:\SCOQI\SCO_WDOC\QDSAUVG.EXE /S /J : Sauvegarde en mode silence avec le nom du fichier ZIP de sauvegarde intégrant le jour et l'heure de la sauvegarde. Le nom du fichier de sortie sera alors de la forme suivante : QDOCJ111202H1806.ZIP (Fichier sauvegardé le 11/12/02 à 18h06).

Le nom du fichier de sauvegarde ainsi que le répertoire de destination de ce fichier sont repris selon les paramértages réalisés dans l'application (menu "Outils - Préférences - Sauvegarde").

Enfin, l'intérêt de cette sauvegarde par rapport à une sauvegarde classique consistant à copier le répertoire \SCOQI\FICHIERS\ ou à le compresser directement est que les fichiers en cours d'utilisation sont sauvegardés sans problèmes (verrouillage par Windows des fichiers en cours d'utilisation). En effet, l'utilitaire de sauvegarde ouvre le fichier avant de le sauvegarder ce qui vous assure de l'intégrité de la sauvegarde.

Maintenance des fichiers

L'utilitaire de maintenance des fichiers permet de vérifier les points suivants :

    1. Intégrité des fichiers de la base de données
    2. Reconstruction des clés
    3. Optimisation des données

Cet utilitaire est le programme QDMAINTE.EXE présent dans le répertoire des programmes de QALITEL doc (\SCOQI\SCO_WDOC\ en standard). Il est également accessible directement à partir de QALITEL doc (Menu "Outils - Maintenance").

Pour le lancer de manière autonome, vous devez créer un raccourci sur ce programme (Bouton droit "Créer un raccourci"). Ensuite, vous devez spécifier le répertoire où se trouve la base de données (\SCOQI\FiCHIERS\ en standard) sur la ligne "Démarrer dans" dans les propriétés du raccourci (Bouton droit "Propriétés" sur l'icone du raccourci).

L'utilitaire de maintenance est à utiliser si vous constatez des problèmes d'affichage, de cohérence entre les données,... au sein du logiciel. Les 3 points traités par la maintenance sont les suivants :

    1. Intégrité des fichiers de la base de données : Vérification de la structure physique de l'ensemble des fichiers utilisés par l'application. Cela vous permet de vous assurer qu'aucun fichier n'est abîmé ou manquant. Dans le cas où une erreur se produit sur l"intégrité d'un fichier, utilisez alors l'utilitaire de réparation des fichiers. Il est également conseillé, avant de procéder à une maintenance des fichiers de réaliser une sauvegarde des données.

    2. Reconstruction des clés : Les clés sont les index de relation entre les différents fichiers de la base de données. Les clés sont créées ou mises à jour à chaque validation de formulaire dans le logiciel. Il peut arriver que l'écriture des clés "se passe mal" ce qui se traduit généralement par des incohérences d'affichage, le logiciel étant alors incapable de retrouver les bonnes relations entre les données de différents fichiers. Cette option de la maintenance des fichiers permet donc de forcer la reconstruction de l'ensemble des clés de tous les fichiers de la base de données. Ce processus peut être plus ou moins long selon le nombre de données paramétrées dans l'application.
      Si vous disposez de plusieurs logiciels de la gamme QALITEL, tous les utilisateurs doivent être déconnectés pour que la reconstruction des clés puisse se dérouler correctement.
      Dans le cas où vous sélectionnez cette option, une vérification est faite automatiquement pour identifier la présence d'autres utilisateurs. Vous disposez d'un bouton "Contrôler les logiciels ouverts" vous donnant accès à un utilitaire spécifique de contrôle des utilisateurs vous permettant notamment de les déconnecter des applications QALITEL pour vous permettre de faire la reconstruction des clés..

