Les objectifs de QALITEL doc
Installation de l'application
Présentation du logiciel
Ergonomie des écrans (Convivialité)
Prise en main rapide
Requêtes - Mode opératoire
Les premiers pas dans QALITEL doc (Organigramme fonctionnel)
Schéma global d'Utilisation (Organigramme fonctionnel)
Détail des formulaires de saisie
Description des dossiers
Les assistants de QALITEL doc
Glisser - Déposer un document dans QALITEL doc
Description des menus déroulants
Description des icones de la barre d'outils
Codification couleur dans QALITEL doc
Comment gagner du temps avec QALITEL doc ? (Productivité)
Tableau d'alarme documentaire
Gestion des Utilisateurs (Droits d'accès - Habilitations - Protections)
Paramétrages généraux - Préférences
Liste des utilisateurs connectés - Déconnexion à distance
Gestion des enregistrements (module complémentaire sur option)
Le fond documentaire
Mise à jour d'informations dans vos documents Word / Excel
Importation de données externes
Sécurité (Sauvegarde - Restauration des données)
Sauvegarde des données (en externe)
Maintenance des fichiers
Déconnexion des utilisateurs
Réparation des fichiers (Base de données)
Impressions - Mode opératoire
Support technique
Optimiser les vitesses de fonctionnement des applications sous Windows
Licence d'utilisation
Les objectifs de QALITEL doc

Bienvenue parmi les utilisateurs de QALITEL doc.

Le chapitre "Système de management de la Qualité" de la norme ISO 9001 v.2000 décrit l'ensemble des exigences à respecter pour gérer en toute conformité votre système documentaire.
Cette gestion passe notamment par l'identification précise de tous les documents circulant dans l'entreprise .
Dans la droite ligne des exigences normatives, QALITEL doc vous permet de maîtriser de manière simple et efficace tout votre système documentaire, de son élaboration à son archivage.

QALITEL doc a été développé de manière suffisamment ouverte pour gérer tous types de système documentaire bien au delà de la documentation ISO9000. Son organisation par dossiers totalement paramétrable vous permet en effet de référencer et de gérer des documents ISO 14000, HACCP, TS16949,...

 

Principales fonctionnalités de QALITEL doc

QALITEL doc vous permet de gérer l'ensemble des documents de votre système documentaire (Manuel Qualité, Procédures, Fiches d'instructions, Modes opératoires, Consignes,...). Vous trouverez ci-dessous le descriptif des principales fonctionnalités de QALITEL doc:

  • Création de fiches caractérisant chaque document
  • Référencement des destinataires des documents
  • Archivage des documents
  • Paramétrage des cycles de vie des documents
  • Schématisation de l'arborescence documentaire
  • Recherche multi-critères sur l'ensemble des informations saisies
  • ...

 

Installation de l'application

Lors de son installation, QALITEL doc demande 2 répertoires distincts pour copier les fichiers programmes et la base de données.

Dans le cas d'une utilisation réseau de QALITEL doc, les fichiers programmes peuvent être localisés sur un disque local ou sur un disque réseau. Il en va de même pour la base de données.

Si, par exemple, vous avez installé QALITEL doc (Programmes et base de données) sur le disque Q de votre ordinateur, les répertoires suivants ont été créés :

  • Q:\SCOQI\SCO_WDOC\ : Fichiers programmes
  • Q:\SCOQI\SCO_WDOC\AIDE\ : Fichier d'aide de QALITEL doc
  • Q:\SCOQI\FICHIERS\ : Base de données (fichiers d'extension .TPS)
  • Q:\SCOQI\FICHIERS\SCO_WDOC\BLOB\ : Documents encapsulés
  • Q:\SCOQI\FICHIERS\ETATS\SCO_WDOC\STANDARD\ : Modèles de fichiers d'édition (Extension .RTF)
  • Q:\SCOQI\SCO_WDOC\DEMO\ (et ses sous répertoires) : Base de démonstration


A l'issue de l'installation, un groupe de programmes QALITEL doc est créé regroupant les différentes icones de lancement de QALITEL doc. Ce groupe de programme est accessible par le bouton "Démarrer - Programmes - QALITEL doc".

L'icone de lancement de QALITEL doc peut être créée manuellement en faisant un raccourci sur le fichier QDOC.EXE présent dans le répertoire Q:\SCOQI\SCO_WDOC\. Vous devez ensuite paramétrer le raccourci en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris. La ligne " Cible " indique le répertoire des programmes avec le nom du fichier programme. La ligne " Démarrer dans" spécifie le répertoire de la base de données.

Dans notre exemple, le paramétrage de l'icone de lancement serait le suivant :

  • Ligne "Cible" : Q:\SCOQI\SCO_WDOC\QDOC.EXE
  • Ligne "Démarrer dans" : Q:\SCOQI\FICHIER

Présentation du logiciel

QALITEL doc s'appuie sur une interface simple et ergonomique assurant ainsi une prise en main rapide du logiciel. Elle se décline en 4 parties principales :

        1. Bandeau contenant les dossiers (partie gauche)
        2. Menus déroulants
        3. Barre d'icones
        4. Listes d'informations (Partie centrale)

      1. Bandeau des dossiers
        Les dossiers sont classés thématiquement (ex. : "Documents" - "Diffusion"- "Archivage" - ...). Il suffit de cliquer sur l'entête du dossier pour visualiser l'ensemble des options disponibles.
        Les options sélectionnées (en cours d'utilisation) sont entourées d'un cadre blanc et le libellé est en jaune.

      2. Menus déroulants
        Les menus déroulants proposés vous permettent d'accéder à des fonctionnalités spécifiques (Listes des fichiers annexes, Définition des préférences de fonctionnement, Réinitialisation de l'environnement,...).

      3. Arborescence des dossiers
        Cette arborescence graphique vous permet de classer vos documents selon vos propres critères. Elle se construit de la mêm manière que les répertoires dans l'explorateur de Windows.

      4. Liste d'informations
        C'est la partie centrale du l'interface. Elle regroupe des listes d'informations différentes selon les options sélectionnées dans le bandeau des dossiers. Vous disposez à partir de ces listes des fonctionnalités liées au bouton droit de la souris. Ces écrans s'actualisent automatiquement en fonction de l'élément sur lequel vous êtes pointé.

      5. Descriptif
        Cette fenêtre vous apporte des informations détaillées sur l'élément sur lequel vous êtes pointé.

      6. Données du document
        Cette fenêtre vous permet d'accéder aux listes d'informations en relation avec l'élément pointé (Par exemple pour un document : Sa liste de diffusion, ses mots clés, ses origines,...).

    Cette organisation de l'interface vous permet de disposer de manière conviviale d'un maximum d'informations et de toutes les fonctionnalités en un nombre minimal de clics souris.

     

    Ergonomie des écrans (Convivialité)

Le Localisateur : Cela vous permet de vous pointer rapidement sur un élément de la liste. Cliquez tout d'abord sur l'entête de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer cette localisation. Ensuite, tapez au clavier les premières lettres de votre recherche. Votre saisie apparaît à droite du libellé "Localiser".
La barre de sélection se positionne alors sur l'enregistrement le plus près de votre saisie. Pour supprimer les caractères tapés, il vous suffit de cliquer une fois sur la flèche Haut ou Bas.

La recherche plein texte : Cette fonctionnalité vous permet, en entrant une chaîne de caractères dans la zone de saisie, de retrouver tous les enregistrements pour lesquelles votre chaîne de caractères a été paramétrée. Lancez la recherche en cliquant sur le bouton "Chercher". Pour revenir à la liste complète des données, cliquez sur le bouton "Effacer".
La recherche s'effectue sur l'ensemble des champs de saisie relatifs aux données considérées. A titre d'exemple, cette recherche effectuée sur la liste des documents se fera en scrutant l'ensemble des champs de saisie du formulaire de paramétrage des documents.

 

Prise en main rapide

En cliquant sur l'icone ci-dessous, vous accédez à un écran vous présentant l'ergonomie de QALITEL doc. Vous y trouverez des informations relatives aux possibilités de paramétrage de l'environnement de travail, aux fonctionnalités associées aux tables et arborescences,...

 
Requêtes - Mode opératoire

L'assistant de requête proposé dans l'application vous permet de réaliser de multiples filtres dans chacune des listes proposées.

Le mode opératoire de l'assistant de requête est le suivant :

  1. Après avoir cliqué sur le bouton "Requête", vous accédez à un écran reprenant l'ensemble des requêtes que vous avez pu créer. Vous pouvez en ajouter de nouvelles en utilisant le bouton "Nouveau".
    Le bouton "Choisir" vous permet d'appliquer la requête sur laquelle vous êtes positionné.
  2. L'assistant de création vous propose une liste de champs sur lesquels vous pouvez effectuer une requête.
    Le bouton "Manuel" vous permet de paramétrer manuellement une requête en tapant directement les opérateurs sur une ligne de commande.


(Assistant de création des requêtes)

Après avoir choisi le champ sur lequel vous souhaitez effectuer la requête, cliquez sur le bouton "Suivant". Vous accédez alors à la liste des opérateurs disponibles.
Ensuite, vous accédez à une fenêtre vous permettant de spécifier la valeur à prendre en compte pour la requête.
Trois cas de figure se présentent :

    1. Valeur : Tapez directement la valeur dans le champ de saisie
    2. Un autre champ : Vous disposez de la liste des champs
    3. Expression : Cela vous donne accès à une fenêtre dans laquelle vous trouverez une liste très complète d'expressions pour effectuer des requêtes poussées

Après avoir paramétré votre première ligne de commande, vous pouvez soit exécuter la requête, soit compléter votre requête en renseignant un second critère avec un opérateur logique ET / OU entre les différentes lignes.

L'assistant vous propose, après avoir cliqué sur le bouton "Terminer" de sauvegarder votre requête.

Le bouton "Requête" (avec l'icone d'un balai) vous permet d'effacer les requêtes posées afin de retrouver la liste complète des données.

 

Les premiers pas dans QALITEL doc

Le logigramme proposé ci-contre schématise les premiers pas dans QALITEL doc et vous guide au sein de l'interface en vous faisant découvrir les principales fonctionnalités de l'application.

Cliquez sur les différentes parties du logigramme pour en obtenir le détail.

 

Les parties en grisées ne sont à prendre en compte que lors du premier lancement de QALITEL doc.

 

Schéma Global d'Utilisation

Ce schéma montre l'intégration de QALITEL doc dans la gestion globale de votre système documentaire.

Vous pouvez compléter le paramétrage des caractéristiques en spécifiant des Mots clés et des origines.

