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Les objectifs de QALITEL audit
Bienvenue parmi les utilisateurs de QALITEL audit.
Le chapitre "Mesure, Analyse, Amélioration" de la ISO 9001 v.2000 décrit l'ensemble des exigences à respecter dans le cadre des audits internes. Le chapitre 7.4 "Achats" aborde quant à lui l'évaluation des fournisseurs.
Dans la droite ligne des exigences normatives, QALITEL audit vous permet de planifier, de gérer et de suivre tous les types d'audits que vous serez amené à réaliser. La planification des audits, le paramétrage des questionnaires d'audits selon vos propres référentiels, la planification des actions, l'évaluation des coûts de Non-Qualité et des coûts liés aux plans Qualité mis en oeuvre consécutivement aux audits,... sont autant de fonctionnalités que QALITEL audit met à la disposition de votre action Qualité.QALITEL audit a été développé de manière suffisamment ouverte pour s'adapter à tous les référentiels (ouverture complète dans le paramétrage des questionnaires d'audits) pour vous permettre de réaliser vos audits internes, fournisseurs, sectoriels,...
Principales fonctionnalités de QALITEL audit
QALITEL audit vous permet de gérer l'ensemble de vos audits internes et externes et d'assurer le suivi des plans d'actions associés. Vous trouverez ci-dessous le descriptif de ses principales fonctionnalités :
- Création et paramétrage complet de vos questionnaires d'audit
- Planification des audits
- Paramétrage des plans d'actions
- Suivi des actions (Réalisation - Contrôle - Mesure de l'efficacité)
- Gestion des coûts
- Statistiques sur les actions - Schématisation des résultats d'audit
- Recherche multi-critères sur l'ensemble des informations saises
- Gestion des retards
- ...
Installation de l'application
Pour des soucis de facilité de maintenance, il est préférable, pour une version multi-utilisateurs, de placer les fichiers programmes et la base de données sur un disque réseau partagé et accessible par tous les utilisateurs. La délocalisation des fichiers programmes sur les disques durs locaux est à éviter sauf pour une utilisation monoposte du logiciel.
Si, par exemple, vous avez installé QALITEL audit sur le disque Q de votre serveur, les répertoires suivants ont été créés :
- Q:\SCOQI\SCO_CONF\ : Fichiers programmes
- Q:\SCOQI\SCO_CONF\AIDE\ : Fichier d'aide de QALITEL audit
- Q:\SCOQI\FICHIERS\ : Base de données (fichiers d'extension .TPS)
- Q:\SCOQI\FICHIERS\ETATS\SCO_CONF\STANDARD\ : Modèles de fichiers d'édition (Extension .RTF)
Le paramétrage des différents répertoires (Programmes et base de données) peut se faire directement dans l'icone de lancement de l'application (Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icone de l'application puis sélectionnez " Propriétés ". La ligne " Cible " indique le répertoire des programmes avec le nom du fichier programme. La ligne " Démarrer dans" spécifie le répertoire de la base de données).
Dans notre exemple, le paramétrage de l'icone de lancement serait le suivant :
- Ligne "Cible" : Q:\SCOQI\SCO_CONF\QAUDIT.EXE
- Ligne "Démarrer dans" : Q:\SCOQI\FICHIERS\
Présentation du logiciel
QALITEL audit s'appuie sur une interface simple et ergonomique assurant ainsi une prise en main rapide du logiciel. Elle se décline en 5 parties principales :
Cette organisation de l'interface vous permet de disposer de manière conviviale d'un maximum d'informations et de toutes les fonctionnalités en un nombre minimal de clics souris.
Ergonomie des écrans (Convivialité)
Tout comme
dans l'explorateur de Windows, vous pouvez cliquer sur les entêtes
de colonnes pour classer par ordre alphabétique les données
qui s'y trouvent.
Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'entête de
la colonne, vous disposez en plus de la possibilitéde trier selon
l'ordre de saisie des données.
Vous pouvez également déplacer les colonnes (en cliquant sur l'entête et en faisant glisser la colonne) et les redimensionner en largeur.
Tous ces
paramétrages sont conservés et seront repris par défaut
lors du prochain lancement de l'application.
Afin de disposer de la meilleure ergonomie et d'un maximum de fonctionnalités rapidement, le bouton droit de la souris est pleinement exploité dans QALITEL audit.
N'hésitez donc pas à cliquer sur le bouton droit lorsque vous êtes positionné sur les différentes listes de l'application. Les fonctionnalités contextuelles vous seront alors proposées. Vous trouverez ci-dessous une description des principales fonctions que vous serez à même de rencontrer.
COMPTER : Une fenêtre s'affiche en vous indiquant le nombre d'éléments trouvés. Ce comptage prend bien entendu en compte une éventuelle requête que vous auriez préalablement posé.
IMPRIMER : Vous accédez à l'écran des options d'impression à partir duquel vous pourrez sélectionner le modèle à utiliser pour la réalisation de votre impression. Tous les modèles d'impression fournis en standard sont entièrement paramétrables et vous pouvez tout aussi librement créer vos propres modèles ou bien reprendre vos documents (Format MSWord) existants. Pour plus de détails, voir la rubrique Impression - Mode opératoire.
REQUETE : Cette option vous donne accès à l'assistant de requêtes. Pour découvrir les multiples possibilités de cet assistant, reportez-vous à la rubrique "Requêtes - Mode opératoire".
Nouveau / Modifier / Supprimer : Ces options vous permettent d'ajouter un nouvel enregistrement à la liste, de modifier l'élément pointé ou bien de le supprimer. Un formulaire de paramétrage vous sera alors proposé.
AIDE : Donne accès à ce fichier d'aide.
AJUSTER EN LARGEUR : Dimensionne la largeur des colonnes en fonction de la taille du libellé le plus long
FILTRE : Vous pouvez à ce niveau poser des filtres prédéfinis. Le sous-menu "Filtrer" vous donne accès à un formulaire vous permettant notamment d'effectuer une recherche sur une partie du libellé
FORMAT : Cela vous permet d'enrichir la présentation des colonnes (Changement du libellé de l'entête, couleur du texte ou du fond de la colonne,...)
PROPRIETES : Vous accédez à un écran vous permettant notamment d'ajouter des colonnes dans la liste, de les intervertir, de centrer le texte dans la colonne,...
DEFAUT : Restitue les paramétrages initiaux de la liste
SORTIES : Vous pouvez à ce niveau exporter l'ensemble des informations contenues dans les différentes colonnes de la liste au format ASCII ou HTML. Vous pouvez également imprimer les informations avec un outil d'impression intégré vous fournissant un autre type d'impression que l'éditeur d'états de QALITEL. Vous avez également la possibilité d'afficher un graphique interprétant les données de la colonne sur laquelle vous êtes positionné.
Le Localisateur : Cela vous permet de vous pointer rapidement sur un élément de la liste. Cliquez tout d'abord sur l'entête de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer cette localisation. Ensuite, tapez au clavier les premières lettres de votre recherche. Votre saisie apparaît à droite du libellé "Localiser".
La barre de sélection se positionne alors sur l'enregistrement le plus près de votre saisie. Pour supprimer les caractères tapés, il vous suffit de cliquer une fois sur la flèche Haut ou Bas.La recherche plein texte : Cette fonctionnalité vous permet, en entrant une chaîne de caractères dans la zone de saisie, de retrouver tous les enregistrements pour lesquelles votre chaîne de caractères a été paramétrée. Lancez la recherche en cliquant sur le bouton "Chercher". Pour revenir à la liste complète des données, cliquez sur le bouton "Effacer".
La recherche s'effectue sur l'ensemble des champs de saisie relatifs aux données considérées. A titre d'exemple, cette recherche effectuée sur la liste des plans de progrès se fera en scrutant l'ensemble des champs de saisie du formulaire de paramétrage des plans de progrès.
- Personnalisation de l'interface
QALITEL audit vous permet de personnaliser votre environnement de travail en définissant les écrans que vous souhaitez afficher. Votre environnement est automatiquement conservé en mémoire et proposé lors du prochain lancement de l'application.
Si vous désirez revenir aux paramétrages par défaut, il vous suffit de supprimer le fichier QAUDIT.INI présent dans votre répertoire WINDOWS ou de sélectionner l'option "Outils - Réinitialisation de l'environnement" qui sera prise en compte lors du prochain lancement de l'application.Les différents boutons présents dans le dossier "Audits" vous permettent de personnaliser votre affichage. Les boutons sélectionnés ont leur libellé en jaune et l'icone du bouton est entourée d'un cadre blanc.
Dans l'écran ci-dessous, vous disposez de l'ensemble des audits paramétrés dans l'application. En vous positionnant sur un audit donné, vous pourrez visualiser dans la fenêtre "Données de l'audit " toutes les informations rattachées directement à l'audit (Auditeurs - Audités - Coûts - ...).
La fenêtre "Descriptif" vous permet alors d'avoir le détail concernant l'élément sur lequel vous êtes positionné et le rappel des informations liées à l'audit.
Vous pouvez donc en cliquant sur les différents boutons du dossier "Audits", définir un environnement de travail.
Prise en main rapide
En cliquant sur l'icone ci-dessous, vous accédez à un écran vous présentant l'ergonomie de QALITEL audit. Vous y trouverez des informations relatives aux possibilités de paramétrage de l'environnement de travail, aux fonctionnalités associées aux tables et arborescences,...
Copies d'écrans (Découverte rapide de QALITEL audit)
Cliquez sur les images ci-dessous pour les visualiser en plein écran.
|--> Toutes les fonctions sont accessibles à partir de cet écran : icônes et fonctions contextuelles.