    3. Optimisation des données : De manière à faciliter l'affichage de données dans certaines listes, à optimiser les vitesses de fonctionnement, à gérer les codifications couleur,... des données complémentaires sont écrites dans certains fichiers. Ces données sont systématiquement mises à jour lors de la validation des formulaires ou en fonction de conditions spécifiques (dates atteintes par exemple dans le cas de la gestion des dates de péremption). Tout comme pour les clés, si ces écritures ne se sont pas déroulées correctement, cette option vous permet d'y remédier. Elle parcourt en effet l'ensemble de la base de données et synchronise l'ensemble des données. Cette option peut être assez longue (plusieurs minutes) dans le cas de bases de données gérant plusieurs milliers de données.

Module de réparation des fichiers


Cet utilitaire permet de réparer les fichiers de la base de données physiquement abîmés. Les corruptions de fichiers (très rares) peuvent intervenir lors d'un plantage du serveur, d'une coupure ou micro coupure de courant en cours d'utilisation de l'application (notamment en phase d'écriture des données), d'une carte réseau défectueuse,...

Cet utilitaire, le programme QDREP.EXE présent dans le répertoire des programmes de QALITEL doc (\SCOQI\SCO_WDOC\ en standard) doit être lancé par un raccourci. Ce raccourci a été créé dans le groupe de programmes de QALITEL doc lors de l'installation. Sinon, cliquez avec le bouton droit de la souris sur QDREP.EXE puis "Créer un raccourci". Ensuite, bouton droit "Propriétés" sur le raccourci créé. Spécifiez sur la ligne "Démarrer dans" le répertoire de la base de données de l'application (\SCOQI\FICHIERS\ en standard).

L'utilitaire de réparation va prendre chaque fichier de la base de données et vérifier son intégrité. Si une erreur est détectée, il tentera de réparer le fichier.
Pour cela, le fichier abimé sera copié, à titre de sauvegarde, dans un sous répertoire \Backup.20030120.182010\. Ce répertoire de sauvegarde est créé en sous niveau du répertoire de la base de données (\SCOQI\FICHIERS\ en standard).
Le nom de ce sous répertoire est composé de la date et de l'heure du premier fichier réparé. Ensuite, chaque fichier abimé sera copié dans ce répertoire sous la forme "Nom_du_fichier.tps.gz". Ce format de fichier est simplement un fichier ZIP du fichier TPS abîmé.

Tous les fichiers abîmés trouvés lors de la tentive de réparation seront copiés dans ce sous répertoire.

Si vous relancez une seconde fois le module de réparation, un nouveau sous répertoire sera créé regroupant les nouveaux fichiers abîmés trouvés.

Le module de réparation, par défaut, fait 5 tentatives de réparation par fichier abîmé. Ce nombre de tentatives est paramétrable comme vous pouvez le voir sur l'écran ci-dessus.

Vous pouvez également demander à l'utilitaire de s'arrêter à chaque fichier abîmé trouvé avant de tenter la réparation. Si cette case n'est pas cochée, le module de réparation effectuera la réparation automatiquement s'il y a lieu. Le fait de demander la confirmation avant la tentative de réparation vous permet de noter le nom du fichier abîmé.

En tout état de cause, vous aurez un journal en fin de traitement vous indiquant le nombre de fichiers abîmés et le nombre de fichiers réparés.

Si malgré cela vous ne réussissez pas à réparer votre base de données, prenez alors contact avec le service technique de SCOQI : assistance@scoqi.com

 

Impressions - Mode opératoire

QALITEL doc vous offre 2 possibilités d'impression distinctes présentées ci-dessous.

IMPRESSION : BOUTON DROIT DE LA SOURIS - SORTIES - IMPRIME LA PAGE

Ce mode d'impression, disponible dans toutes les listes, s'appuie sur un masque d'impression non modifiable. L'impression est générée très rapidement et peut être envoyée directement sur l'imprimante "Imprime la page" ou affichée à l'écran "Aperçu avant impression".