    • Paramétrage des mots clés :
      QALITEL doc vous offre la possiblité d'affecter un ou plusieurs mots clés à chaque document. Les mots clés vous permettent de caractériser le document avec des critères qui vous sont spécifiques si vous ne trouvez pas l'emplacement souhaité dans les champs de saisie du formulaire.
    • Paramétrage des origines :
      Avec la version révisée des normes ISO, l'entreprise doit maintenant gérer de manière toute aussi rigoureuse les documents de provenance extérieure à l'entreprise que les documents internes.
      Aussi, il est possible à ce niveau de spécifier l'origine du document :
      - Interne
      - Nom de l'entreprise cliente
      - Nom du service de l'entreprise (Interne ou externe)
      - Organismes extérieurs (certificateurs, contrôleurs,...)
      - ...
      QALITEL doc vous donne la possiblité d'indiquer plusieurs origines pour un même document
    • Liste des retardataires :
      Chaque émission d'un accusé de réception peut être assujetie à un délai au delà duquel le logiciel estime que le destinataire est en retard de validation de sa diffusion. Sous forme d'un tableau d'alarme et selon une périodicité que vous définissez, vous êtes automatiquement prévenu des retards pour l'ensemble des diffusions de votre système documentaire. Vous disposez ainsi d'une maîtrise totale de votre système documentaire.

    • Edition des accusés de réception :
      Le moteur d'impression de QALITEL doc vous permet de générer les sorties papier que vous souhaitez directement sous Word. Des états modèles tels que des accsusés de réception, des listes d'émargement,...sont fournis en standard avec QALITEL doc et sont prêts à l'emploi. Vous avez toute liberté pour créer ou reprendre vos propres éditions ou personnalisées celles fournies comme cela est décrit dans la rubrique dédiée aux impressions "Impressions - Mode opératoire".

    • Visualisation du document :
      A tout moment, vous avez la possiblité de consulter le document sur lequel vous êtes positionné en sélectionnant l'option "Ouvrir" avec le bouton droit de la souris (Voir "Comment gagner du temps avec QALITEL doc - Consultation des documents").
Détail des formulaires de saisies de QALITEL doc

Vous trouverez ci-dessous le descriptif exhaustif des principaux formulaires de saisie de QALITEL doc. Les différents champs présents dans ces formulaires sont décrits avec précision afin de vous faciliter le renseignement de ces écrans.


(Formulaire de saisie d'un document)


RUBRIQUE - DOCUMENT

Numéro Interne : C'est une information essentielle qui permet d'identifier de manière spécifique chacun des documents que vous créez.
C'est un champ de 80 caractères alphanumériques qui vous permet de conserver l'identification actuelle de vos documents et de la reproduire au sein du logiciel.

Nom : Ce champ correspond au libellé de votre document qui est utilisé tout au long du logiciel comme moyen d'identification

Objet : C'est une zone de saisie libre qui vous permet de décrire l'objet du document, son contenu afin de faciliter son identification lors d'une recherche.
En effet, le nom ou le numéro interne du document ne sont pas toujours suffisamment explicites et une zone de commentaires est alors la bienvenue.

Révision (Indice) : Indiquez à cet endroit l'indice de mise à jour du document applicable.
Vous avez la possibilité d'attribuer un indice numérique ou alphanumérique pour chacun des documents. Il peut en effet arriver que certains documents aient des indices numériques et d'autres des indices alphanumériques.
Vous disposez d'une entière liberté à ce niveau.

Dates : Vous avez la possibilité de renseigner différentes dates telles que la date de création, de mise à jour, d'application et de péremption liées à votre document.
La date d'application est grisée dans le cas d'une gestion automatique du cycle de vie. Elle est alors renseignée automatiquement par QALITEL doc à la fin du cycle de vie du document

Durée d'application : Cette durée que vous indiquez en nombre de mois permet de calculer automatiquement la date de péremption de votre document en fonction de sa date de d'application. Lorsque vous générerez une révision de votre document ou une duplication de cette fiche document pour en créer un nouveau, cette information sera alors conservée et la date de péremption automatiquement calculée dès que votre document sera rendu applicable.
Attention, le calcul de la date de péremption ne se fait qu'au moment du transfert pour application. Si vous souhaitez renseigner la date de péremption indépendamment du transfert pour application, il vous faut alors renseigner la date manuellement.

RUBRIQUE - MODIFICATION DU DOCUMENT

Modification de la révision : Cette zone vous permettra de spécifier la nature de la modification quand vous ferez évoluer cette version du document..

 Archivage Obligatoire : Cochez à ce niveau la case pour spécifier si le document doit obligatoirement être archivé après une éventuelle modification.
Si vous optez pour l'archivage obligatoire, dès que vous aurez modifié l'un des paramètres de la fiche d'identité du document, le logiciel vous proposera un ensemble de données à renseigner pour spécifier les caractéristiques d'archivage du document.

Motif d'archivage : Si vous avez choisi l'option archivage obligatoire, le logiciel vous demande de renseigner le motif de l'archivage.
Bien que ce soit un champ facultatif, il est généralement très intéressant de savoir si les motivations d'archivage sont dictées par des contraintes :

RUBRIQUE - STOCKAGE DU DOCUMENT DE REFERENCE

Dossiers : Chaque document créé dans QALITEL Doc est rattaché à un dossier qui se présente sous forme d'une arborescence. Le nombre de niveaux de cette arborescence n'a aucune limite.
Les dossiers vous servent à classer vos documents et facilitent ainsi leur localisation. Pour visualiser l'arborescence des dossiers, vous devez avoir sélectionné l'option "Dossiers" du dossier "Documents".

Lieu de stockage : Vous disposez d'une arborescence à 10 niveaux pour spécifier la localisation géographique de votre document.

Mode de stockage : Il est possible à ce niveau de spécifier le support sur lequel est conservé le document de référence (actuellement applicable au sein de l'entreprise). Cela permet, lors de diffusions ou d'actualisations, d'utiliser l'original plutôt que d'éventuelles copies.
Les types de support communément utilisés sont :

Fichier : Ce champ vous permet d'indiquer le nom du fichier de votre document. Il vous sera alors possible d'y accéder directement à partir de QALITEL Doc. Si le libellé 'Fichier' est remplacé par "Sauvegarde", cela signifie que votre document est encapsulé (intégré à la base de données). Une copie externe de votre document existe toujours sur le disque dur. C'est la "Copie de sauvegarde".

RUBRIQUE - GESTION

Modalités de diffusion : Les différents documents que vous allez créer peuvent avoir un degré de confidentialité plus ou moins important. La diffusion du document dépendra donc de cette confidentialité. Il vous ait ainsi possible à ce niveau de définir les différentes modalités de diffusion que vous souhaitez voir appliquer à vos documents.
Lors du paramétrage des différentes modalités de diffusion, vous disposez dans le formulaire d'une case à cocher "Accès public". Si vous affectez une modalité de diffusion pour laquelle cette case est cochée (c'est notamment le cas de la modalité "Publique" paramétrée par défaut) à un document, celui-ci sera alors systématiquement présent dans l'ensemble des bornes de consultation et accessible par le bouton "Documents publics" de l'interface de la borne. Ce type de modalité s'applique particulièrement à des notes d'informations ou autres documents que l'on souhaite mettre à la disposition de l'ensemble des utilisateurs de bornes.

Référentiel : Il vous est possible de spécifier le chapitre de la norme auquel se réfère le document.


RUBRIQUE - OBSERVATIONS

Vous disposez d'une zone de texte libre pour renseigner différentes observations concernant votre document.


BOUTON - PARAMETRES AVANCES

Cette partie de l'écran, escamotable grâce au bouton "Paramètres avancés" regroupe les différents paramétrages relatifs au document. Les éléments de la rubrique "Contrôles" sont prérenseignés en fonction des options définies dans le menu "Outils - Paramètres documents". Ces paramétrages globaux sont alors répliqués dans les cartes d'identité de chaque document. Vous pouvez surpasser ce paramétrage qui sera alors prioritaire aux paramétres définis par défaut.

Contrôle du cycle de vie
Cette rubrique vous permet de spécifier si vous souhaitez gérer le cycle de vie du document et si cela est le cas, si vous souhaitez le gérer de manière automatique.

Cycle de vie automatique
La gestion automatique du cycle de vie permet de donner la main à QALITEL doc pour piloter toutes les phases du cycle de vie.
Les révisions apparaîtront alors dans les bornes des différents responsables en fonction de l'état d'avancement du cycle de vie.


Encapsuler le fichier document
Le nom du fichier document associé à la carte d'identité est paramétré dans l'écran accessible par le bouton "Stockage". Pour des raisons de sécurité, QALITEL doc vous offre la possibilité "d'encapsuler" le fichier document dans la base de données. C'est alors le fichier encapsulé qui sera mis à disposition des utilisateurs au travers des bornes de consultation. Le fichier document paramétré dans l'onglet "Stockage" sera alors le fichier d'archive qui pourra être stocké sur un disque protégé.
L'encapsulage consiste à dupliquer votre fichier, le cripter et le placer dans le répertoire \SCOQI\FICHIERS\SCO_WDOC\BLOB\ ec une codification spécifique à QALITEL doc.

Associer un fichier PDF
L'association d'un fichier .PDF permet de générer automatiquement un fichier au format PDF (Acrobat) qui pourra, selon votre choix, être également encapsulé dans la base de données de QALITEL doc. Le fichier .PDF ainsi généré sera mis à disposition des utilisateurs au travers des bornes de consultation. La génération du fichier .PDF suppose que vous disposiez du driver d'imprimante PDF Writer fourni avec Acrobat Exchange ou que vous génériez le fichier PDF indépendamment à l'aide d'un programme le permettant (PDF995, par exemple).


Nombre de révisions : QALITEL doc propose d'incrémenter cette valeur lors de tout changement de l'indice de mise à jour. Vous avez bien entendu la possibilité d'intervenir sur cette valeur à tout instant.
L'intérêt essentiel de ce champ est de quantifier le nombre de modifications intervenues sur un document.

Nombre de pages : Insérez à ce niveau le nombre de pages que contient votre document. C'est une information facultative qui vous permet de mieux connaître les caractéristiques de votre document.
Vous pouvez utiliser les deux petites flèches à droite du champ pour incrémenter ou décrémenter automatiquement le nombre de pages.

Description des dossiers

Cette rubrique présente les différents dossiers de QALITEL doc et leurs principales fonctionnalités.

Dossier "DOCUMENTS"

Ce dossier vous permet d'accéder à la liste globale des documents. Le paramétrage de cette liste se fait à l'aide du bouton droit de la souris.