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Gestion des actions sous forme de planning.
<--| Liste des actions en retard.
|--> Tableau d'alarme à déclenchement programmable.
<--| Module statistique paramétrable.
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La saisie des informations se fait au travers de listes de choix accessibles par l’icône, => saisie unique de l’information.
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Requêtes - Mode opératoire
L'assistant de requête proposé dans l'application vous permet de réaliser de multiples filtres dans chacune des listes proposées.
Le mode opératoire de l'assistant de requête est le suivant :
- Après avoir cliqué sur le bouton "Requête", vous accédez à un écran reprenant l'ensemble des requêtes que vous avez pu créer. Vous pouvez en ajouter de nouvelles en utilisant le bouton "Nouveau".
Le bouton "Choisir" vous permet d'appliquer la requête sur laquelle vous êtes positionné.- L'assistant de création vous propose une liste de champs sur lesquels vous pouvez effectuer une requête.
Le bouton "Manuel" vous permet de paramétrer manuellement une requête en tapant directement les opérateurs sur une ligne de commande.
Après avoir choisi le champ sur lequel vous souhaitez effectuer la requête, cliquez sur le bouton "Suivant". Vous accédez alors à la liste des opérateurs disponibles.
Ensuite, vous accédez à une fenêtre vous permettant de spécifier la valeur à prendre en compte pour la requête.
Trois cas de figure se présentent :
- Valeur : Tapez directement la valeur dans le champ de saisie
- Un autre champ : Vous disposez de la liste des champs
- Expression : Cela vous donne accès à une fenêtre dans laquelle vous trouverez une liste très complète d'expressions pour effectuer des requêtes poussées
Après avoir paramétré votre première ligne de commande, vous pouvez soit exécuter la requête, soit compléter votre requête en renseignant un second critère avec un opérateur logique ET / OU entre les différentes lignes.
L'assistant vous propose, après avoir cliqué sur le bouton "Terminer" de sauvegarder votre requête.
Le bouton "Requête" (avec l'icone d'un balai) vous permet d'effacer les requêtes posées afin de retrouver la liste complète des données.
Les premiers pas dans QALITEL audit
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Le logigramme proposé ci-contre schématise les premiers pas dans QALITEL audit et vous guide au sein de l'interface en vous faisant découvrir les principales fonctionnalités de l'application. Cliquez sur les différentes parties du logigramme pour en obtenir le détail.
Les parties en grisées ne sont à prendre en compte que lors du premier lancement de QALITEL audit. |
- 1er Lancement
A l'issue de son installation, QALITEL audit a créé un groupe de programmes comprenant différentes icones de lancement dont vous trouverez le descriptif ci-dessous
Cette icone vous permet de lancer l'application administrative QALITEL audit à partir de laquelle vous pourrez procéder au paramétrage complet de vos audits et questionnaires ainsi qu'à leur traitement et à leur exploitation L'aide en ligne dans laquelle vous vous trouvez actuellement peut être appelée directement par l'application ou bien à partir de cette icone de lancement paramétrée dans le groupe de programmes de QALITEL audit Edition PME.
Cette icone fait appel à une page de présentation des logiciels de la gamme QALITEL. Pour des informations plus détaillées, connectez vous sur le site de SCOQI : http://www.scoqi.com
- Paramétrage de la licence
Après avoir cliqué sur l'icone de lancement de QALITEL audit, vous accédez automatiquement à un écran où les 4 informations suivantes sont demandées :
- Votre nom
- Le nom de votre Société
- Le N° de série du logiciel fourni sur le courrier d'accompagnement
- Le mot de passe de votre licence utilisateur également fourni sur le courrier d'accompagnement. Ce mot de passe se compose de 10 caractères alphanumériques.
Cet écran n'apparaît que lors du premier lancement de l'application. Si vous étendez votre licence utilisateur pour autoriser des accès supplémentaires au progiciel, vous devrez alors retourner dans cet écran pour paramétrer le nouveau mot de passe qui vous sera alors fourni. Vous accédez à cet écran par le menu "Outils - Licence QALITEL audit".
- Renseignement des fichiers de paramétrage
Maintenant que l'environnement global est paramétré, vous pouvez commencer à prendre en main le logiciel. L'ergonomie globale ainsi que l'interface ont été particulièrement travaillées pour permettre une prise en main rapide. Le même principe de paramétrage des données a été retenu dans toute l'application. Sur les écrans de l'interface de base, il vous faudra simplement utiliser le bouton droit à la place des boutons de la fenêtre.Pour commencer, il est souhaitable de " s'entraîner " à utiliser le logiciel en paramétrant les différents fichiers utilisés tout au long de l'application. Vous apprendrez ainsi comment " Insérer ", " Modifier " ou " Supprimer " des données et lorsque vous renseignerez vos fiches ou vos actions, vous disposerez d'informations déjà renseignées.
Il est possible de paramétrer des informations en dynamique, c'est à dire que si vous êtes en train de créer une action et que vous vous apercevez qu'il vous manque un responsable dans le fichier Personnel, vous avez la possibilité de le créer sans devoir ressortir de l'écran où vous vous trouvez. Vous disposez pour cela d'un bouton situé à la droite du champ.Le menu " Divers " regroupe tous les fichiers utilisés dans QALITEL audit.
Commencez par créer des services et des fonctions. Cliquez sur le menu " Divers - Fonction "
Une liste vide apparaît. Utilisez alors le bouton " Insérer " pour ajouter un nouvel élément (une nouvelle fonction) au sein de cette liste.
Créez ensuite des personnes dans le fichier Personnel (Menu " Divers - Personnels "). Lorsque vous apercevez dans votre formulaire de saisie un bouton à droite d'un champ, cela vous permet d'accéder directement à la liste correspondante et vous évite notamment une ressaisie de l'information (utilisez le bouton " Choisir " pour récupérer l'élément sur lequel vous êtes pointé). Si vous tapez directement l'information et que celle-ci existe dans la liste, alors QALITEL audit l'accepte. Dans le cas contraire, il vous affiche automatiquement la liste afin que vous puissiez paramétrer le nouvel élément ou en choisir un dans la liste.Vous pouvez continuer à renseigner les différents fichiers. Le principe de création, modification et suppression est le même dans tous les écrans.
- Création d'un questionnaire
Pour créer un questionnaire d'audit, vous devez accéder au dossier "Questionnaires" et avoir l'option "Liste des questionnaires" sélectionnée. Les options sélectionnées ont leur libellé en jaune et l'icone entourée d'un cadre blanc. Il vous suffit alors de cliquer dans la partie supérieure blanche avec le bouton droit de la souris et de sélectionner "Nouveau" dans le menu contextuel affiché.
Le formulaire de saisie du plan s'affiche, vous permettant ainsi de saisir les caractéristiques principales de votre questionnaire. La validation du formulaire se fait en cliquant sur le bouton "OK".
Le questionnaire créé apparait alors dans la partie de l'écran regroupant la liste des questionnaires. Si vous avez sélectionné l'option "Dossiers", les questionnaires sont regroupés par catégorie sinon ils sont tous affichés dans l'ordre alphabétique de leur libellé. Le paramétrage des informations associées au questionnaire (Chapitres, questions, aide à la notation et modèles d'actions) se fait dans l'arborescence affichable après avoir sélectionné l'option "Données du questionnaire".
- Réalisation d'un audit
Pour réaliser un audit, vous devez accéder au dossier "Audits". Tout comme pour la création d'un questionnaire, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la liste des audits et sélectionnez "Nouveau" pour renseigner le questionnaire de paramétrage de l'audit. Une fois l'audit affiché dans la liste des audits, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l'option "Ouvrir".
L'interface qui vous sera alors proposée vous permettra de renseigner votre audit et de renseigner les actions associées aux différentes questions.
- Paramétrage des données associées à l'audit
Le paramétrage des données associées à l'audit se fait à partir du dossier "Audits" dans l'arborescence des "Données de l'audit". Vous pourrez à partir de cet écran créer les actions et tâches "libres" associées à l'audit (les actions et tâches rattachées aux questions se fait au travers de l'environnement accessible par le sous menu "Ouvrir").
Vous pourrez également, au sein de cette arborescence, paramétrer des données complémentaires telles que la liste des auditeurs, des audités, des observateurs, les documents associés à l'audit,...
Pour insérer une action, il vous suffit alors de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le libellé "Action" et de sélectionner l'option 'Nouveau" du menu déroulant. Une fenêtre de paramétrage est affichée vous permettant de paramétrer toutes les caractéristiques de votre action. Validez le formulaire de saisie en cliquant sur le bouton "OK".
La création d'une tâche rattachée à une action se fait tout aussi simplement en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'action concernée. Le formulaire correspondant vous est alors proposé.
Le suivi de toutes les actions définies pour l'ensemble des fiches se fait via le dossier "Actions". Vous pouvez à ce niveau, comme cela est détaillé ultérieurement dans cette aide en ligne, modifier les caractéristiques des actions et accéder à leur planning.
- Comment obtenir de l'aide ?
De manière à vous faciliter la prise en main et vous permettre d'exploiter au mieux et le plus rapidement possible l'ensemble des possiblités du logiciel, tout un environnement d'aides est à votre disposition :
- Aide en ligne
C'est le fichier que vous êtes en train de lire. Il vous aidera dans la découverte et la prise en main du logiciel et de la majorité de ses fonctionnalités. Des copies d'écran et les descriptifs détaillés des principaux processus permettront de répondre à la grande majorité de vos questions.
- Aide rapide
En cliquant sur l'icone présente dans l'écran principal (symbolisant une main dans un cercle bleu), un écran vous est proposé regroupant des informations concrètes sur l'ergonomie du logiciel et de son interface.