 

IMPRESSION : ICONE IMPRIMANTE ou BOUTON DROIT DE LA SOURIS - IMPRIMER

Ce mode d'impression s'appuie sur un modèle de document au format .RTF (consultable et modifiable dans Word). QALITEL doc dispose en standard de très nombreux exemples de modèles d'impression .RTF. Vous pourrez à loisir personnaliser les modèles fournis ou créer vos propres modèles d'impression. Comme dans le mode d'impression précédent, vous disposez de la possibilité d'imprimer directement ou d'afficher un aperçu avant impression. Les paragraphes suivants détaillent ce mode d'impression.

Vous accédez alors à l'écran suivant :


(Ecran des options d'impression)

Liste des modèles : Vous trouvez, dans la partie blanche de l'écran, l'ensemble des états qui ont été définis pour l'écran de QALITEL doc d'où vous venez. Cette liste, comme cela est abordé plus bas, est totalement personnalisable et vous pouvez y paramétrer les états que vous souhaitez.

Mde d'impression : QALITEL doc permet 2 types d'impression. L'impression sous forme de liste ou sous forme de fiche (Fiche - Fiche sélectionnée) :

Liste : Ce mode d'impression imprime un tableau (Liste de données).

Fiche : Ce mode d'impression vous permet d'imprimer le détail des caractéristiques de l'enregistrement sur lequel vous êtes positionné. Une page sera alors imprimée pour chaque élément présent dans la liste.

Par exemple : Si vous êtes placé sur la liste du personnel et que vous imprimez sous forme de Liste, alors vous imprimerez un tableau avec une personne par ligne. Les colonnes du tableau vous apporteront des informations complémentaires sur la personne.
En mode Fiche par contre, vous imprimerez une page par personne avec le détail des caractéristiques de la personne.

Fiche sélectionnée : Ce mode d'impression est disponible quand vous êtes positionné sur une liste. Il vous permet d'imprimer la fiche correspondant à l'élément sur lequel vous êtes pointé.

Descriptif : Cette zone de commentaires explicite le contenu ou l'utilisation de l'état sur lequel vous êtes positionné dans la liste.

Les différents boutons vous donnent accès aux fonctionnalités suivantes :

Bouton "Ouvrir" : Ce bouton vous permet d'accéder au paramétrage du fichier modèle utilisé pour l'impression de l'état. Les fichiers modèles utilisés pour l'impression dans QALITEL doc sont au format .RTF. En cliquant sur le bouton, MS Word sera lancé et vous permettra alors de modifier à votre convenance le document modèle fourni.

Boutons "Nouveau", "Modifier" et "Supprimer" : Ces fonctionnalités vous permettent de mettre à jour la liste des modèles d'états proposée.

Case "Aperçu avant impression" : En cochant cette case, lorsque vous cliquerez sur le bouton "Imprimer", QALITEL doc ouvrira MS Word et vous affichera l'édition telle qu'elle sera imprimée. Vous pourrez apporter les dernières retouches (redimensionnement de colonnes des tableaux, ajouts de commentaires, mise en forme du texte, ajouts d'images,...) avant de lancer l'impression finale. Toutes ces modifications ne seront prises en compte que pour l'édition en cours et n'altéreront en rien le document modèle vous servant de référence pour l'impression de vos éditions.


Les chapitres suivants vous montreront comment personnaliser les états fournis avec QALITEL doc (ou bien créer vos propres états) de manière à faire correspondre les états fournis en standard avec vos besoins spécifiques.

Bouton "Imprimer" : Ce bouton déclenche l'impression directe ou l'affichage de l'aperçu avant impression.


(Formulaire de paramétrage d'un modèle d'impression)

Cliquez sur le bouton de choix bleu situé à droite du champ "Fichier Etat". Vous accédez alors à la liste de tous les modèles d'impression définis pour QALITEL doc comme vous le montre l'écran suivant :


(Liste des modèles d'impression)

La méthode la plus simple pour créer un nouveau modèle d'impression est de partir d'un modèle existant et de le dupliquer. Pour cela, positionner le curseur de sélection sur le modèle à dupliquer puis cliquez sur le bouton "Copier le modèle".