  • Liste des documents : Affiche la liste des documents

  • Dossiers : De manière à classer vos documents, QALITEL doc vous offre la possiblité de créer des dossiers comme dans l'explorateur de Windows. Le paramétrage de cette arborescence se fait à l'aide du bouton droit de la souris. Vous n'avez aucune limite dans la création de cette arborescence. Quand cette fenêtre est affichée, la liste des documents regroupe alors les documents directement associés à la branche de l'arborescence sur laquelle vous êtes pointé. Pour retrouver la liste exhaustive des fiches, il vous suffit alors de cliquer à nouveau sur le bouton "Dossiers" pour effacer la fenêtre de l'arborescence.

  • Données du document : Directement dépendant de la liste des documents, cet écran vous permet de visualiser les informations rattachées au document pointé. L'arborescence proposée regroupe les types d'informations paramétrables (Liste de diffusion, Mots clés, Archives, Documents Pères et Fils,...). Comme dans toute l'application, utilisez le bouton droit de la souris pour paramétrer ces informations connexes.

  • Données en table : Vous retrouvez à ce niveau les mêmes informations que pour les données du document mais organisées avec une barre de pilotage verticale. De plus, au niveau des listes de données qui vous seront proposées, vous disposerez des fonctionnalités associées au clic droit de la souris.

  • Descriptif : Affiche une fenêtre descriptive de l'élement sur lequel vous êtes positionné

  • Cycle de vie : Les différentes étapes de la création du document ou de sa mise à jour sont regroupées au sein d'un planning. Chacune des phases peut faire intervenir un ou plusieurs responsables avec des dates de réalisation visualisables sur le planning.

  • Suivi du document : Un écran sous forme de table vous est proposé listant l'ensemble des étapes suivies. Vous pourrez disposer dans cet écran de toutes les données liées à chacune des phases (Nom du responsable, date de validation, Nom du repsonsable ayant validé la phase,..).

  • Pyramide documentaire : Vous visualisez graphiquement les documents fils du document sur lequel vous êtes pointé. Cela vous permet notamment de mieux appréhender la place du document pointé dans le système documentaire.

  • Documents périmés : Ce bouton vous permet d'accéder à la liste de tous les documents périmés. Attention, la liste proposée prend en compte le délai paramétré dans le menu "Outils - Préférences - Alarmes - Nb de jours depuis la péremption". En fonction de la valeur saisie à ce niveau, la liste proposée regroupera tous les documents périmés par rapport à leur date de péremption + ou - ce délai. Les documents réellement périmés apparaissent en gris dans la liste des documents. Se rapporter au chapitre sur la codification couleur dans QALITEL doc.

Dossier "Révisions"

Ce dossier regroupe l'ensemble des révisions gérées dans QALITEL doc. Vous y trouverez différents écrans vous permettant de suivre et de gérer les révisions tant sous forme de liste que sous forme de planning.

  • Liste des révisions : Régroupe toutes les révisions au sein d'une liste.

  • Phases en cours : Une fenêtre verticale est affichée reprenant le nom de toutes les phases contenant actuellement des révisions. En cliquant sur une phase donnée, la liste des révisions s'actualise alors en affichant la liste exhaustive des révisions se trouvant dans cette phase.

  • Données de la révision : Tout comme pour les documents, cette fenêtre propose une arborescence regroupant l'ensemble des caractéristiques liées à la révision (Liste de diffusion, mots clés, archives,...).

  • Données en table : Vous retrouvez à ce niveau les mêmes informations que pour les données de la révision mais organisées avec une barre de pilotage verticale. De plus, au niveau des listes de données qui vous seront proposées, vous disposerez des fonctionnalités associées au clic droit de la souris.

  • Descriptif : La fenêtre proposée est une page formatée décrivant l'élément sur lequel vous êtes positionné.

  • Cycle de vie : Le planning du cycle de vie de la révision sur laquelle vous êtes positionné est affiché. Vous pourrez y visualiser les différentes phases de son cycle de vie ainsi que le nom des responsables amenés à intervenir. Une codification couleur vous permet de connaître immédiatement l'état de la révision. Vous avez la possibilité de suspendre une révision temporairement avec le bouton "Arrêter le cycle". La révision se trouve alors dans une phase "En attente" jusqu'à ce que vous cliquiez sur le bouton "Relancer le cycle". Pour modifier les caractéristiques d'un cycle de vie, vous devez arrêter le cycle.

  • Suivi du document : Un écran sous forme de table vous est proposé listant l'ensemble des étapes suivies par le document au cours de son élaboration (cycle de vie). Vous pourrez disposer dans cet écran de toutes les données liées à chacune des phases (Nom du responsable, date de validation, Nom du repsonsable ayant validé la phase,..).

  • Pyramide documentaire : Cet écran vous propose une représentation graphique des liaisons Pères - Fils entre les documents. Ces liaisons sont paramétrables à partir des rubriques "Documents Pères" et "Documents Fils" des écrans "Données du document" et "Données en table".
  • Révisions en retard : Tenant compte du paramétrage réalisé dans le dossier "Alarme" du menu "Outils - Préférences", QALITEL doc vous affichera grâce à cet écran l'ensemble des révisions pour lesquelles la date de fin prévue a été dépassée du nombre de jours paramétré. Vous pourrez ainsi faire facilement le suivi des révisions et relancer les responsables retardataires.

 

Dossier "DIFFUSION"

Ce dossier regroupe l'ensemble des diffusions tous documents confondus. Vous y trouverez les fonctionnalités nécessaires au traitement et au suivi des diffusions.

  • Liste de diffusion : Cette fenêtre affiche l'ensemble des diffusions.

  • Dossiers : Vous permet d'afficher l'arborescence des dossiers où vos documents ont été placés.

  • Diffusion par document : Cette représentation propose sur la partie gauche la liste des documents classés par ordre alphabétique des N° Internes (L'affichage proposé par défaut peut être changé en cliquant sur les entêtes de colonnes ou en déplaçant les colonnes comme cela a été abordé dans le chapitre dédié à l'ergonomie des écrans de QALITEL doc). Pour chaque document, vous visualiserez à droite sa liste de destinataires.

  • Diffusion par personne : Même type de représentation que celle décrite juste avant mais cette fois par rapport à la liste du personnel.

  • Données du destinataire : Cette fenêtre vous permet de visualiser sous forme arborescente le détail du document correspondant à la diffusion sur laquelle vous êtes pointé (Liste des destinataires, Liaisons Pères - Fils,...). Le bouton droit vous permet de personnaliser les données affichées.

  • Données en table : Vous retrouvez à ce niveau les mêmes informations que pour les données du destinataire mais organisées avec une barre de pilotage verticale. De plus, au niveau des listes de données qui vous seront proposées, vous disposerez des fonctionnalités associées au clic droit de la souris.

  • Descriptif : Affiche une fenêtre descriptive de l'élement sur lequel vous êtes positionné

  • Suivi du document : Un écran sous forme de table vous est proposé listant l'ensemble des étapes suivies. Vous pourrez disposer dans cet écran de toutes les données liées à chacune des phases (Nom du responsable, date de validation, Nom du repsonsable ayant validé la phase,..).

  • Liste des retardataires : Cette liste vous propose tous les destinataires n'ayant pas répondu aux accusés de réception émis dans la période de temps allouée. Le paramétrage du nombre de jours pour la validation d'un accusé de réception se fait dans l'écran des préférences Onglet "Alarme".

  • A/R refusés : Affiche la liste de tous les accusés de réception refusés.

Dossier "Enregistrements"

Ce dossier n'est activé que si vous disposez du module complémentaire de gestion des enregistrements. Vous trouverez au sein de ce dossier les fonctions suivantes :.

  • Enregistrements : Cette fenêtre regroupe la liste de tous les enregistrements paramétrés dans QALITEL doc.

  • Dossiers : Vous permet d'afficher l'arborescence des dossiers où vos documents ont été placés.

  • Enregistrements par document : La liste des documents est affichée sur la partie gauche de l'écran. En fonction du document pointé, vous visualisez sur la partie droite la liste de ses enregistrements.

  • Enregistrements par perosnne : La liste du personnel est affichée sur la partie gauche de l'écran. En fonction de la personne pointée, vous visualisez sur la partie droite la liste de ses enregistrements.

 

Dossier "ARCHIVAGE"

Ce dossier regroupe l'ensemble des archives gérées par QALITEL doc. Vous y trouverez les fonctionnalités nécessaires au traitement et au suivi des archives.

  • Liste des archives : Cette fenêtre regroupe les archives "actives" c'est à dire n'ayant pas encore atteint leur date de fin d'archivage.

  • Liste des archives détruites : Les archives, une fois leur date de fin d'archivage atteinte, sont détruites et se retrouvent dans cet écran. L'information est conservée à ce niveau par QALITEL doc afin d'être en mesure de vous proposer un historique pour chacun de vos documents.

  • Données de l'archive : Cette fenêtre vous permet de visualiser sous forme arborescente les informations rattachées à l'archive (Cycle de vie, Liste de diffusio, origines)

  • Descriptif : Affiche une fenêtre descriptive de l'élement sur lequel vous êtes positionné

  • Planning des destructions : Le planning proposé regroupe les archives "actives" et les archives détruites. Les dates de fin d'archivage sont affichées en rouge pour les archives "actives" et en vert pour les archives détruites. En vous positionnant sur le mois en cours, vous pouvez très rapidement connaître la liste des archives à détruire.

Dossier "AIDE"


(Ecran des trucs et astuces)

 

 

Les assistants de QALITEL doc

QALITEL doc vous propose des assistants pour vous simplifier certaines tâches. Vous trouverez ci-dessous un descriptif des différents assistants proposés dans l'application.

TRANSFERT POUR APPLICATION
Cet assistant est utilisé dans le cadre du transfert d'une révision en document applicable.

1er écran : Archivage du document actif


(Assistant de transfert pour application - 1er écran)

L'autre possibilité est de copier le document présent dans la carte d'identité (onglet "Stockage") en cochant la case "Copier le fichier document pour l'archiver". Indiquez alors sur la ligne "Nom du Fichier Archive" le nom du fichier de destination ainsi que son répertoire de localisation. Si ce fichier existe déjà, QALITEL Doc vous demandera si vous souhaitez l'écraser.