- Astuce du jour
Quelques conseils pertinents pour mieux utiliser le logiciel. Cet écran s'ouvre initialement au démarrage de l'application et peut être consulté à tout moment en cliquant sur l'icone "Astuce du jour" du dossier "Aide".
- Forum de discussion
Chaque logiciel de la gamme QALITEL dispose de son propre forum de discussion auquel vous avez accès librement. Cliquez sur ce lien pour vous y abonner. Vous pourrez ainsi poser vos questions auxquelles d'autres utilisateurs QALITEL et/ou le service technique de SCOQI y répondront.
- Assistance technique (sous réserve d'avoir souscrit un contrat d'assistance) : Si vous désirez entrer immédiatement en relation avec un technicien SCOQI, vous pouvez soit téléphoner à l'assistance téléphonique au 33 (0)2 35 22 46 92 soit envoyer un Email à l'adresse assistance@scoqi.com en posant de manière la plus détaillée possible votre question.
- Journée de formation : Les formations sont réalisées par des ingénieurs Qualité SCOQI maîtrisant parfaitement les logiciels QALITEL et leur intégration dans les systèmes Qualité. Ces formations peuvent au choix être réalisées dans vos locaux (formation INTRA) ou dans nos locaux (formation INTER). Pour plus de détail, contactez notre service Formation au 33 (0)2 35 22 46 92 (Resp. Formation : Mme Florence MARTIN).
- Et après ....
Ce rapide tour d'horizon vous a permis d'initialiser QALITEL audit et de maîtriser le renseignement de données au sein des différents écrans. Une fois que le principe de la création, modification et suppression des informations est acquis, vous évoluerez très facilement au sein du logiciel. Il ne vous restera alors plus qu'à découvrir chacune des fonctionnalités. N'hésitez pas à user voire abuser du bouton droit de la souris. De nombreuses fonctionnalités y sont localisées qui vous permettront d'une part de mieux exploiter le logiciel et d'autre part de bénéficier pleinement des fonctionnalités mises à disposition pour gagner du temps et optimiser votre travail.
Schéma Global d'Utilisation
Ce schéma montre l'intégration de QALITEL audit dans le processus d'audits (Internes et Fournisseurs) de votre système Qualité.
- Création d'un nouveau questionnaire d'audit
QALITEL audit est fourni en standard avec des questionnaires d'audits entièrement paramétrés selon le référentiel ISO 9000 version 2000. Le champ d'utilisation de QALITEL audit étant très vaste, vous avez une totale liberté quant aux questionnaires utilisés pour la réalisation de vos audits. Aussi, vous pouvez utiliser en l'état les questionnaires fournis, dupliquer puis adapter ces questionnaires ou bien créer de toutes pièces vos propres questionnaires.
- Paramétrage des caractéristiques du questionnaire d'audit
Le paramétrage des questionnaires se fait à partir du dossier "Questionnaires" (Bouton droit "Nouveau" sur la liste des questionnaires). Vous accédez alors à un formulaire de paramétrage regroupant les caractéristiques globales de votre questionnaire :
- Nom du questionnaires
- Informations de gestion (Nom du responsable - catégorie du questionnaire - ...)
- Système de notation adopté
Vous trouverez dans un descriptif détaillé du formulaire saisie d'un questionnaire dans le chapitre "Description des principaux écrans de QALITEL audit".
- Création des chapitres et des questions
Une fois l'entête du questionnaire créé, vous allez pouvoir paramétrer les différents chapitres et questions qui seront ensuite proposés à l'auditeur. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Données du questionnaire" pour faire afficher l'arborescence que vous paramétrerez avec vos chapitres et questionnaires. utilisez le bouton droit dans l'arborescence pour créer les différents éléments.
Lors de la création d'un chapitre ou d'une question, vous aurez la possiblité de renseigner un champ intitulé "Coefficient". Ce champ vous permet de définir le poids du chapitre dans le questionnaire (par rapport aux autres chapitres) et le poids de la question par rapoort aux autres questions du même chapitre.
Ces coefficients interviennent dans le calcul du résultat de l'audit. En effet, vous disposerez d'une note pour le chapitre et d'une note globale pour l'ensemble de l'audit.
Le résultat du chapitre est déterminé par la note affectée à chaque question et le poids (coefficient) de chacune des questions.
Le résultat de l'audit est quant à lui déterminé par le résultat de chaque chapitre et de leurs coefficients respectifs.
- Environnement d'aide à l'auditeur
Vous avez la possibilité, lors de la cération de votre questionnaire d'audit, de paramétrer tout un environnement d'aide pour les futurs auditeurs. Cette aide se décline suivants plusieurs points :
- Résumé du chapitre : Dans chaque formulaire de paramétrage d'un chapitre, vous disposez d'un dossier "Résumé" vous permettant d'apporter un descriptif du chapitre : Objectif de ce chapitre - Son rôle dans le référentiel - Son application dans l'entreprise - ...
- Explications de la question : Lors du paramétrage d'une question, vous disposez d'une zone de saisie libre vous permettant d'apporter des explications sur la question afin d'éviter toute interprétation erronée de la part des auditeurs.
- Aide à la notation : Ce paramétrage est réalisable question par question. Pour chaque note ou intervalle de notes possibles pour la question, l'aide à la notation vous permet d'indiquer les préconisations. Par exemple, mettre la note "0" si "La procédure n'existe pas dans l'entreprise". Cette aide est accessible dans l'arborescence des données du questionnaire sous la question.
- Modèles d'actions : Vous avez la possiblité de modéliser des actions qui seront rattachées aux différentes questions de votre questionnaire. Ces actions seront alors disponibles pour les auditeurs qui pourront soit les reprendre en l'état soit s'en inspirer dans l'élaboration du plan d'actions lié à l'audit.
- Paramétrage - Initialisation - Planification de l'audit
Une fois le questionnaire d'audit renseigné, vous pourrez alors créer vos audits, les planifier et paramétrer les informations connexes. Le paramétrage et le suivi des audits se fait dans le dossier "Audits". Utilisez le bouton droit de la souris dans la liste des audits pour créer ou modifier les formulaires d'identification des audits. Pour plus de détails sur le formulaire de paramétrage d'un audit, consultez le chapitre "Description des principaux écrans de QALITEL audit".
Il est intéressant de noter que lorsque vous débuterez votre audit, le questionnaire d'audit sera dupliqué et rattaché directement à votre audit. Vous aurez alors la possibilité d'intervenir sur le questionnaire pour l'adapter ou le personnaliser aux besoins propres de l'audit. Ces modifications n'influeront pas le questionnaire d'origine et seront uniquement applicables à l'audit.
Vous pourrez également pour chaque audit définir des dates de prévision ce qui vous permettra, via le bouton "Planning" de visualiser la planification de l'ensemble de vos audits.
Vous avez également la possibilité de définir différents paramétrages connexes à votre audit tels que :
- Liste des auditeurs - audités - observateurs
Il est nécessaire d'identifier pour chaque audit, les auditeurs, les audités et les observateurs qui interviendront. Pour paramétrer ces différentes listes, cliquez sur l'entête "Auditeur" par exemple, et sélectionnez l'option "Nouveau" disponible par le bouton droit de la souris. Vous pouvez également intégrer un modèle de liste de destinataires. Reportez-vous au chapitre "Comment gagner du temps avec QALITEL audit - Utilisation des modèles de diffusion" pour de plus amples détails.
- Documents
De manière à renseigner au mieux votre audit et de disposer immédiatement de tous les éléments intervenant dans son élaboration et son suivi, vous avez la possibilité d'associer des documents (fiches techniques - rapports - compte rendu de réunion - Courriers envoyés au interlocuteurs - procédure de référence - compte rendu d'audit - fiche de préparation...). Vous n'avez aucune contrainte quant au nombre de documents pouvant être associés ni à leur format. Ces documents sont alors consultables en cliquant simplement dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant l'option "Ouvrir".
- Mots Clés
De multiples informations peuvent être renseignées dans le formulaire de saisie de l'audit. Toutefois, vous pouvez ressentir le besoin de gérer d'autres données non prévues en standard mais qui ont une importance certaine dans votre système. Cette notion de mots clés que vous affectez à votre audit vous permet ainsi de spécifier des informations complémentaires. Chaque audit peut disposer d'un nombre non limité de mots clés sur lesquels vous pourrez, à partir de la liste des audits, réaliser des filtres pour retrouver tous les audits disposant du ou des mots clés que vous avez spécifié.
- Coûts
L'évaluation financière de tous les audits réalisés est nécessaire pour l'élaboration de vos tableaux de bord et la prise de décisions. QALITEL audit vous autorise à renseigner des coûts pour chacune des actions mises en oeuvre. Toutefois, dans certains cas, il est possible de ne pas vouloir ou pouvoir définir certains coûts dans les actions paramétrées dans le plan d'actions associé. QALITEL audit vous autorise donc le renseignement de coûts forfaitaires directement au niveau du plan. Cliquez pour cela sur l'entête "Coûts" présent dans l'arborescence "Données de l'audit" et choisissez le sous menu "Nouveau". Vous pourrez alors, pour chacun de vos audits, définir des libellés de coûts et leur affecter une valeur.
- Ouverture de l'audit
Pour renseigner les questions liées à votre audit, vous devez l'ouvrir. Cette phase correspond à la réalisation de l'audit par l'auditeur. La date de début de réalisation sera alors automatiquement paramétrée.