(Formulaire de copie d'un modèle)

L'écran proposé ci-dessus vous demande le nom de votre nouveau modèle d'impression. Une fois le nom renseigné, cliquez sur le bouton "Créer le document" pour lancer la duplication du modèle existant.

Il ne vous reste alors plus qu'à compléter la fiche d'identification de votre modèle d'impression comme le montre l'exemple ci-dessous.


(Formulaire de paramétrage d'un modèle)

Maintenant que votre modèle a été créé, il ne vous reste plus qu'à le personnaliser en suivant les étapes décrites ci-dessous.

Pour cela, placez-vous sur le libellé de votre modèle puis cliquez sur le bouton "Ouvrir".


(Liste des modèles d'impression)

Après avoir cliqué sur le bouton "Ouvrir", QALITEL doc vous affiche votre nouveau modèle dans MS Word.

Nous allons maintenant recréer un nouveau tableau avec les colonnes qui nous intéressent.
Supprimez tout d'abord le tableau présent dans la page puis accédez au menu "SCOQI" puis à l'option "QALITEL Edition - Insérer un tableau de champs QALITEL".
L'écran suivant vous est proposé :

La liste de gauche vous propose la liste des champs insérables dans votre document (cette liste dépend de l'écran sur lequel vous étiez positionné dans QALITEL doc - Liste des documents dans notre exemple).

La partie droite contient les champs qui constitueront chacune des colonnes du tableau. Une fois que vous avez sélectionné les différents champs qui vous intéressent, cliquez sur le bouton "Construire".

Il ne vous reste ensuite plus qu'à mettre en forme votre tableau en utilisant par exemple la fonctionnalité de Word - Menu "Tableau - Format automatique de tableau".
Ensuite, enregistrez votre fichier. Celui-ci sera stocké dans le répertoire \SCOQI\FICHIERS\ETATS\SCO_WDOC\STANDARD\.

Si vous souhaitez ajouter une colonne dans votre tableau ou bien remplacer un champ, il vous suffit de positionner le curseur dans la cellule du tableau (Un champ par cellule) puis d'accéder au menu "SCOQI - QALITEL édition - Insérer un champ QALITEL de type Liste".

Une fois que vous avez finalisé la mise en forme de votre modèle et que vous l'avez enregistré, quittez Word pour revenir dans QALITEL doc.
Vous pouvez ainsi personnaliser à volonté votre modèle d'impression tant sur sa mise en forme que sur son contenu.

Si vous imprimez en mode "Fiche" ou "Fiche Sélectionnée" le principe d'impression est identique. La seule différence est que vous devez insérer des champs de type "Fiche" dans votre modèle.

N'hésitez pas à étudier les exemples de modèles d'impression fournis avec QALITEL doc pour découvrir les puissantes fonctionnalités mises à votre disposition dans le cadre de la personnalisation de vos éditions.

 
Support technique

L'achat de QALITEL doc vous ouvre droit gratuitement à un environnement de support technique qui répondra à toutes vos interrogations. Ce support technique se compose des services suivants :

 
Licence d'Utilisation

  L'utilisation de ce logiciel est soumise à certaines conditions que vous déclarez accepter à partir du moment ou vous en réalisez l'acquisition et que vous installez QALITEL docà l'aide du mot de passe confidentiel qui vous est remis :- CONCESSION DE LICENCE

1°) Version monoposte. Cette version de QALITEL doc (désignée ci-après "LOGICIEL") ne doit être en service que sur un seul ordinateur en toute occasion.

2°) Version Réseau. Dans le cas du réseau, le nombre de postes pouvant accéder à l'application doit respecter les termes de la licence acquise fixés par la facture. Le mot de passe lors de l'installation vous confirme les termes de la licence.