2ème écran : Paramètres du nouveau document actif


(Assistant de transfert pour application - 2ème écran)


3ème écran : Effacer les autres révisions


(Assistant de transfert pour application - 3ème écran)

Ce dernier écran vous offre la possibilité d'effacer les différentes autres sous-versions que vous auriez pu créer (pour le document de référence sélectionné).
Vous pouvez donc supprimer toutes les informations générées (listes de diffusion, cartes d'identité,...) ainsi que les fichiers textes associés.
Quel que soit votre choix au niveau de ce dernier écran, la sous-version sélectionné est effacée lors de son transfert en document applicable.

ASSISTANT D'INITIALISATION DES ACCUSES DE RECEPTION
Au fur et à mesure des mises à jour de vos documents, vous serez amené à devoir remettre à jour les listes de diffusion pour une personne donnée, pour un document donné,...
La méthode manuelle consisterait à modifier un à un les accusés de réception paramétrés en affectant les valeurs de votre choix, ce qui serait long et fastidieux si cet assistant n'existait pas.

Cet assistant est accessible dans les écrans suivants :

Vous disposerez alors par le bouton droit de la souris des sous menus "Initialiser la liste de diffusion" (pour un document donné) et "Initialiser la liste" (pour un ensemble de diffusions).

L'assistant se décompose en plusieurs écrans dont vous trouverez le descriptif ci-dessous :

ASSISTANT D'ARCHIVAGE

Cet écran d'archivage du document vous est proposé chaque fois que vous faites évoluer l'indice de révision.
Il vous permet ainsi de vérifier les informations actualisées avant la création d'une archive.
Vous trouverez dans cet écran les informations suivantes :

1er écran : ARCHIVAGE DU DOCUMENT ACTIF


(Assistant d'archivage - 1er écran)


2ème écran : MODIFICATION DU DOCUMENT


(Assistant d'archivage - 2ème écran)

 

BOUTON "IGNORER"
Ce bouton vous permet de prendre en compte les modifications apportées dans le formulaire du document sans enchaîner sur l'archivage du document. Utilisez ce bouton dans le cas de modifications du formulaire qui ne sont pas réalisées dans le cas d'une mise à jour du document.

BOUTON "TERMINER"
Ce bouton vous permet de quitter l'assistant et d'enchaîner sur le processus d'archivage de l'ancienne version et, si la case a été cochée, sur l'initialisation de la liste de diffusion.

 

Glisser - Déposer un document dans QALITEL doc

Fonctionnalité intéressante qui vous permet de gagner du temps dans le paramétrage de vos documents dans QALITEL doc. Il vous suffit d'ouvrir l'explorateur de Windows et de vous pointer sur le fichier à référencer dans QALITEL doc. Cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris, maintenez le bouton enfoncé et faites le glisser dans QALITEL doc.

Vous pouvez déposer le fichier soit directement dans l'arborescence des dossiers soit dans la liste des documents. La fiche document s'ouvre alors automatiquement préparamétrée avec les informations suivantes :

Description des menus déroulants

Cette rubrique présente les différents menus déroulants que vous trouverez dans QALITEL doc. Ces menus vous proposent des fonctionnalités complémentaires à celles disponibles dans les dossiers ou par le bouton droit de la souris.

Menu "FICHIER"


Menu "EDITION

Copier - Couper - Coller : Regroupe les fonctions classiques de Windows

Menu "DIVERS"

Vous retrouverez dans ce menu l'ensemble des fichiers annexes utilisés dans QALITEL doc. Cet accès direct aux fichiers vous permet de les paramétrer et/ou d'en imprimer le contenu de manière autonome. Toutefois, dans l'utilisation courante de QALITEL doc, si vous avez besoin d'une information, vous pourrez alors la paramétrer en dynamique sans être obligé bien sûr de revenir dans ce menu.

Menu "OUTILS"


Menu "FENETRES"

Vous visualisez dans ce menu les différentes fenêtres ouvertes. Dans certains cas de figure, cela peut vous permettre de faire passer en premier plan un fenêtre qui serait cachée par d'autres fenêtres.

Menu "?"

 

Description des icones de la barre d'outils

Vous trouverez ci-dessous une présentation des différentes icones présentes dans la barre d'outils de QALITEL doc.

 Sauvegarde : Lance le processus de sauvegarde de la base de données de QALITEL doc.
Impression : Affiche la fenêtre des options d'impressions vous permettant de sélectionner le fichier modèle servant à votre impression
Liste des sociétés (Liste accessible par le menu "Divers - Sociétés")
Liste du personnel (Liste accessible par le menu "Divers - Personnel")
Forum de discussion : SCOQI met gratuitement à votre disposition un forum de discussion vous permettant de poser vos questions sur l'utilisation du logiciel. Ce forum, aucunement censuré, est animé par le service technique de SCOQI et est accessible à l'ensemble des clients (Plus de détail sur le Support Technique).
La gamme QALITEL : Vous accédez par cette icone à une page de présentation de l'ensemble des logiciels composant la gamme QALITEL. Ces outils logiciels, tout comme QALITEL doc, vous permettent de gérer de manière simple et efficace les différents aspects de votre système Qualité.

 

Codification couleur dans QALITEL doc

De manière à rendre plus convivial et plus intuitif l'utilisation de QALITEL doc, des icones contextuelles changeant de forme et/ou de couleur en fonction de l'état de la donnée ont été utilisées.
Vous trouverez ci-dessous la liste exhaustive des codes couleurs utilisés dans QALITEL doc.

Codes couleurs des icones de l'arborescence des dossiers :

 Dossier contenant des sous dossiers
Dernier sous dossier de la branche
Dossier protégé

 

Codes couleurs des icones relatives aux documents :

 Aucun cycle de vie n'est paramétré pour ce document
Le document est en phase de rédaction
Le document est en phase de vérification
Le document est en phase d'approbation
Le document est applicable

(Dans la mesure où les cycles de vie sont entièrement paramétrables ainsi que les icones associées aux phases, cette codification n'est valable que pour le cycle de vie "Standard SCOQI" tel qu'il est paramétré à l'installation du logiciel)

Codes couleurs du texte lié aux documents (Fonction des dates paramétrées dans la fiche Document) :

ROUGE
 Le document n'est pas créé (La date de création n'est pas renseignée et aucune autre date)
BLEU
 Le document n'est pas applicable (La date d'application n'est pas atteinte ou pas paramétrée)
VERT
 Le document est applicable (La date d'application est atteinte ou dépassée)
GRIS
 Le document est périmé (La date de péremption est atteinte ou dépassée)

(Cette information est visualisable à partir de liste des documents - Couleur de la ligne)

Codes couleurs du texte lié aux cycles de vie (Phase / Responsable) :

ROUGE
 La phase n'est pas démarrée (La date de début de réalisation n'est pas atteinte ou pas renseignée)
BLEU
 La phase est en cours (La date de début de réalisation est atteinte ou dépassée et la date de fin de réalisation n'est pas atteinte ou pas renseignée)
VERT
 La phase est terminée (La date de fin de réalisation est atteinte ou dépassée)

 

Codes couleurs des icones relatives aux diffusions :

 Diffusion non contrôlée
  Diffusion Papier
Accusé de Réception papier non émis au destinataire
Accusé de Réception papier émis et non validé par le destinataire
Accusé de Réception papier validé par le destinataire
Accusé de Réception papier refusé par le destinataire
  Diffusion Electronique
Accusé de Réception électronique non émis au destinataire
Accusé de Réception électronique émis et non validé par le destinataire
Accusé de Réception électronique validé par le destinataire
Accusé de Réception électronique refusé par le destinataire


Codes couleurs du texte lié aux diffusions :

NOIR
 La date de diffusion n'est pas renseignée
VERT
 La date de diffusion est renseignée

Codes couleurs liés aux enregistrements :

NOIR
 Couleur par défaut des enregistrements
GRIS
 Enregistrement dont la date de péremption est dépassée
ROUGE
Enregistrements existants mais pour lesquels le document de référence n'accepte plus la gestion des enregistrements (case corrrespondante décochée dans la fiche document)

 

Comment gagner du temps avec QALITEL doc

Pour cela, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document (Cela est applicable pour l'ensemble des écrans du logiciel) et sélectionnez l'option "Ouvrir le document". QALITEL doc vous affiche alors votre document à l'écran pour consultation ou modification.

Cette fonctionnalité est également disponible pour les archives.

QALITEL doc vous offre la possibilité de classer vos documents dans une arborescence de dossiers que vous construisez selon vos besoins. Vous n'avez aucune limite dans la création de cette arborescence. L'affichage de l'arborescence des dossiers est disponible après avoir cliqué sur le bouton "Dossiers" présent dans le dossier "Documents".
Dès que vous sélectionnez une branche, les fenêtres situées à droite s'actualisent et notamment la liste des documents qui vous affiche alors les documents s'y trouvant.

Si vous désirez déplacer un document de branche, il vous suffit de cliquer sur le document et de le glisser vers le dossier de destination.

De même, si vous désirez réorganiser la structure de votre arborescence, vous pouvez déplacer par simple Glisser-Déposer des branches avec leurs sous niveaux et les documents rattachés vers une branche de destination.

Votre paramétrage initial de la structure de l'arborescence ainsi sur le placement des documents dans les dossiers peut évoluer à tout instant en quelques clics souris.

Ces fonctionnalités, accessibles par le bouton droit de la souris, vous permettent de dupliquer des formulaires et les informations en relation.

Par exemple, la duplication rapide d'une fiche Document vous dupliquera uniquement le formulaire de paramétrage. Il ne vous restera alors plus qu'à personnaliser les informations proposées.

La duplication assistée d'une fiche Document quant à elle vous proposera de dupliquer le formulaire de paramétrage du document mais également les informations en relation telles que la liste de diffusion, le cycle de vie, les origines, les mots clés,...

Pour des documents de caractéristiques voisines, ces fonctionnalitésvous seront très utiles et vous permettront de gagner un temps précieux dans le paramétrage des votre système. Ces fonctionnalités sont également disponibles pour la diffusion.

 

Les modèles de diffusion vous permettent de créer des groupes de destinataires de documents comme vous pouvez le voir sur l'écran ci-contre.

Pour créer un modèle de diffusion, placez le curseur sur la racine de l'arborescence "Modèles" puis cliquez sur le bouton "Nouveau" (ou bouton droit Nouveau). Saisissez alors le nom du modèle.

 

(Liste des modèles diffusion)

Ensuite, sélectionnez votre modèle puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour pouvoir insérer des destinataires. Vous n'avez aucune limite dans le nombre de modèles pouvant être créés ni dans le nombre de personnes rattachées par modèle.