L'ouverture de l'audit se fait en cliquant sur l'audit avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant l'option "Ouvrir cet audit". Un environnement dédié au renseignement des questions vous est alors proposé.
- Renseignement des questions - Renseignement des résultats de l'audit
L'interface proposée est dédiée à l'auditeur. Elle permet d'affecter une note à chaque question, des commentaires issus de l'audit proprement dit, des propositions d'actions en s'appuyant le cas échéant sur les modèles d'actions paramétrés lors de la création du questionnaire,...
L'auditeur peut à ce niveau agir sur le questionnaire pour paramétrer de nouvelles questions, modifier ou supprimer des questions. Si vous avez le bouton "Formulaire" sélectionné, l'interface vous propose différents écrans selon l'endoit où se trouve la barre de sélection. Par exemple :
- Si vous êtes positionné sur le nom de l'audit dans l'arborescence, l'écran proposera un graphique avec les résultats de l'audit.
- Si vous âvez sélectionné un chapitre, vous visualiserez graphiquement les résultats de ce chapitre
- Si vous êtes positionné sur une question, vous accéderez à l'interface de saisie de la question (affectation de la note et des observations associées, consultation des aides à la notation)
- Si vous êtes positionné sur une action, vous visualiserez un graphique des coûts prévus et réels de l'action
Cette interface vous permet de renseigner les actions à mettre en oeuvre suite à l'audit. Vous pouvez compléter votre plan d'actions dans l'interface du dossier "Audits". Le suivi du plan d'actions ainsi que de l'ensemble des actions du système peut se faire dans le dossier "Actions".
- Clôture de l'audit
Une fois votre audit réalisé, vous pourrez spécifier cette information dans le formulaire de paramétrage de l'audit. Dans ce cas, le plan d'actions associé restera actif et les actions pourront être traitées par les responsables concernés.
Lorsque le plan d'actions est réalisé (dans sa globalité ou partiellement) vous pouvez clôturer votre audit via le dossier "Mesure - Clôture résultat" du formulaire de paramétrage de l'audit. Dans ce cas, votre audit disparaitra de la liste des audits et les actions associées de la liste des actions. Vous pourrez faire afficher à nouveau ces données en cliquant via le bouton droit de la souris sur les listes respectives et en sélectionnant l'option "Tous les audits" ou "Toutes les actions".
- Mesure de l'efficacité de l'audit
Vous avez la possiblité de planifier la mesure de l'efficacité de votre audit. L'écran de saisie est accessible dans le formulaire de paramétrage de l'audit via le dossier "Mesure - Efficacité".
Processus de paramétrage d'une action ou d'une tâche
QALITEL audit vous autorise un paramétrage pointu de toutes les actions ou tâches que vous serez à même de définir. Tout le suivi du Plan d'Actions fera référence aux mêmes écrans dont le synoptique ci-dessus détaille les différentes phases.
- Création d'une action ou d'une tâche
Pour accéder à l'écran de paramétrage des actions ou des tâches, il est nécessaire d'avoir préalablement créé la fiche d'identification de l'audit correspondant. Vous pouvez pour cela vous reporter au chapitre ci-dessus.
Dans l'écran contenant la liste des actions d'un audit (accessible par le libellé " Actions " de l'arborescence des données de l'audit), vous insérez une action ou une tâche en cliquant sur l'entête "Actions" de l'arborescence à l'aide du bouton droit de la souris et en sélectionnant le sous menu "Nouveau".Une tâche ne peut être insérée qu'en se pointant sur une action. En effet, dans l'utilisation du progiciel, on peut décomposer une action en tâches élémentaires. Les tâches sont donc toujours rattachées à une action.
Néanmoins, les caractéristiques paramétrables au niveau des actions ou des tâches sont rigoureusement identiques. Pour cela, nous emploierons de manière générique le terme " Action " pour couvrir à la fois la notion d'action et de tâche.
Dans la définition des actions, vous pourrez renseigner les informations suivantes :
- Désignation du responsable
Dans la mesure où vous souhaitez gérer votre Plan d'Actions comme un projet , il est souhaitable d'associer à chacune des actions créées un responsable de mise en œuvre. C'est cette personne qui sera chargée de réaliser cette action selon les préconisations dictées par le Responsable à l'origine de l'action (celui qui a demandé l'action, identifié dans l'onglet " Origine " du formulaire de paramétrage de l'action).
- Paramétrage des phases prévisionnelles et réelles
Les onglets " Prévision " et " Réalisation " du formulaire de paramétrage de l'action vous permettent de spécifier des informations relatives à la période prévue et réelle de mise en place de l'action ainsi que des coûts prévus et réels de cette mise en place.
A l'issue de la phase de réalisation, il est possible de spécifier un état pour chacune des actions, à savoir si l'action a été réalisée ou bien si elle a été abandonnée. Dans ce dernier cas de figure, l'action est considérée comme finie et la phase de contrôle n'a bien entendu pas lieu d'être renseignée.
- Contrôle de l'action
Dans le cas où l'action a été réalisée, il est nécessaire qu'un Responsable autre que celui qui a mis en place l'action la contrôle. Il convient dans cette étape de s'assurer que ce qui a été fait est bien conforme à ce qui avait été demandé.A l'issue de cette phase, l'action peut être acceptée ou bien refusée.
Dans ce dernier cas, l'action en cours sera clôturée mais automatiquement QALITEL audit vous proposera de créer une action de remplacement. Cette nouvelle action gardera la trace qu'elle est issue d'une action refusée après contrôle mais disposera de nouvelles caractéristiques.
Vous disposez donc d'un seul et même formulaire de paramétrage pour chaque action. Toutes les phases (prévisionnelle et réelle) et informations se rattachant à votre action sont accessibles au travers d'onglets spécifiques.
Le suivi de vos actions se fera tout aussi naturellement en renseignant au fur et à mesure de la vie de vos actions les informations correspondantes placées dans cet écran.
- Mesure de l'efficacité de l'action
Une fois que l'action a été acceptée après contrôle, vous avez la possiblité de planifier la date de mesure de son efficacité. Cette opération sera réalisée par un responsable nommé qui évaluera l'impact dans le temps de l'action.
Si l'action ne s'est pas avérée efficace, une nouvelle action pourra alors être programmée.
Description des dossiers
Cette rubrique présente les différents dossiers de QALITEL audit et leurs principales fonctionnalités.
Dossier "AUDITS"
Ce dossier vous permet d'accéder à la liste globale des audits (planifiés - en cours - clôturés). Le paramétrage de cette liste se fait à l'aide du bouton droit de la souris.
- Liste des audits : Affiche la liste des audits
- Dossiers : De manière à classer vos audits, QALITEL audit vous offre la possiblité de créer des dossiers comme dans l'explorateur de Windows. Le paramétrage de cette arborescence se fait à l'aide du bouton droit de la souris. Vous n'avez aucune limite dans la création de cette arborescence. Quand cette fenêtre est affichée, la liste des audits regroupe alors les audits directement associés à la branche de l'arborescence sur laquelle vous êtes pointé. Pour retrouver la liste exhaustive des audits, il vous suffit alors de cliquer à nouveau sur le bouton "Dossiers" pour effacer la fenêtre de l'arborescence.
- Données du plan : Directement dépendant de la liste des audits, cet écran vous permet de visualiser les informations rattachées à l'audit pointé. L'arborescence proposée regroupe les types d'informations paramétrables (Actions, liste des auditeurs, documents associés, mots clés,...). Comme dans toute l'application, utilisez le bouton droit de la souris pour paramétrer ces informations connexes.
- Descriptif : Affiche une fenêtre descriptive de l'élement sur lequel vous êtes positionné
- Planning des audits : Affiche sur la partie supérieure de l'écran le planning mensuel des audits. Vous disposerez de boutons pour circuler de mois en mois ou d'année en année.
- Statistiques : Ce bouton vous donne accès à la fenêtre de statistiques. Différentes représentations graphiques sont disponibles. Reportez -vous à la rubrique Statistiques pour de plus amples détails sur l'exploitation et le mode opératoire
Dossier "ACTIONS"
Ce dossier regroupe l'ensemble des actions tous audits confondus. Vous y trouverez les fonctionnalités nécessaires au traitement et au suivi de ces actions.
- Liste des actions : Ce fenêtre affiche l'ensemble des actions.
- Planning : Affiche le planning mensuel des actions. Vous pouvez circuler de mois en mois ou d'année en année en utilisant les fonctionnalités de l'interface. Vous pouvez également imprimer ce planning pour traitement ou diffusion.
- Données de l'action : Cette fenêtre vous permet de visualiser sous forme arborescente le détail d'une action (Tâches associées - Documents associés). Le bouton droit vous permet de personnaliser les données affichées.
- Descriptif : Affiche une fenêtre descriptive de l'élement sur lequel vous êtes positionné
- Actions en retard : Cette fonctionnalité vous permet de consulter l'ensemble des actions en retard. Le calcul du retard dépend du paramétrage réalisé dans le menu "Outils - Préférences".
- Statistiques : Ce bouton vous donne accès à la fenêtre de statistiques. Différentes représentations graphiques sont disponibles. Reportez -vous à la rubrique Statistiques pour de plus amples détails sur l'exploitation et le mode opératoire
Dossier "AIDE"
- Aide en ligne : C'est le fichier dans lequel vous vous trouvez et qui explicite l'interface, l'ergonomie, les fonctionnalités et la prise en main de QALITEL audit.
- Astuces du jour : Trucs et Astuces de QALITEL audit. Cet écran peut être affiché systématiquement au démarrage de l'application et vous présente en quelques phrases les principales fonctionnalités ou principes d'ergonomie.