Le LOGICIEL est dit "en service" sur un ordinateur lorsqu'il est installé soit de manière temporaire dans la mémoire (par exemple, dans la mémoire vive : RAM), soit dans la mémoire permanente (par exemple, disque dur, disque optique compact (CD ROM) ou tout autre support de mémorisation) de l'ordinateur, étant précisé qu'une copie installée sur un réseau serveur dans le seul et unique but de la distribuer à d'autres ordinateurs, ne sera pas considérée comme une copie en service.

- RESTRICTIONS : Vous ne pouvez prêter ou donner en crédit-bail le LOGICIEL, mais vous pouvez céder les droits que vous possédez en vertu du contrat de licence, sous réserve que cette cession soit définitive et à condition de céder toutes copies du LOGICIEL, toutes documentations, et que l'acquéreur s'engage expressément à respecter les clauses et conditions des présentes. Vous ne pouvez en aucun cas reconstituer la logique du programme, décompiler, désassembler totalement ou partiellement ou encore modifier le LOGICIEL. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales.

- LIMITES DE GARANTIE : SCOQI garantit, sous réserve d'une exploitation dans des conditions normales d'utilisation :a) que le LOGICIEL permettra une utilisation conforme, pour l'essentiel, aux performances définies dans les manuels accompagnant le logiciel, pendant une période de quatre vingt dix (90) jours suivant la date de son acquisition.b) que les supports et matériels de SCOQI fournis avec le LOGICIEL sont exempts de vice de fabrication; cette dernière garantie étant limitée à une année à compter de la date d'acquisition du LOGICIEL. Toute garantie intrinsèque, de quelque nature que ce soit, sera limitée à quatre vingt dix (90) jours pour le logiciel et à une année pour les supports et matériels et ce, sous les mêmes réserves.

- RECOURS DU CLIENT : En cas de défectuosité, les obligations de SCOQI se limiteront , au choix de SCOQI, soit a) au remboursement du prix payé, soit b) à la réparation ou au remplacement du LOGICIEL ou du matériel non-conforme à la garantie limitée de SCOQI qui est envoyé à SCOQI accompagné d'une copie du justificatif d'achat du LOGICIEL. Toutefois, la garantie limitée de SCOQI ne sera pas applicable au cas où la défectuosité résulterait d'un accident, d'un abus ou d'une mauvaise utilisation. Tout logiciel de remplacement sera garanti pour la période de la garantie d'origine restant à courir.

- EXCLUSION DE TOUTE AUTRE GARANTIE : SCOQI n'assume aucune garantie de quelque nature et à quelque titre que ce soit, explicite ou implicite, en rapport avec le LOGICIEL, les manuels, la documentation l'accompagnant ou tout support ou matériel fourni, et notamment des garanties pour la commercialisation de tous produits en rapport avec le LOGICIEL, ou de l'utilisation du LOGICIEL.

- ABSENCE DE RESPONSABILITE : En aucun cas, SCOQI ou ses fournisseurs ne pourront être tenus responsables de tout dommage de quelque nature que ce soit, notamment, perte d'exploitation, perte de données ou toute autre perte financière résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le LOGICIEL et les informations qu'il contient, même si SCOQI a été prévenu de l'éventualité de tels dommages. En tout état de cause, la responsabilité de SCOQI ne pourra en aucun cas excéder le montant effectivement payé pour l'acquisition du LOGICIEL. Afin de déterminer si la limite de responsabilité de SCOQI a été atteinte, il sera tenu compte de l'ensemble des sommes qui auraient éventuellement été réglées par SCOQI à ce titre.

Le présent accord est régi par le droit français. Tout litige qui en résulterait sera de la compétence exclusive des tribunaux du siège social de la société SCOQI.

- AVERTISSEMENT : Vous êtes responsable de l'intégrité de vos fichiers de données.Votre seule assurance de les conserver consiste à sauvegarder régulièrement vos fichiers sur disque externe ...