Lorsque vous désirez ajouter l'ensemble des destinataires d'un modèle une liste de diffusion, positionnez vous sur l'écran "Données du document" du dossier "Document" ou "Données du destinataire" du dossier "Diffusion" et cliquez avec le bouton droit sur le libellé "Diffusion". Sélectionnez alors l'option "Ajouter un modèle de diffusion".
Vous accédez à l'écran ci-contre et il vous suffit ensuite de sélectionner le modèle à intégrer puis de cliquer sur le bouton "Choisir".

Si un destinataire est déjà présent dans la liste de diffusion, QALITEL doc vous le signalera et vous proposera alors de l'ajouter ou non selon vos besoins.

Vous pouvez intégrer plusieurs modèles à une diffusion et réitérant cette manipulation le nombre de fois que nécessaire.

Vous pouvez également accéder au paramétrage des modèles de diffusion par le menu "Divers - Annexes Diffusion - Modèles de listes de diffusion".

 

Lorsque vous validez une fiche Document après avoir apporté des modifications sur certains champs (Indice de révision, date d'application et date de révision) QALITEL doc vous amène alors automatiquement sr l'assistant d'archivage.

Cet assistant à pour finaliter de vous guider dans l'archivage de la version applicable du document et de rendre applicable la nouvelle version en tenant compte des modifications apportées.

Cette fonctionnalité est intéressante dans le cas de l'arrivée d'une nouvelle personne dans l'entreprise à qui vous désirez diffuser rapidement un ensemble de documents. Le principe est de partir de la diffusion d'une personne et de la dupliquer sur le nouvel arrivant.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez vous positionner dans l'environnement des diffusion (Liste de diffusion - Diffusion par personne).

Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris dans la liste des diffusions et sélectionnez l'option "Duplication liste de diffusion". Vous accédez alors à l'écran ci-contre.

Sélectionnez le nom du nouvel arrivant sur la ligne "Pour". Ensuite, spécifiez les informations relatives au support d'émission et aux différentes dates liées aux accusés de réception (Rappel : Pour que les documents apparaissent dans les bornes de consultation, la date de diffusion doit être au moins égale à la date du jour).

(Assistant de duplication de liste de diffusion)

Vous avez ensuite le choix entre le mode "Pas à Pas" et le mode "Rapide".

Tableau d'alarme documentaire


Le suivi des diffusions des documents de votre système documentaire peut se faire soit au travers des requêtes dans le dossier "Diffusions" (Liste des diffusions émises et non retournées, liste des retards de diffusion pour une personne donnée,...) soit via la tableau d'alarme. La finalité de ce dernier est de vous rappeler les Accusés de Réception émis et non retournés par leurs destinataires après le délai imparti.
La définition des paramètres du tableau d'alarme se fait dans le menu "Outils - Préférences".


(Tableau d'alarme documentaire)

Le tableau d'alarme documentaire vous affiche le nombre d'accusés de réception en retards de validation pour tous les documents et tous les destinataires confondus. L'apparition du tableau d'alarme se définit soit au niveau des Préférences soit dans le bouton "Alarme".

En fonctionnement automatique, le tableau d'alarme s'iconise en mode "Tray" à côté de l'horloge. Selon le paramétrage que vous avez défini, il s'affichera périodiquement ou uniquement lorsque de nouveaux éléments seront présents.
Vous pouvez également lancer manuellement le tableau d'alarme en accédant au menu "Outils - Tableau d'alarme".Vous trouverez dans l'interface du tableau d'alarme les boutons suivants :

CONSULTER
Ce bouton vous permet d'accéder directement à QALITEL doc dans le dossier "Diffusion - Liste des retardataires". Si QALITEL doc est fermé, le tableau d'alarme se charge de l'ouvrir et de vous positionner dans l'écran des retardataires. Vous pouvez alors consulter la liste exhaustive des retardataires, l'actualiser ou bien encore l'imprimer.

ALARME
Ce bouton vous permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage du tableau d'alarme. Vous retrouvez certains paramétrages dans l'écran des Préférences du menu "Outils".


(Tableau d'alarme - Ecran de configuration)

Vous pouvez ainsi définir la périodicité de scrutation (5, 10, 15, 30 ou 45 minutes ou bien un nombre d'heures ne pouvant excéder 8 heures). Le tableau d'alarme vérifiera selon la périodicité définie les retards de diffusions et s'actualisera en conséquence.
Si vous cochez la case "Si nouvel événement uniquement" alors le tableau d'alarme vérifiera périodiquement (comme indiqué ci-dessus) les retardataires mais ne s'affichera que si l'information a changé depuis son dernier affichage.
Enfin, la case "Ouvrir la fenêtre au 1er lancement" vous permet, lorsque vous ouvrez QALITEL doc, d'afficher automatiquement le tableau d'alarme (Environ 1minute après l'ouverture de QALITEL doc).

RETOUR
Ce bouton vous permet de revenir sur l'écran principal du tableau d'alarme avec le nombre d'accusés de réception en retard.

FERMER
Ce bouton ferme uniquement l'écran du tableau d'alarme mais laisse le tableau d'alarme en mode "Tray" (à côté de l'horloge). Pour le fermer définitivement, vous devez cliquer sur l'icone avec le bouton droit de la souris et faire "Quitter".

AIDE
Appel du fichier d'aide où vous êtes actuellement.
Gestion des utilisateurs (Droits d'accès - Habilitations - Protections)


L'accès au paramétrage de la liste des utilisateurs est réservé aux Administrateurs du logiciel. Pour y accéder, le logiciel vous demandera un login Administrateur. Vous accédez alors à un environnement spécifique regroupant toutes les fonctionnalités de paramétrage des utilisateurs et des profils.


(Interface de paramétrage des protections)

Plusieurs niveaux de sécurisation sont disponibles dans QALITEL doc :
  1. Accès aux applications (QALITEL doc - Borne de consultation) et droit Administrateur
  2. Protections par utilisateur ou profil en Insertion - Modification - Suppression sur les fichiers de la base de données
  3. Protections par utilisateur ou profil sur les dossiers

Vous trouverez ci-dessous un descriptif de l'interface de paramétrage des protections :

LES BOUTONS

Groupes utilisateurs : Ce mode de représentation vous affiche sous forme d'arborescence les groupes utilisateurs. Le premier niveau de l'arborescence regroupe les profils et les utilisateurs autonomes (utilisateurs non intégrés à un profil). Ensuite, pour chaque profil, vous pouvez visualiser en sous niveau les utilisateurs rattachés. Les Utilisateurs d'un profil héritent des droits du profil.

Liste des utilisateurs : L'ensemble des utilisateurs sont affichés sous forme de liste. Les profils ne sont pas visualisés dans cette représentation. L'affichage se fait sous forme d'une liste composée de différentes colonnes vous apportant les informations complémentaires sur chaque utilisateur telles que le login, le nom du profil éventuel,... Comme toutes les listes de l'application, vous pouvez la réorganiser, ajouter des colonnes,... Reportez vous pour cela au chapitre "Ergonomie des écrans".

Permissions : Ce bouton vous affiche la liste des différents fichiers constituant la base de données et sur lesquels, pour chaque utilisateur ou profil, vous pouvez affecter des droits d'insertion, de modification et de suppression.

Dossiers des fiches : Ce bouton vous permet de visualiser l'arborescence complète des dossiers. Vous pourrez alors affecter des droits d'accès par dossier pour chaque utilisateur ou profil.

Fermer : Ce bouton ferme l'environnement de paramétrage des protections et vous ramène dans l'application.

CREATION D'UN UTILISATEUR - D'UN PROFIL - D'UN UTILISATEUR RATTACHE A UN PROFIL

Pour ajouter un utilisateur, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément de la liste des utilisateurs puis sélectionnez le sous menu "Nouveau" présent dans la fenêtre, Un formulaire de paramétrage contenant les différents champs de saisie suivants vous est alors proposé :

Identificateur : Nom de l'utilisateur - Information que vous allez chercher dans le fichier personnel.

Nom : A ce niveau, indiquez le nom que l'utilisateur devra renseigner lors de chacun de ses accès à QALITEL doc. Ce nom peut être différent de l'identificateur.

Mot de passe : Lors du paramétrage de nouveaux utilisateurs, l'administrateur fixe le mot de passe des utilisateurs.
Ultérieurement, chaque utilisateur peut aller modifier le mot de passe qui lui a été affecté en accédant au menu "Outils - Paramètres Utilisateurs". La modification périodique des mots de passe par les utilisateurs eux-mêmes est le meilleur gage de sécurité.

Date de validité : Vous avez la possibilité de spécifier une date de fin de d'accès d'un utilisateur à QALITEL doc.
Une fois la date définie atteinte, QALITEL doc refusera automatiquement l'accès de l'utilisateur à l'application.
Cette fonctionnalité peut être intéressante pour les stagiaires.

Habilitations :

Administrateur : C'est l'utilisateur de QALITEL doc qui a l'habilitation pour créer des utilisateurs et affecter leurs droits d'accès.

Accès par QALITEL doc : Autorise à un utilisateur l'accès au progiciel QALITEL doc avec les droits d'accès définis dans les onglets suivants.
Cette habilitation est intéressante si l'utilisateur est amené à paramétrer la base de données de manière importante. Sinon, on lui préférera l'habilitation ci-dessous.

Accès par la borne de consultation : Si un utilisateur n'a qu'un besoin de consultation des documents ou d'intervention dans les cycles de vie de révisions, on lui donnera alors accès à la borne de consultation qui est une interface dépouillée ne contenant que les informations nécessaires et dédiées à l'utilisateur qui se connecte.

La création d'un profil utilisateur (groupe d'utilisateurs) se fait en utilisant le bouton "Nouveau Profil". Vous accédez alors à un masque de saisie vous permettant de saisir le nom du profil, la date de validité et les habilitations.

Pour créer un utilisateur appartenant à un profil, il vous suffit de placer la barre de sélection sur le profil puis de cliquer sur le bouton "Nouveau". Vous pourrez alors paramétrer le nom et les caractéristiques de l'utilisateur qui héritera automatiquement des habilitations du profil.

Une codification couleur est appliquée sur le nom des utilisateurs en fonction des droits d'accès qui leur ont été affectés :

Vous pouvez déplacer facilement des utilisateurs pour les intégrer ou les ressortir d'un profil d'utilisateurs par un simple Glisser - Déposer. Cliquez sur le nom de l'utilisateur puis maintenez le bouton de la souris enfoncé et glissez l'utilisateur en dehors ou dans le profil utilisateur considéré.