Description des menus déroulants
Cette rubrique présente les différents menus déroulants que vous trouverez dans QALITEL audit. Ces menus vous proposent des fonctionnalités complémentaires à celles disponibles dans les dossiers ou par le bouton droit de la souris.
Menu "FICHIER"
- Imprimer : En fonction de l'écran sur lequel vous vous trouvez, QALITEL audit vous affiche la fenêtre des options d'impression avec les modèles d'impression disponibles. Il ne vous reste alors plus qu'à sélectionner le modèle de votre choix et à lancer l'impression effective.
- Sauvegarde : La base de données de QALITEL audit regroupe l'ensemble des données saisies. C'est la partie sensible de l'application. Il faut donc impérativement la sauvegarder périodiquement pour vous prémunir au maximum de toute perte d'informations. Le processus de sauvegarde vous permet de générer un fichier compressé au format ZIP contenant l'ensemble des fichiers de la base de données de QALITEL audit. Effectuez quotidiennement cette sauvegarde et historisez des jeux de sauvegarde hebdomadaire. Si votre sauvegarde est effectuée par le réseau, assurez que le répertoire où se situe la base de données de QALITEL audit (en standard \SCOQI\FICHIERS\) est bien intégré au processus (Voir rubrique "Sauvegarde des données").
- Récupération : Si vous perdez des fichiers de données pour une quelconque raison, vous pouvez utiliser votre sauvegarde pour restituer votre environnement.
Attention, n'utilisez cette option de récupération que si vous avez des problèmes de pertes d'informations.
En effet, lors d'une récupération, vous écrasez les fichiers présents sur votre disque dur par ceux de votre sauvegarde.
Lors d'une récupération, 2 options vous sont proposées.
La récupération partielle ne copie que les fichiers spécifiques à QALITEL audit. Les fichiers communs (Personnel, sociétés, services,...) ne seront pas copiés. Ce type de récupération est généralement à effectuer si vous disposez de plusieurs modules de la gamme QALITEL.
La récupération totale quant à elle copie l'ensemble des fichiers nécessaires au fonctionnement de QALITEL audit, fichiers spécifiques et fichiers communs (Voir rubrique "Restauration des données").
- Importer : Donne accès à l'assistant d'importation des données (Voir rubrique "Importation de données").
Menu "Edition"
Copier - Couper - Coller : Regroupe les fonctions classiques de Windows
Menu "Divers"
Vous retrouverez dans ce menu l'ensemble des fichiers annexes utilisés dans QALITEL audit. Cet accès direct aux fichiers vous permet de les paramétrer et/ou d'en imprimer le contenu de manière autonome. Toutefois, dans l'utilisation courante de QALITEL audit, si vous avez besoin d'une information, vous pourrez alors la paramétrer en dynamique sans être obligé de revenir dans ce menu.
Menu "Outils"
- Préférences : Cette fenêtre regroupe les paramétrages globaux de QALITEL audit. Reportez-vous au chapitre "Préférences de QALITEL audit" pour obtenir un descriptif complet des paramétrages disponibles.
- Réinitialiser l'environnement : Chaque dossier de QALITEL audit est considéré comme un environnement. Le positionnement des fenêtres dans chaque environnement est sauvegardé dans un fichier .INI stocké dans le répertoire Windows de l'utilisateur. De cette manière, chaque utilisateur de QALITEL audit retrouve son environnement tel qu'il l'a laissé lors de sa dernière consultation. Il se peut parfois que l'écriture de ces données dans le fichier .INI ne se déroule pas correctement. Il en résulte alors des problèmes d'affichage. Pour revenir aux paramétrages par défaut (positionnement par défaut des fenêtres), il vous suffit de sélectionner cette option puis lors du prochain lancement de QALITEL audit, l'environnement par défaut vous sera alors proposé. Le processus d'enregistrement du positionnement des fenêtres dans le fichier .INI reprendra jusqu'à ce que vous décidiez de réinitialiser l'environnement.
Menu "Fenêtres"
Vous visualisez dans ce menu les différentes fenêtres ouvertes. Dans certains cas de figure, cela peut vous permettre de faire passer en premier plan une fenêtre qui serait cachée par d'autres fenêtres.
Menu "?"
- Index : Appel l'aide en ligne de QALITEL audit dans laquelle vous vous trouvez actuellement.
- Visitez SCOQI.COM : Si vous êtes connecté sur Internet, ce sous-menu vous permet d'accéder au site de SCOQI (http://www.scoqi.com). Si vous disposez d'un contrat d'assistance pour QALITEL audit, vous pourrez télécharger les mises à jour du logiciel en accédant à la zone de téléchargement (Rubriques "Services - Téléchargement").
- Lieu d'échange gratuit sur Internet : Cela vous permet d'accéder et de vous abonner au forum de discussion sur QALITEL audit. L'accès à ce forum est gratuit. C'est l'une des facettes de l'assistance technique fournie par SCOQI sur les logiciels QALITEL. Vous trouverez des informations complémentaires sur le support technique en cliquant ici.
- Gamme QALITEL : Cette option appelle une page vous présentant les différents logiciels de la gamme QALITEL. Vous pourrez ainsi découvrir les modules complémentaires à QALITEL audit vous permettant de gérer de manière plus simple et efficace votre système Qualité.
Description des icones de la barre d'outils
Vous trouverez ci-dessous le descriptif des différentes icones présentes dans la barre d'outils de QALITEL audit.
Sauvegarde : Lance le processus de sauvegarde de la base de données de QALITEL audit. Impression : Affiche la fenêtre des options d'impressions vous permettant de sélectionner le fichier modèle servant à votre impression Liste des sociétés Liste du personnel Forum de discussion : SCOQI met gratuitement à votre disposition un forum de discussion vous permettant de poser vos questions sur l'utilisation du logiciel. Ce forum, aucunement censuré, est animé par le service technique de SCOQI et est accessible à l'ensemble des clients. La gamme QALITEL : Vous accédez par cette icone à une page de présentation de l'ensemble des logiciels composant la gamme QALITEL. Ces outils logiciels, tout comme QALITEL audit, vous permettent de gérer de manière simple et efficace les différents aspects de votre système Qualité.
Codification couleur dans QALITEL audit
De manière à rendre plus conviviale et plus intuitive l'utilisation de QALITEL audit, des icones contextuelles changeant de forme et/ou de couleur en fonction de l'état de la donnée ont été utilisées.
Vous trouverez ci-dessous la liste exhaustive des codes couleurs utilisés dans QALITEL audit.
Codes couleurs relatifs aux audits :
Audit non planifié - non réalisé (Toutes les dates sont vides) Audit non réalisé (Date de début de réalisation non renseignée) Audit ouvert (Date de début de réalisation renseignée) Audit réalisé - non clôturé Audit clôturé Codes couleurs relatifs aux actions :
Action non réalisée - Non contrôlée Action réalisée - Non contrôlée Action abandonnée - Non contrôlée Action réalisée - Acceptée après contrôle Action réalisée - Réfusée après contrôle Action réalisée - Mesure de l'efficacité effectuée La codification couleur liée aux tâches est similaire à celle des actions
Icone spécifique pour les tâches Codes couleurs relatifs aux entêtes d'actions et de tâches
Entête d'action ou de tâche avec codification automatique du N° Entête d'action ou de tâche sans codification automatique du N° Entête non défini par défaut Entête par défaut pour les tâches Entête par défaut pour les actions
Description des principaux écrans de QALITEL audit
- Formulaire de paramétrage d'un questionnaire d'audit
Ce formulaire est composé des différents champs de saisie suivants :Dossier "Données" - Bouton "Questionnaire"
- Nom : indiquez sur cette ligne le nom (libellé) de votre questionnaire.
- Catégorie : Les catégories peuvent être utilisées pour identifier le référentiel lié au questionnaire. Cette information vient en complément de la notion de dossier (arborescence) qui permet quant à elle de regrouper les questionnaires par familles par exemple.
- Responsable : Indiquez à ce niveau la personne en charge du questionnaire (généralement le concepteur). Les utilisateurs pourront alors prendre contact avec ce responsable pour l'évolution du questionnaire.
- Date de création
- Date de mise à jour : Cette date vous permet de conserver la date de la dernière modification apportée au questionnaire.
Dossier "Données" - Bouton "Notation"
- Note minimale / Note maximale : C'est à ce niveau que vous allez définir la fourchette de notation qui sera applicable pour le questionnaire. Toutes les questions disposent du même système de notation.
- Notation par démérite : QALITEL audit vous propose un autre système de notation. La notation par démérite vous permet de partir d'un nombre de points initial maximum qui est amputé d'un certain nombre de points en fonction des écarts constatés. Dans le cas de l'utilisation de ce type de notation, vous devez positionner la note minimale à 0 et la note maximale au nombre de points maximum.
- Classe / Note : Le résultat de l'audit est calculé en %. Vous avez à ce niveau la possibilité de définir des tranches. Classe A pour une note supérieure ou égale à 80%, classe B pour une note comprise en 60% et 80%,...
Dossier "Observations"
Vous pouvez apporter dans cette zone de saisie des commentaires sur le questionnaire.
- Formulaire de paramétrage d'un audit
Dossier "Données" - Bouton "Audit"
- Société auditée : Indiquez le nom de la société auditée - Société interne, fournisseur - filliale - ...
- Référentiel : Indiquez à ce niveau le référentiel servant de base à l'audit.
- Responsable : Indiquez à ce niveau le nom du responsable paramétrant l'audit. Le nom du responsable chargé de la réalisation est défini dans le bouton "Planning". Les listes des auditeurs, audités et observateurs pouvant être définies dans l'arborescence des données.