PARAMETRAGE DES DROITS D'ACCES AUX FICHIERS DE LA BASE DE DONNEES

Vous devez préalablement vous positionner sur l'utilisateur ou le profil désiré. Attention, cette fonctionnalité n'est pas disponible pour un utilisateur intégré à un profil. En effet, ce dernier hérite des droits affectés au profil.

Dans la fenêtre des protections des fichiers, vous trouverez l'ensemble des fichiers de la base de données. Il vous suffit ensuite pour chaque fichier de décocher les cases souhaitées pour restreindre les droits de l'utilisateur ou du profil. Ces droits seront appliqués tant au niveau de l'application que de la borne. Bien entendu, le logiciel gère de manière "intelligente" les droits. Par exemple un utilisateur qui de manière générale n'a pas le droit de modifier les diffusions (Liste des destinataires et Accusés de réception) pourra valider ses accusés réception dans sa borne de consultation.


PARAMETRAGE DES DROITS D'ACCES AUX DOSSIERS

Vous devez préalablement vous positionner sur l'utilisateur ou le profil désiré. Attention, cette fonctionnalité n'est pas disponible pour un utilisateur intégré à un profil. En effet, ce dernier hérite des droits affectés au profil.

Pour interdire l'accès à un dossier, il vous suffit de décocher la case. L'icone du dossier devient rouge, symbolisant ainsi l'interdiction d'accès, et si vous cliquez sur le dossier, la ligne de sélection est en rouge.
Lorsqu'un dossier contient des sous dossiers, vous pouvez autoriser ou interdire l'accès à chaque branche. Il vous est ainsi possible de définir de manière très pointu les accès aux dossiers utilisateur par utilisateur.

Ce type de protection intervient dans le logiciel QALITEL doc. Il vous permet de donner accès à l'application à plusieurs responsables tout en ne permettant à chacun de n'intervenir que sur ses propres données stockées dans des dossiers spécifiques. Ce mode de protection couplée aux protections des fichiers de la base de données vous permet de contrôler de manière très fine l'action de chacun dans le logiciel.

Lorsqu'un dossier est protégé et que l'utilisateur clique dessus, une fenêtre l'informe que le dossier est protégé. Aucune information liée aux données intégrées dans le dossier n'est alors consultable. Il en est de même lorsque l'utilisateur clique sur un élément dans une liste et que cet élément appartient à un dossier protégé. La ligne de sélection est en rouge et l'information lui indiquant que l'élément appartient à un dossier protégé lui est affiché.

Pour rendre active cette fonctionnalité, vous devez cocher la case "Activer la protection des documents par dossier" dans l'écran "Préférences" du menu "Outils".

 

Paramétrages généraux - Préférences

Dossier "Options" - SAUVEGARDE

En raison du caractère sensible des informations stockées par QALITEL Doc et de leur importance dans la gestion de votre système Qualité, il est primordial de mettre en place une procédure de sauvegarde régulière et respectée (Voir Chapitre sur la Sauvegarde des données).
Pour cela, QALITEL Doc vous offre une fonction de sauvegarde de données qui archive sur le support de votre choix l'ensemble des fichiers utilisés par l'application (Exceptions faites des modèles d'éditions et de vos propres documents natifs (Procédures, Manuel Qualité, Instructions,...)).
L'opération de sauvegarde génère un fichier de sortie compressé comprenant tous les fichiers de la base de données (L'extension .ZIP sera systématiquement associée à votre fichier de sauvegarde pour éviter toute confusion). Le nom du fichier de sauvegarde ainsi que le répertoire et le disque de destination sont quant à eux totalement paramétrables.

Dossier "Options" - Sécurité
Gestion des enregistrements (Module complémentaire sur option)


(Champs de paramétrage des enregistrements dans la fiche document)

Codification couleur liée aux enregistrements :

Liste des utilisateurs connectés - Déconnexion à distance

ATTENTION : Le principe de ce module est d'envoyer des paquets sur le réseau de manière fréquente afin que les applications QALITEL éventuellemet connectées lui réponde. De cette manière, le module est à même d'identifier les machines utilisant à un instant précis une application QALITEL. Toutefois, l'envoi de paquets sur le réseau peut être interprété par les antivirus comme une opération suspecte. L'application est alors stoppée par l'antivirus. Cela se traduit généralement par un plantage de l'application avec des messages plus ou moins explicites retournés par Windows; Aussi, si vous constatez une instabilité dans le fonctionnement de QALITEL, désactivez ce module (par le menu "Outils - Préférences"). C'est pour cette raison que ce module est par défaut désactivé.

L'interface qui vous est proposée regroupe la liste des utilisateurs connectés. Vous pouvez personnaliser le message présent dans la fenêtre sur fond bleu. Les boutons situés aussitôt en dessous vous permettent d'envoyer le message aux utilisateurs sélectionnés.

Les boutons placés dans la rubrique "Déconnexion" vous permet de déconnecter les utilisateurs sélectionnés.
Le fond documentaire de l'entreprise

Cette fonctionnalité est activable dans le menu "Outils - Préférences" Dossier "Borne" en cochant la case "Donner accès au fond documentaire de l'entreprise". Le fond documentaire est visualisable dans la borne de consultation sous forme d'un dossier supplémentaire. Il est disponible pour l'ensemble des utilisateurs de bornes de consultation si cette option est cochée.

La finalité du fond documentaire est de permettre à tous de prendre connaissance de l'existence de l'ensemble des documents paramétrés dans QALITEL doc même si l'utilisateur n'en est pas destinataire. Ce fond documentaire est alors une véritable base de connaissances au sein de laquelle tout le monde peut retrouver aisément l'information recherchée. L'accès au document texte lui-mêm n'est possible pour l'utilisateur que s'il en est destinataire ou bien si le document est public. Sinon, le destinataire prend uniquement connaissance de l'existence du document et doit alors soit faire la demande pour être intégré à la liste de diffusion soit prendre contact avec l'un des destinataire du document pour le consulter.

L'accès à la pyramide documentaire via le fond documentaire permet de visualiser l'intégration d'un document donné dans l'ensemble du système documentaire de l'entreprise et pas uniquement par rapport aux documents dont on est destinataire. le fond documentaire offre une vision globale du système documentaire.
Mise à jour d'informations dans vos documents Word / Excel

Importation de données externes

Ce module d'import vous permet, à partir d'un fichier au format DBase IV ou ASCII d'importer des données dans QALITEL doc.

La liste proposée dans ce premier écran vous permet de visualiser des types de fichiers que vous pouvez importer. En effet, en raison des liaisons entre les fichiers de la base de données de QALITEL doc, il n'est pas possible d'importer n'importe quelle information si l'on souhaite conserver la cohérence de la base.


(Module d'importation de données)


ATTENTION : Avant de vous lancer dans une opération d'importation, pensez à sauvegarder votre base de données. Il ne vous sera pas possible ensuite de revenir en arrière.

L'importation se fait à partir d'un fichier au format DBASE IV ou ASCII.
Ces 2 formats peuvent être obtenus à partir d'Excel. Pour le format ASCII, choisir le format CSV(séparateur ; )
Une fois que vous avez spécifié le type d'informations à importer et le format du fichier, cliquez sur le bouton "Commencer".

Vous accédez alors à un écran de paramétrage qui vous permet de définir les paramètres de votre ficher d'import et de faire la correspondance entre les informations contenues dans votre fichier et les champs gérés dans QALITEL doc.

 

Etape suivante : La partie droite de la fenêtre regroupe la liste des champs QALITEL déchets qu'il est possible d'importer. A gauche sont affichés les champs du fichier d'import.

Cliquez sur le bouton "Premier" pour faire afficher la liste.

Ensuite, le principe est d'effectuer un mappage (correspondance) entre les champs d'imports et ceux de QALITEL doc. Il suffit pour cela de faire glisser le champ d'import choisi sur le champ QALITEL. Le champ d'import est alors affiché dans la colonne située à droite de celle du champ QALITEL.

Si vous vous trompez de ligne, il suffit de refaire glisser votre champ d'import sur un autre champ QALITEL pour "corriger le tir"

Vous pouvez sauvegarder le mappage ce qui vous permet de recommencer plusieurs fois la manipulation d'import pour affiner la correspondance des champs.

Le bouton "Démarrer" vous permet de lancer l'import.


CONSEIL : Avant de procéder à l'import, faites une copie de votre répertoire de données (SCOQI\FICHIERS\). Comme cela, si votre import n'est pas satisfaisant, vous pourrez très rapidement restaurer votre base d'origine et recommencer votre import en affinant les paramétrages.

Sécurité (Sauvegarde - Restauration des données)

Sauvegarde des données

QALITEL doc vous permet de gérer l'ensemble des informations liées à votre système documentaire et tient par conséquent une part capitale dans la gestion de votre système Qualité. Aussi, il est important de réaliser des sauvegardes régulières de l'ensemble de vos fichiers de manière à parer à tout incident informatique.
En effet, nul n'est à l'abri d'une micro-coupure, d'une défaillance du disque dur, d'un plantage Windows, de fichiers effacés par erreur,...
L'option de sauvegarde de QALITEL doc (Dossier "Sécurité - Sauvegarde") vous permet de réaliser une sauvegarde complète de l'ensemble des données utilisées par l'application.

Aussi, pour parer à tout incident, il est indispensable que vous mettiez en place une procédure de sauvegarde de vos données connue et respectée de tous les utilisateurs de QALITEL doc.
Cette procédure peut comprendre par exemple une sauvegarde quotidienne de vos données sur 2 jeux de disquettes distincts. Un archivage hebdomadaire de l'un des jeux sécurisera encore plus votre procédure de sauvegarde.
Dans le cas d'une utilisation très fréquente de QALITEL doc, les sauvegardes peuvent être faites chaque jour sur un jeu de disquettes différents. Ainsi, le travail perdu en cas d'incident ne dépassera pas une journée.

Dans tous les cas, il est fondamental d'adopter la procédure de sauvegarde la plus appropriée à l'utilisation faite de QALITEL doc sachant que l'application deviendra très rapidement l'axe essentiel de la gestion de vos documents.

Attention La sauvegarde intégrée de QALITEL doc ne prend pas en compte vos documents (Fichiers Word; Excel,...). Ce processus ne sauvegarde que la base de données de QALITEL doc. Aussi, vous devez mettre en oeuvre une sauvegarde spécifique pour vos documents.

Restauration des données

Cette fonction de récupération des données vous permet de restaurer la base de données de QALITEL doc à partir d'une sauvegarde.

N'utilisez cette fonctionnalité que si vous ne réussissez plus à accéder à vos données habituellement stockées sur votre disque dur ou si vous souhaitez restaurer une base.
En effet, les fichiers présents sur votre disque dur seront écrasés par ceux de votre sauvegarde. C'est donc une fonction à manipuler avec précaution.

  • Première étape
    La première étape de la récupération vous propose de sauvegarder votre base de données actuelle. Cochez cette case par sécurité ce qui vous permettra de restaurer votre système en cas de problème lors de la récupération.

  • Seconde étape
    Indiquez sur la ligne fichier (en utilisant le bouton de choix placé à droite du champ), le fichier de sauvegarde devant servir à la récupération (Répertoire et nom du fichier de sauvegarde).

Vous avez la possibilité, lors d'une récupération, de restaurer les fichiers communs (Fichiers Personnel, Sociétés, Service,...).
Quelle que soit la récupération, les fichiers spécifiques à QALITEL doc seront systématiquement restaurés.

Cliquez sur le bouton "Terminer" pour lancer la récupération.

 

Module de sauvegarde externe

De manière à vous permettre d'intégrer un système automatique de sauvegarde de la base de données du logiciel, vous disposez du programme QDSAUVG.EXE (présent dans le répertoire des programmes de l'application - \SCOQI\SCO_WDOC\ en standard). Lors de l'installation, un raccourci a été créé "Utilitaire de sauvegarde de la base de données". Dans les propriétés du raccourci sur la ligne "Démarrer dans", le chemin du répertoire de la base de données est indiqué (\SCOQI\FICHIERS\ en standard).

Ce raccourci peut être lancé indépendamment ou bien intégré dans le planificateur de tâches de Windows afin de se lancer de manière autonome.

Les paramètres pouvant être utilisés dans la ligne de commande sont les suivants :

Vous pouvez combiner les options /S et /C avec /J. Les lignes de commandes ont alors la forme suivante (paramétrage de la ligne Cible dans les propriétés du raccourci de l'utilitaire de sauvegarde) :

S:\SCOQI\SCO_WDOC\QDSAUVG.EXE /S : Sauvegarde en mode silence

S:\SCOQI\SCO_WDOC\QDSAUVG.EXE /S /J : Sauvegarde en mode silence avec le nom du fichier ZIP de sauvegarde intégrant le jour et l'heure de la sauvegarde. Le nom du fichier de sortie sera alors de la forme suivante : QDOCJ111202H1806.ZIP (Fichier sauvegardé le 11/12/02 à 18h06).

Le nom du fichier de sauvegarde ainsi que le répertoire de destination de ce fichier sont repris selon les paramértages réalisés dans l'application (menu "Outils - Préférences - Sauvegarde").

Enfin, l'intérêt de cette sauvegarde par rapport à une sauvegarde classique consistant à copier le répertoire \SCOQI\FICHIERS\ ou à le compresser directement est que les fichiers en cours d'utilisation sont sauvegardés sans problèmes (verrouillage par Windows des fichiers en cours d'utilisation). En effet, l'utilitaire de sauvegarde ouvre le fichier avant de le sauvegarder ce qui vous assure de l'intégrité de la sauvegarde.

Cette fonctionnalité de sauvegarde peut être lancée manuellement dans QALITEL doc en passant par le menu "Fichiers - Sauvegarde"

Maintenance des fichiers

L'utilitaire de maintenance des fichiers permet de vérifier les points suivants :

Cet utilitaire est le programme QDMAINTE.EXE présent dans le répertoire des programmes de QALITEL doc (\SCOQI\SCO_WDOC\ en standard). Il est également accessible directement à partir de QALITEL doc (Menu "Outils - Maintenance").

Pour le lancer de manière autonome, vous devez créer un raccourci sur ce programme (Bouton droit "Créer un raccourci"). Ensuite, vous devez spécifier le répertoire où se trouve la base de données (\SCOQI\FiCHIERS\ en standard) sur la ligne "Démarrer dans" dans les propriétés du raccourci (Bouton droit "Propriétés" sur l'icone du raccourci).

L'utilitaire de maintenance est à utiliser si vous constatez des problèmes d'affichage, de cohérence entre les données,... au sein du logiciel. Les 3 points traités par la maintenance sont les suivants :

    1. Intégrité des fichiers de la base de données : Vérification de la structure physique de l'ensemble des fichiers utilisés par l'application. Cela vous permet de vous assurer qu'aucun fichier n'est abîmé ou manquant. Dans le cas où une erreur se produit sur l"intégrité d'un fichier, utilisez alors l'utilitaire de réparation des fichiers. Il est également conseillé, avant de procéder à une maintenance des fichiers de réaliser une sauvegarde des données.

    2. Reconstruction des clés : Les clés sont les index de relation entre les différents fichiers de la base de données. Les clés sont créées ou mises à jour à chaque validation de formulaire dans le logiciel. Il peut arriver que l'écriture des clés "se passe mal" ce qui se traduit généralement par des incohérences d'affichage, le logiciel étant alors incapable de retrouver les bonnes relations entre les données de différents fichiers. Cette option de la maintenance des fichiers permet donc de forcer la reconstruction de l'ensemble des clés de tous les fichiers de la base de données. Ce processus peut être plus ou moins long selon le nombre de données paramétrées dans l'application.
      Si vous disposez de plusieurs logiciels de la gamme QALITEL, tous les utilisateurs doivent être déconnectés pour que la reconstruction des clés puisse se dérouler correctement.
      Dans le cas où vous sélectionnez cette option, une vérification est faite automatiquement pour identifier la présence d'autres utilisateurs. Vous disposez d'un bouton "Contrôler les logiciels ouverts" vous donnant accès à un utilitaire spécifique de contrôle des utilisateurs vous permettant notamment de les déconnecter des applications QALITEL pour vous permettre de faire la reconstruction des clés..

    3. Optimisation des données : De manière à faciliter l'affichage de données dans certaines listes, à optimiser les vitesses de fonctionnement, à gérer les codifications couleur,... des données complémentaires sont écrites dans certains fichiers. Ces données sont systématiquement mises à jour lors de la validation des formulaires ou en fonction de conditions spécifiques (dates atteintes par exemple dans le cas de la gestion des dates de péremption). Tout comme pour les clés, si ces écritures ne se sont pas déroulées correctement, cette option vous permet d'y remédier. Elle parcourt en effet l'ensemble de la base de données et synchronise l'ensemble des données. Cette option peut être assez longue (plusieurs minutes) dans le cas de bases de données gérant plusieurs milliers de données.

Module de réparation des fichiers


Cet utilitaire permet de réparer les fichiers de la base de données physiquement abîmés. Les corruptions de fichiers (très rares) peuvent intervenir lors d'un plantage du serveur, d'une coupure ou micro coupure de courant en cours d'utilisation de l'application (notamment en phase d'écriture des données), d'une carte réseau défectueuse,...

Cet utilitaire, le programme QDREP.EXE présent dans le répertoire des programmes de QALITEL doc (\SCOQI\SCO_WDOC\ en standard) doit être lancé par un raccourci. Ce raccourci a été créé dans le groupe de programmes de QALITEL doc lors de l'installation. Sinon, cliquez avec le bouton droit de la souris sur QDREP.EXE puis "Créer un raccourci". Ensuite, bouton droit "Propriétés" sur le raccourci créé. Spécifiez sur la ligne "Démarrer dans" le répertoire de la base de données de l'application (\SCOQI\FICHIERS\ en standard).

L'utilitaire de réparation va prendre chaque fichier de la base de données et vérifier son intégrité. Si une erreur est détectée, il tentera de réparer le fichier.
Pour cela, le fichier abimé sera copié, à titre de sauvegarde, dans un sous répertoire \Backup.20030120.182010\. Ce répertoire de sauvegarde est créé en sous niveau du répertoire de la base de données (\SCOQI\FICHIERS\ en standard).
Le nom de ce sous répertoire est composé de la date et de l'heure du premier fichier réparé. Ensuite, chaque fichier abimé sera copié dans ce répertoire sous la forme "Nom_du_fichier.tps.gz". Ce format de fichier est simplement un fichier ZIP du fichier TPS abîmé.

Tous les fichiers abîmés trouvés lors de la tentive de réparation seront copiés dans ce sous répertoire.

Si vous relancez une seconde fois le module de réparation, un nouveau sous répertoire sera créé regroupant les nouveaux fichiers abîmés trouvés.

Le module de réparation, par défaut, fait 5 tentatives de réparation par fichier abîmé. Ce nombre de tentatives est paramétrable comme vous pouvez le voir sur l'écran ci-dessus.

Vous pouvez également demander à l'utilitaire de s'arrêter à chaque fichier abîmé trouvé avant de tenter la réparation. Si cette case n'est pas cochée, le module de réparation effectuera la réparation automatiquement s'il y a lieu. Le fait de demander la confirmation avant la tentative de réparation vous permet de noter le nom du fichier abîmé.

En tout état de cause, vous aurez un journal en fin de traitement vous indiquant le nombre de fichiers abîmés et le nombre de fichiers réparés.

Si malgré cela vous ne réussissez pas à réparer votre base de données, prenez alors contact avec le service technique de SCOQI : assistance@scoqi.com

 

Impressions - Mode opératoire


QALITEL doc vous offre 2 possibilités d'impression distinctes présentées ci-dessous.

IMPRESSION : BOUTON DROIT DE LA SOURIS - SORTIES - IMPRIME LA PAGE

Ce mode d'impression, disponible dans toutes les listes, s'appuie sur un masque d'impression non modifiable. L'impression est générée très rapidement et peut être envoyée directement sur l'imprimante "Imprime la page" ou affichée à l'écran "Aperçu avant impression".

 

IMPRESSION : ICONE IMPRIMANTE ou BOUTON DROIT DE LA SOURIS - IMPRIMER

Ce mode d'impression s'appuie sur un modèle de document au format .RTF (consultable et modifiable dans Word). QALITEL doc dispose en standard de très nombreux exemples de modèles d'impression .RTF. Vous pourrez à loisir personnaliser les modèles fournis ou créer vos propres modèles d'impression. Comme dans le mode d'impression précédent, vous disposez de la possibilité d'imprimer directement ou d'afficher un aperçu avant impression. Les paragraphes suivants détaillent ce mode d'impression.

Vous accédez alors à l'écran suivant :


(Ecran des options d'impression)

Liste des modèles : Vous trouvez, dans la partie blanche de l'écran, l'ensemble des états qui ont été définis pour l'écran de QALITEL doc d'où vous venez. Cette liste, comme cela est abordé plus bas, est totalement personnalisable et vous pouvez y paramétrer les états que vous souhaitez.