- Date de mise à jour : Indiquez à ce niveau la dernière date de mise à jour de l'audit. En cochant la case "Mise à jour automatique", cette sera automatiquement actualisée dès que vous modifierez l'audit.
- Questionnaire de référence : Sélectionnez parmi la liste des questionnaires disponibles le questionnaire qui sera utilisé pour la réalisation de l'audit. Au moment de la première ouverture de l'audit, le questionnaire de référence est dupliqué dans l'audit. A cet instant, le questionnaire lié à l'audit et le questionnaire de référence deviennent totalement indépendant. Les modifications apportées au questionnaire de référence ne seront pas reportées dans le questionnaire lié à l'audit. Dans le même esprit, vous pourrez en toute liberté personnaliser le questionnaire associé à l'audit sans altérer le questionnaire de référence.
- Code de l'audit : La codification des audits est composée d'un entête et d'un Numéro. L'entête est un chaine de caractères qui constitue le préfixe du code auquel vient s'ajouter le N°. Vous avez la possiblité de définir au niveau des entêtes une codification automatique afin que QALITEL audit vous propose automatiquement, lors de la sélection d'un entête, le N° suivant correspondant.
Dossier "Données" - Bouton "Planning"
- Observations sur la prévision : Cette zone de saisie vous permet de spécifier des commentaires liés à la phase prévisionnelle de l'audit.
- Dates de prévision : Vous pouvez indiquer à ce niveau la période prévue de réalisation de l'audit. Cette période sera visualisable ensuite dans le planning de l'audit (Bouton "Planning des audits" dans le dossier "Audits")
- Nombre de jours : Indiquez à ce niveau la durée de l'audit
- Observations sur la réalisation : Le responsable de l'audit peut spécifier à ce niveau des commentaires sur le déroulement global de l'audit.
- Réalisation : Une fois l'audit réalisé, indiquez le à ce niveau. Une codification couleur spécifique vous indiquera que l'audit a été réalisé. Pour le détail des codifications, reportez vous au chapitre "Codification couleur dans QALITEL audit".
- Responsable : A ce niveau se trouve le nom du responsable chargé de la réalisation de l'audit.
- Dates : Indiquez la période de réalisation de l'audit.
Dossier "Données" - Bouton "Notation"
Vous avez la possibilité de changer le système de notation défini pour le questionnaire à ce niveau. Ces modificaitons ne seront valables que pour l'audit. Pour plus de détails sur les informations présentes dans cet écran, reportez vous au paragraphe précédent "Formulaire de paramétrage d'un questionnaire d'audit"
Dossier "Mesure" - Bouton "Clôture - Résultat"
- Observations sur la clôture : Le responsable de clôture peut saisir dans cette zone de saisie des commentaires.
- Clôture : C'est au niveaude ce champ que vous clôturez l'audit. Attention, par défaut les audits clôturés n'apparaissent pas dans la liste des audits. Vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris dans la liste des audits et sélectionner "Tous les audits".
- Responsable : Indiquez le nom du responsable qui a clôturé l'audit.
- Clôturé le : Date de la clôture de l'audit
Résultat de l'audit : Cette partie de l'écran regroupe les résultats et la classification de l'audit.
Dossier "Efficacité" - Bouton "Efficacité"
- Activer la mesure d'efficacité : Cette case pour permet d'activer le groupe Mesure de l'efficacité et rend les champs de saisie disponibles. La notion de mesure d'efficacité n'est pas obligatoire au niveau de l'audit et peut être réalisée bien après la clôture de l'audit.
- Date prévisionnelle : Cette date vous permet de planifier la mesure de l'efficacité. La date est intégrable dans le tableau d'alarme.
- Responsable : Nom du responsable de la mesure de l'efficacité
- Mesure d'efficacité : Indiquez à ce niveau le résultat obtenu lors de la mesure de l'efficacité de l'audit.
- Formulaire de saisie d'une action
Ce formulaire est constitué de différents champs de saisie dont vous trouverez le descriptif complet ci-dessous :
Bouton "Action"
- Zone de saisie de l'action : La zone de texte libre proposée dans cet onglet vous permet de détailler l'action ou la tâche que vous paramétrez.
- Code de l'action : Cette ligne est renseignée automatiquement par le logiciel. Elle est le résultat de la concaténation de l'en-tête et du numéro de l'action définis sur les 2 lignes suivantes.
Cette ligne n'est pas modifiable et correspond à l'identification réelle de l'action.
- En-tête : Dans la codification de vos actions ou de vos tâches, vous avez la possibilité de définir un entête qui sera le préfixe du code global.
L'en-tête est généralement un libellé qui permet d'identifier une famille ou un type d'actions ou de tâches.
Si un en-tête a été défini "Par défaut" pour les actions ou pour els tâches, alors cette ligne est automatiquement renseignée lorsque vous insérez un nouvel élément.
Si l'en-tête choisi (ou l'en-tête "Par défaut") a été défini avec une codification automatique, alors la ligne "N°" est elle aussi renseignée.
L'en-tête est une valeur facultative. Vous pouvez donc laisser ce champ vide, seule le N° de l'action ou de la tâche est nécessaire à l'identification.
- N° : Cette ligne vous permet d'identifier votre action ou votre tâche avec un N° qui peut être une valeur numérique ou alphanumérique.
L'en-tête étant facultative, vous devez nécessairement renseigner ce champ. La codification des actions et des tâches n'est pas unique. Aussi, le progiciel vous autorise à avoir plusieurs actions ou tâches ayant le même code.
Un message vous préviendra néanmoins que le code est déjà utilisé.
Si un en-tête a été sélectionné et que ce dernier est paramétré avec une codification automatique, alors le N° sera automatiquement renseigné.
Vous avez bien entendu la possibilité de modifier la valeur proposée.
La codification automatique se fait par rapport à un en-tête. QALITEL audit prend, pour l'en-tête spécifié sur la ligne précédente, le numéro le plus élevé des actions et des tâches confondues et l'incrémente de 1. C'est alors ce N° qui est proposé.
- Type : Vous avez la possibilité de spécifier à ce niveau le type de l'action ou de la tâche, à savoir Corrective, préventive,...
- Priorité : Indiquez à ce niveau le priorité de l'action ou de la tâche. La priorité se compose d'un code et d'un libellé. Il vous permet d'indiquer si l'action est urgente, prioritaire,...
- Catégorie : La catégorie peut être utilisée comme famille pour regrouper des actions et / ou des tâches associées ou non aux mêmes audits.
- Responsable : Indiquez sur cette ligne le nom du responsable de la réalisation de l'action. Le contrôle dépendra quant à lui d'une autre personne.
Onglet "Origine"
- Code audit : Vous trouverez sur cette ligne le code complet de l'audit auquel se réfère l'action paramétrée.
Cette information est en consultation et ne peut pas être changée.
- Démandée par : Renseignez à ce niveau le nom du responsable qui a élaboré ou demandé la mise en place de l'action.
Vous pouvez spécifier également la date correspondant à la demande.
- Action associée : Dans le cas où vous paramétrez une tâche, vous visualiserez sur cette ligne le code de l'action à laquelle elle est rattachée.
Onglet "Prévision"
- Zone de texte : La zone de texte présente dans cet onglet vous permet de saisir des informations relatives à la phase prévisionnelle de l'action ou de la tâche. Le responsable chargé de la mise en oeuvre de l'action peut ainsi y saisir des commentaires.
- Dates prévisionnelles : Saisissez les dates prévisionnelles pour l'action ou la tâche (Dates de début et de fin de la période prévisionnelle).
- Méthode de calcul des coûts : En cochant cette case, le calcul des coûts de l'action se fait automatiquement en regroupant l'ensemble des coûts de chacune des tâches associées à l'action. Les valeurs résultantes sont alors affichées dans la partie droite de l'écran "Coûts prévisionnels".
Cette méthode de calcul n'est pas applicable aux tâches puisqu'aucune action ou tâche ne leur est rattachée.
- Coûts prévisionnels : Si cette partie de l'écran est grisée, c'est que la case "Méthode de calcul des coûts" a été cochée.
Dans ce cas, les valeurs affichées ne peuvent pas être modifiées et sont le résultat du calcul des coûts des différentes tâches associées à l'action.
Dans le cas où cette zone est accessible, vous avez la possibilité de spécifier le détail des coûts prévisionnels.
- Nb d'heures : Indiquez le nombre d'heures prévues pour la réalisation de l'action ou de la tâche par le responsable.
- Tarif horaire : Spécifiez le tarif horaire du responsable de l'action ou de la tâche. Le bouton avec l'icône placé à gauche du champ vous permet de retourner le coût horaire du responsable défini dans le fichier Personnel.
- Coût MO. : Le coût Main d'Oeuvre est automatiquement calculé en multipliant le nombre d'heures par le tarif horaire du responsable.
Vous pouvez toutefois entrer manuellement une valeur.- Coût Matériel : Renseignez à ce niveau la valeur globale de tous les coûts matériels nécessaires à la réalisation de l'action ou de la tâche.
- Coût Total : Ce champ calcule la somme du coût Main d'Oeuvre et du coup Matériel.
Vous pouvez néanmoins renseigner manuellement un coût total pour l'action ou la tâche considérée.
Onglet "Réalisation"
- Zone de texte : La zone de texte présente dans cet onglet vous permet de saisir des informations relatives à la phase de réalisation de l'action ou de la tâche. Le responsable chargé de la mise en oeuvre de l'action peut ainsi y saisir des commentaires.
- Réalisation : Vous indiquez à ce niveau l'état de l'action ou de la tâche, à savoir si elle est non réalisée, réalisée ou abandonnée.