Mode d'impression : QALITEL doc permet 2 types d'impression. L'impression sous forme de liste ou sous forme de fiche (Fiche - Fiche sélectionnée) :

Liste : Ce mode d'impression imprime un tableau (Liste de données).

Fiche : Ce mode d'impression vous permet d'imprimer le détail des caractéristiques de l'enregistrement sur lequel vous êtes positionné. Une page sera alors imprimée pour chaque élément présent dans la liste.

Par exemple : Si vous êtes placé sur la liste du personnel et que vous imprimez sous forme de Liste, alors vous imprimerez un tableau avec une personne par ligne. Les colonnes du tableau vous apporteront des informations complémentaires sur la personne.
En mode Fiche par contre, vous imprimerez une page par personne avec le détail des caractéristiques de la personne.

Fiche sélectionnée : Ce mode d'impression est disponible quand vous êtes positionné sur une liste. Il vous permet d'imprimer la fiche correspondant à l'élément sur lequel vous êtes pointé.

Descriptif : Cette zone de commentaires explicite le contenu ou l'utilisation de l'état sur lequel vous êtes positionné dans la liste.

Les différents boutons vous donnent accès aux fonctionnalités suivantes :

Bouton "Ouvrir" : Ce bouton vous permet d'accéder au paramétrage du fichier modèle utilisé pour l'impression de l'état. Les fichiers modèles utilisés pour l'impression dans QALITEL doc sont au format .RTF. En cliquant sur le bouton, MS Word sera lancé et vous permettra alors de modifier à votre convenance le document modèle fourni.

Boutons "Nouveau", "Modifier" et "Supprimer" : Ces fonctionnalités vous permettent de mettre à jour la liste des modèles d'états proposée.

Case "Aperçu avant impression" : En cochant cette case, lorsque vous cliquerez sur le bouton "Imprimer", QALITEL doc ouvrira MS Word et vous affichera l'édition telle qu'elle sera imprimée. Vous pourrez apporter les dernières retouches (redimensionnement de colonnes des tableaux, ajouts de commentaires, mise en forme du texte, ajouts d'images,...) avant de lancer l'impression finale. Toutes ces modifications ne seront prises en compte que pour l'édition en cours et n'altéreront en rien le document modèle vous servant de référence pour l'impression de vos éditions.

Les chapitres suivants vous montreront comment personnaliser les états fournis avec QALITEL doc (ou bien créer vos propres états) de manière à faire correspondre les états fournis en standard avec vos besoins spécifiques.

Bouton "Imprimer" : Ce bouton déclenche l'impression directe ou l'affichage de l'aperçu avant impression.


(Formulaire de paramétrage d'un modèle d'impression)

Cliquez sur le bouton de choix bleu situé à droite du champ "Fichier Etat". Vous accédez alors à la liste de tous les modèles d'impression définis pour QALITEL doc comme vous le montre l'écran suivant :


(Liste des modèles d'impression)

La méthode la plus simple pour créer un nouveau modèle d'impression est de partir d'un modèle existant et de le dupliquer. Pour cela, positionner le curseur de sélection sur le modèle à dupliquer puis cliquez sur le bouton "Copier le modèle".


(Formulaire de copie d'un modèle)

L'écran proposé ci-dessus vous demande le nom de votre nouveau modèle d'impression. Une fois le nom renseigné, cliquez sur le bouton "Créer le document" pour lancer la duplication du modèle existant.

Il ne vous reste alors plus qu'à compléter la fiche d'identification de votre modèle d'impression comme le montre l'exemple ci-dessous.


(Formulaire de paramétrage d'un modèle)

Maintenant que votre modèle a été créé, il ne vous reste plus qu'à le personnaliser en suivant les étapes décrites ci-dessous.

Pour cela, placez-vous sur le libellé de votre modèle puis cliquez sur le bouton "Ouvrir".


(Liste des modèles d'impression)

Après avoir cliqué sur le bouton "Ouvrir", QALITEL doc vous affiche votre nouveau modèle dans MS Word.

Nous allons maintenant recréer un nouveau tableau avec les colonnes qui nous intéressent.
Supprimez tout d'abord le tableau présent dans la page puis accédez au menu "SCOQI" puis à l'option "QALITEL Edition - Insérer un tableau de champs QALITEL".
L'écran suivant vous est proposé :

La liste de gauche vous propose la liste des champs insérables dans votre document (cette liste dépend de l'écran sur lequel vous étiez positionné dans QALITEL doc - Liste des documents dans notre exemple).

La partie droite contient les champs qui constitueront chacune des colonnes du tableau. Une fois que vous avez sélectionné les différents champs qui vous intéressent, cliquez sur le bouton "Construire".

Il ne vous reste ensuite plus qu'à mettre en forme votre tableau en utilisant par exemple la fonctionnalité de Word - Menu "Tableau - Format automatique de tableau".
Ensuite, enregistrez votre fichier. Celui-ci sera stocké dans le répertoire \SCOQI\FICHIERS\ETATS\SCO_WDOC\STANDARD\.

Si vous souhaitez ajouter une colonne dans votre tableau ou bien remplacer un champ, il vous suffit de positionner le curseur dans la cellule du tableau (Un champ par cellule) puis d'accéder au menu "SCOQI - QALITEL édition - Insérer un champ QALITEL de type Liste".

Une fois que vous avez finalisé la mise en forme de votre modèle et que vous l'avez enregistré, quittez Word pour revenir dans QALITEL doc.
Vous pouvez ainsi personnaliser à volonté votre modèle d'impression tant sur sa mise en forme que sur son contenu.

Si vous imprimez en mode "Fiche" ou "Fiche Sélectionnée" le principe d'impression est identique. La seule différence est que vous devez insérer des champs de type "Fiche" dans votre modèle.

N'hésitez pas à étudier les exemples de modèles d'impression fournis avec QALITEL doc pour découvrir les puissantes fonctionnalités mises à votre disposition dans le cadre de la personnalisation de vos éditions.

 

Support technique

L'achat de QALITEL doc vous ouvre droit gratuitement à un environnement de support technique qui répondra à toutes vos interrogations. Ce support technique se compose des services suivants :

  L'utilisation de ce logiciel est soumise à certaines conditions que vous déclarez accepter à partir du moment ou vous en réalisez l'acquisition et que vous installez QALITEL docà l'aide du mot de passe confidentiel qui vous est remis :- CONCESSION DE LICENCE

1°) Version monoposte. Cette version de QALITEL doc (désignée ci-après "LOGICIEL") ne doit être en service que sur un seul ordinateur en toute occasion.

2°) Version Réseau. Dans le cas du réseau, le nombre de postes pouvant accéder à l'application doit respecter les termes de la licence acquise fixés par la facture. Le mot de passe lors de l'installation vous confirme les termes de la licence.

Le LOGICIEL est dit "en service" sur un ordinateur lorsqu'il est installé soit de manière temporaire dans la mémoire (par exemple, dans la mémoire vive : RAM), soit dans la mémoire permanente (par exemple, disque dur, disque optique compact (CD ROM) ou tout autre support de mémorisation) de l'ordinateur, étant précisé qu'une copie installée sur un réseau serveur dans le seul et unique but de la distribuer à d'autres ordinateurs, ne sera pas considérée comme une copie en service.

- RESTRICTIONS : Vous ne pouvez prêter ou donner en crédit-bail le LOGICIEL, mais vous pouvez céder les droits que vous possédez en vertu du contrat de licence, sous réserve que cette cession soit définitive et à condition de céder toutes copies du LOGICIEL, toutes documentations, et que l'acquéreur s'engage expressément à respecter les clauses et conditions des présentes. Vous ne pouvez en aucun cas reconstituer la logique du programme, décompiler, désassembler totalement ou partiellement ou encore modifier le LOGICIEL. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales.

- LIMITES DE GARANTIE : SCOQI garantit, sous réserve d'une exploitation dans des conditions normales d'utilisation :a) que le LOGICIEL permettra une utilisation conforme, pour l'essentiel, aux performances définies dans les manuels accompagnant le logiciel, pendant une période de quatre vingt dix (90) jours suivant la date de son acquisition.b) que les supports et matériels de SCOQI fournis avec le LOGICIEL sont exempts de vice de fabrication; cette dernière garantie étant limitée à une année à compter de la date d'acquisition du LOGICIEL. Toute garantie intrinsèque, de quelque nature que ce soit, sera limitée à quatre vingt dix (90) jours pour le logiciel et à une année pour les supports et matériels et ce, sous les mêmes réserves.

- RECOURS DU CLIENT : En cas de défectuosité, les obligations de SCOQI se limiteront , au choix de SCOQI, soit a) au remboursement du prix payé, soit b) à la réparation ou au remplacement du LOGICIEL ou du matériel non-conforme à la garantie limitée de SCOQI qui est envoyé à SCOQI accompagné d'une copie du justificatif d'achat du LOGICIEL. Toutefois, la garantie limitée de SCOQI ne sera pas applicable au cas où la défectuosité résulterait d'un accident, d'un abus ou d'une mauvaise utilisation. Tout logiciel de remplacement sera garanti pour la période de la garantie d'origine restant à courir.

- EXCLUSION DE TOUTE AUTRE GARANTIE : SCOQI n'assume aucune garantie de quelque nature et à quelque titre que ce soit, explicite ou implicite, en rapport avec le LOGICIEL, les manuels, la documentation l'accompagnant ou tout support ou matériel fourni, et notamment des garanties pour la commercialisation de tous produits en rapport avec le LOGICIEL, ou de l'utilisation du LOGICIEL.

- ABSENCE DE RESPONSABILITE : En aucun cas, SCOQI ou ses fournisseurs ne pourront être tenus responsables de tout dommage de quelque nature que ce soit, notamment, perte d'exploitation, perte de données ou toute autre perte financière résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le LOGICIEL et les informations qu'il contient, même si SCOQI a été prévenu de l'éventualité de tels dommages. En tout état de cause, la responsabilité de SCOQI ne pourra en aucun cas excéder le montant effectivement payé pour l'acquisition du LOGICIEL. Afin de déterminer si la limite de responsabilité de SCOQI a été atteinte, il sera tenu compte de l'ensemble des sommes qui auraient éventuellement été réglées par SCOQI à ce titre.

Le présent accord est régi par le droit français. Tout litige qui en résulterait sera de la compétence exclusive des tribunaux du siège social de la société SCOQI.

- AVERTISSEMENT : Vous êtes responsable de l'intégrité de vos fichiers de données.Votre seule assurance de les conserver consiste à sauvegarder régulièrement vos fichiers sur disque externe ...