La spécification d'un état pour l'action ou la tâche aura une incidence sur le code couleur de l'icône associée dans la liste des actions globales ou d'une fiche.
- Dates réelles : Saisissez les dates de réalisation de l'action ou de la tâche (Dates de début et de fin de la période de réalisation).
- Méthode de calcul des coûts : En cochant cette case, le calcul des coûts de l'action se fait automatiquement en regroupant l'ensemble des coûts de chacune des tâches associées à l'action. Les valeurs résultantes sont alors affichées dans la partie droite de l'écran "Coûts réels".
Cette méthode de calcul n'est pas applicable aux tâches puisqu'aucune action ou tâche ne leur est rattachée.
- Coûts réels : Si cette partie de l'écran est grisée, c'est que la case "Méthode de calcul des coûts" a été cochée.
Dans ce cas, les valeurs affichées ne peuvent pas être modifiées et sont le résultat du calcul des coûts des différentes tâches associées à l'action.
Dans le cas où cette zone est accessible, vous avez la possibilité de spécifier le détail des coûts réels.
- Nb d'heures : Indiquez le nombre d'heures qui ont été nécessaires à la réalisation de l'action ou de la tâche par le responsable.
- Tarif horaire : Spécifiez le tarif horaire du responsable de l'action ou de la tâche. Le bouton avec l'icône placé à gauche du champ vous permet de retourner le coût horaire du responsable défini dans le fichier Personnel.
- Coût MO. : Le coût Main d'Oeuvre est automatiquement calculé en multipliant le nombre d'heures par le tarif horaire du responsable.
Vous pouvez toutefois entrer manuellement une valeur.- Coût Matériel : Renseignez à ce niveau la valeur globale de tous les coûts matériels nécessaires à la réalisation de l'action ou de la tâche.
- Coût Total : Ce champ calcule la somme du coût Main d'Oeuvre et du coup Matériel.
Vous pouvez néanmoins renseigner manuellement un coût total pour l'action ou la tâche considérée.
Onglet "Contrôle"
L'onglet de contrôle ne devient actif que lorsque l'action ou la tâche a été soit réalisée, soit abandonnée.
- Zone de texte : Cette zone d'observations vous permet d'apporter des commentaires sur le contrôle de l'action ou de la tâche.
- Validation : Une fois l'action réalisée ou abandonnée, vous pouvez indiquer à ce niveau le résultat du contrôle effectué par un responsable autre que celui qui a réalisé l'action.
Les différents états de validation de l'action peuvent être Non contrôlée, Acceptée après contrôle et Refusée après contrôle.
- Responsable : Renseignez sur cette ligne le nom du resopnsable chargé du contrôle de l'action ou de la tâche.
Vous pouvez indiquer également la date à laquelle ce contrôle a été réalisé.
- Bouton "Action de remplacement" : Ce bouton ne devient actif que lorsque votre action ou votre tâche a été "Refusée après contrôle".
Il vous permet de définir une nouvelle action en remplacement de celle qui est refusée.
Dans l'onglet "Origine" de ce formulaire, vous aurez l'information si une action provient d'une action ou d'une tâche qui a été refusée.
Onglet "Efficacité"
- Zone de texte : Cette zone d'observations vous permet d'apporter les commentaires liés à la mesure de l'efficacité de l'action.
- Date prévisionnelle : Date à laquelle la mesure de l'efficacité devra être réalisée. Généralement, pour pouvoir mesurer efficacement l'efficacité d'une action, il faut laisser passer quelques semaines de manière à pouvoir évaluer un phénomène stabilisé. Cette date de prévision fait l'objet d'un tableau d'alarme.
- Date de réalisation : Date à laquelle la mesure de l'efficacité de l'action a été réalisée.
- Responsable : Indiquez à ce niveau le nom du responsable ayant procédé à la mesure de l'efficacité.
- Formulaire de paramétrage d'une société
Ce formulaire regroupe tous les champs nécessaires à l'identification d'une entreprise. Seul le nom de la société doit être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs.
QALITEL audit vous offre la possibilité de classer vos audits dans une arborescence de dossiers que vous construisez selon vos besoins. Vous n'avez aucune limite dans la création de cette arborescence. L'affichage de l'arborescence des dossiers est disponible après avoir cliqué sur le bouton "Dossiers" présent dans le dossier "Audits".
Dès que vous sélectionnez une branche, les fenêtres situées à droite s'actualisent et notamment la liste des audits qui vous affiche alors les éléments s'y trouvant.Si vous désirez déplacer un audit de branche, il vous suffit de cliquer sur l'audit et de le glisser vers le dossier de destination.De même, si vous désirez réorganiser la structure de votre arborescence, vous pouvez déplacer par simple Glisser-Déposer des branches avec leurs sous niveaux et les audits rattachés vers une branche de destination.Votre paramétrage initial de la structure de l'arborescence ainsi que le placement des audits dans les dossiers peut évoluer à tout instant en quelques clics souris.
Cette fonctionnalité, accessible par le bouton droit de la souris, vous permet de dupliquer des formulaires et les informations en relation.Par exemple, la duplication rapide d'un audit ou d'un questionnaire vous dupliquera intégralement le formulaire de paramétrage. Il ne vous restera alors plus qu'à personnaliser les informations proposées.Pour des éléments de caractéristiques voisines que vous avez à saisir, cette fonctionnalité vous sera très utile et vous permettra de gagner un temps précieux dans le paramétrage de votre système. Cette fonctionnalité est également disponible pour les actions.
Les modèles de diffusion vous permettent de créer des groupes de responsables que vous pourrez utiliser dans le cadre d'un paramétrage rapide des auditeurs, audités ou observateurs d'un audit. L'écran ci-contre vous montre des exemples de groupes de responsables. Pour accéder à la liste des modèles de diffusion, placez le curseur sur l'entête "Auditeurs" ou "Audités" ou "Observateurs" de l'arborescence des "Données de l'audit" puis cliquez sur le bouton droit "Importer un modèle de diffusion". Vous accédez alors à l'écran ci-contre.
Pour créer un nouveau modèle de diffusion, utilisez le bouton "Nouveau" présent sur cet écran. Si vous êtes positionné sur le nom du modèle, le bouton "Nouveau" vous permet d'insérer un nouveau responsable. Vous n'avez aucune limite dans le nombre de modèles pouvant être créés ni dans le nombre de personnes rattachées par modèle.
Pour affecter un modèle de destinataires à la liste des auditeurs par exemple, il vous suffit alors de cliquer sur le bouton "Choisir". Tous les destinataires seront alors importés et visualisables dans l'arborescence "Données de l'audit" sous l'entête "Auditeurs".
Vous pouvez intégrer plusieurs modèles dans la même rubrique "Auditeurs" et réitérant cette manipulation le nombre de fois que nécessaire.
Vous pouvez également accéder au paramétrage des modèles de diffusion par le menu "Divers - Annexes Audits - Modèles de diffusion".
- Affichage des audits ou actions en cours
De manière à alléger l'affichage et ne laisser à l'écran que les informations en cours de traitement, la liste des audits et des actions ne font figurer que les éléments non clôturés. Pour visualiser l'ensemble des éléments et / ou les éléments clôturés, utilisez sur le bouton droit de la souris sur les listes concernées. Vous disposerez alors des sous menus "Audits clôturés" - "Audits non clôturés" - "Tous les audits". Les mêmes sous menus sont également disponibles pour les actions. Ces préfiltres rapides vous permettent de disposer immédiatement des listes d'éléments nécessaires à votre exploitation. Vous pouvez bien entendu ensuite combiner cet affichage avec des requêtes plus détaillées.
Le suivi des actions peut se faire soit au travers des requêtes dans le dossier "Actions" (Liste des actions - Actions en retard) soit via le tableau d'alarme. La finalité de ce dernier est de vous rappeler les actions en retard de réalisation - de contrôle - de mesure d'efficacité en tenant compte du délai spécifié.La définition des paramètres du tableau d'alarme se fait dans le menu "Outils - Préférences".
Le tableau d'alarme vous affiche le nombre d'actions en retard tous responsables confondus. L'apparition du tableau d'alarme se définit soit au niveau des Préférences soit dans le bouton "Alarme".
En fonctionnement automatique, le tableau d'alarme s'iconise en mode "Tray" à côté de l'horloge. Selon le paramétrage que vous avez défini, il s'affichera périodiquement ou uniquement lorsque de nouveaux éléments seront présents.
Vous pouvez également lancer manuellement le tableau d'alarme en accédant au menu "Outils - Tableau d'alarme".Vous trouverez dans l'interface du tableau d'alarme les boutons suivants :
CONSULTER
Ce bouton vous permet d'accéder directement à QALITEL audit dans le dossier "Actions - Actions en retard". Si QALITEL audit est fermé, le tableau d'alarme se charge de l'ouvrir et de vous positionner dans l'écran des actions en retard. Vous pouvez alors consulter la liste exhaustive des actions en retard pour l'ensemble des responsables, l'actualiser ou bien encore l'imprimer.ALARME
Ce bouton vous permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage du tableau d'alarme. Vous retrouvez certains paramétrages dans l'écran des Préférences du menu "Outils".
Vous pouvez ainsi définir la périodicité de scrutation (5, 10, 15, 30 ou 45 minutes ou bien un nombre d'heures ne pouvant excéder 8 heures). Le tableau d'alarme vérifiera selon la périodicité définie les retards des actions et s'actualisera en conséquence.
Si vous cochez la case "Si nouvel événement uniquement" alors le tableau d'alarme vérifiera périodiquement (comme indiqué ci-dessus) les actions en retard mais ne s'affichera que si l'information a changé depuis son dernier affichage.
Enfin, la case "Ouvrir la fenêtre au 1er lancement" vous permet, lorsque vous ouvrez QALITEL audit, d'afficher automatiquement le tableau d'alarme (Environ 1minute après l'ouverture de QALITEL audit).RETOUR
Ce bouton vous permet de revenir sur l'écran principal du tableau d'alarme avec le nombre d'accusés de réception en retard.FERMER
Ce bouton ferme uniquement l'écran du tableau d'alarme mais laisse le tableau d'alarme en mode "Tray" (à côté de l'horloge). Pour le fermer définitivement, vous devez cliquer sur l'icone avec le bouton droit de la souris et faire "Quitter".AIDE
Appel du fichier d'aide où vous êtes actuellement.
L'écran de paramétrage des préférences est accessible par le menu "Outils - Préférences". Vous définissez au niveau de cet écran les paramétrages globaux à l'application qui conditionneront certains comportements de QALITEL audit ou certaines préférences de fonctionnement. Vous trouverez notamment dans cet écran des "Préférences" les options de paramétrages suivantes :Dossier "Options" - DONNEES
La case à cocher Le contrôleur d'action doit être différent du responsable" vous permet de spécifier à QALITEL audit que vous ne souhaitez pas que pour une même action le contrôleur soit la même personne que celle qui réalise l'action...Dossier "Options" - SAUVEGARDE
En raison du caractère sensible des informations stockées par QALITEL audit et de leur importance dans la gestion de vos audits, il est primordial de mettre en place une procédure de sauvegarde régulière et respectée (Voir Chapitre sur la Sauvegarde des données).
Pour cela, QALITEL audit vous offre une fonction de sauvegarde de données qui archive sur le support de votre choix l'ensemble des fichiers utilisés par l'application (Exceptions faites des modèles d'éditions et des documents référencés dans le logiciel (fichiers rattachés aux audits et aux actions)).
L'opération de sauvegarde génère un fichier de sortie compressé comprenant tous les fichiers de la base de données (L'extension .ZIP sera systématiquement associée à votre fichier de sauvegarde pour éviter toute confusion). Le nom du fichier de sauvegarde ainsi que le répertoire et le disque de destination sont quant à eux totalement paramétrables.
Taux de compression
Vous disposez de 3 taux de compression. Plus la compression est élevée, plus la taille du fichier résultant est petite. Toutefois, le temps de compression et de décompression du fichier sera important.
Dans le cas où votre fichier de sauvegarde est volumineux, QALITEL audit gère la sauvegarde multi-volumes sur disquettes.
Fichier
Indiquez à ce niveau le répertoire et le nom du fichier de sauvegarde qui sera généré par QALITEL audit.
Toutes ces informations vous seront systématiquement proposées lors de toute sauvegarde. Il vous sera néanmoins possible de les modifier au moment de la réalisation de votre sauvegarde
Périodicité de la sauvegarde
En raison de l'importance des données saisies dans QALITEL audit, vous pouvez définir une périodicité de sauvegarde de vos données. En cochant la case "Activer le contrôle de la sauvegarde en quittant l'application", un message vous rappelera automatiquement, selon la durée définie, de réaliser votre sauvegarde.
Dossier "Alarme" - TABLEAU D'ALARME
Vous définissez au niveau de cet écran certains paramètres liés à votre tableau d'alarme. D'autres paramétrages sont réalisables directement au niveau du tableau d'alarme par le bouton "Alarme".
Retards
Les retards peuvent être définis par rapport à 3 dates différentes :Réalisation : Nombre de jours après la date de fin de prévision
Contrôle : Nombre de jours après la date de fin de réalisation
Efficacité : Nombre de jours après la date de contrôle
Lancer le tableau d'alarme au démarrage
Si vous cochez cette case, lors de chaque lancement de QALITEL audit (environ une minute après) le tableau d'alarme s'affichera. Le bouton "Consulter" de l'interface du tableau d'alarme vous aménera directement sur la liste des actions en retard et le bouton "Fermer" fermera le tableau d'alarme et le laissera en mode "Tray" (en veille).
Fermer le tableau d'alarme en quittant l'application
La fermeture manuelle du tableau d'alarme vous oblige à cliquer, sur l'icone présente à côté de l'horloge, avec le bouton droit de la souris et à choisir l'option "Quitter". Cette option vous permet de le fermer automatiquement dès que vous quitter QALITEL audit.
QALITEL audit vous permet de réaliser des statistiques par rapport aux audits et aux actions. L'accès à l'écran des statistiques se fait par le bouton "Statistiques" présent dans les dossiers "Audits" et "Actions".
Les écrans des statistiques disposent de la même interface dont vous trouverez le détail ci-dessous :
DOSSIER "Statistiques"
Les 4 boutons "Annuel", "Trimestriel", "Mensuel" et "Hebdomadaire" vous permettent de définir le type de représentation.Requête
Cette liste vous permet de sélectionner des requêtes prédéfinies ou bien de définir de nouvelles requêtes que vous pourrez si vous le désirez enregistrer pour une utilisation ultérieure. Pour de plus amples détails sur le mode opératoire pour la réalisation des requêtes, reportez vous au chapitre "Requête - Mode opératoire".Date
Sélectionnez à ce niveau la date par rapport à laquelle vous désirez que la représentation graphique soit faite. Dans le cas des actions par exemple, les statistiques peuvent être faites par rapport aux dates de prévision, de réalisation, de contrôle ou de mesure d'efficacité.Affichage
Vous pouvez représenter sur un même graphique plusieurs types d'informations. Par exemple, dans le cas des actions, vous pouvez représenter graphiquement sur un même graphique les quantités, les coûts prévus et les coûts réels. Il vous est également possible comme vous pouvez le voir sur la copie d'écran ci-dessus de ne montrer que les coûts prévus.Fonctionnalités liées au bouton droit
SI vous cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le graphique, vous aurez la possiblité soit d'imprimer le graphique soit de l'enregistrer sous forme d'image. Cette image pourra alors être réutilisée dans les applications bureautiques standard.
QALITEL audit vous offre 2 possibilités d'impression distinctes présentées ci-dessous.
IMPRESSION : BOUTON DROIT DE LA SOURIS - SORTIES - IMPRIME LA PAGE
Ce mode d'impression, disponible dans toutes les listes, s'appuie sur un masque d'impression non modifiable. L'impression est générée très rapidement et peut être envoyée directement sur l'imprimante "Imprime la page" ou affichée à l'écran "Aperçu avant impression".
IMPRESSION : ICONE IMPRIMANTE ou BOUTON DROIT DE LA SOURIS - IMPRIMER
Ce mode d'impression s'appuie sur un modèle de document au format .RTF (consultable et modifiable dans Word). QALITEL audit dispose en standard de très nombreux exemples de modèles d'impression .RTF. Vous pourrez à loisir personnaliser les modèles fournis ou créer vos propres modèles d'impression. Comme dans le mode d'impression précédent, vous disposez de la possibilité d'imprimer directement ou d'afficher un aperçu avant impression. Les paragraphes suivants détaillent ce mode d'impression.
- Principes généraux des éditions dans QALITEL audit
Les impressions dans QALITEL audit sont contextuelles, c'est à dire qu'elles dépendent de l'écran où vous vous trouvez dans l'application et des requêtes posées.
Par exemple, si vous êtes placé sur la liste des fiches et que vous avez fait un filtre sur une période, lorsque vous cliquerez sur l'icone "Imprimante" pour lancer votre impression, le contexte sera automatiquement conservé et QALITEL audit vous proposera les différents types d'impression disponibles pour la liste des enlèvements et gardera la requête posée.Le processus d'impression s'intègre donc totalement au fonctionnement de l'application.
Nous allons maintenant suivre le processus d'impression pas à pas puis dans un second temps étudier la façon de personnaliser vos propres modèles d'éditions.
- Processus d'impression pas à pas
Comme cela a été décrit précédemment, avant de lancer une impression, vous devez vous placer sur l'écran contenant les informations désirées puis si besoin, réaliser une requête.
Une fois que vous avez à l'écran la liste exhaustive des informations que vous souhaitez imprimer, il vous suffit alors de cliquer sur l'icone Imprimante ou bien bouton droit "Imprimer".Vous accédez alors à l'écran suivant :
Liste des états : Vous trouvez, dans la partie blanche de l'écran, l'ensemble des états qui ont été définis pour l'écran de QALITEL audit d'où vous venez. Cette liste, comme cela est abordé plus bas, est totalement personnalisable et vous pouvez y paramétrer les états que vous souhaitez.
Type d'impression : QALITEL audit permet 2 types d'impression. L'impression sous forme de Liste ou sous forme de Fiche (Fiche - Fiche sélectionnée) :
Liste : Ce mode d'impression imprime un tableau (Liste de données).
Fiche : Ce mode d'impression vous permet d'imprimer le détail des caractéristiques de l'enregistrement sur lequel vous êtes positionné (formulaire) ou l'ensemble des formulaires si vous imprimez à partir d'une liste.
Par exemple : Si vous êtes placé sur la liste du personnel et que vous imprimez sous forme de Liste, alors vous imprimerez un tableau avec une personne par ligne. Les colonnes du tableau vous apporteront des informations complémentaires sur la personne.
En mode Fiche par contre, vous imprimerez une page par personne avec le détail des caractéristiques de la personne.
Fiche sélectionnée : Ce mode d'impression est disponible quand vous êtes positionné sur une liste. Il vous permet d'imprimer la fiche correspondant à l'élément sur lequel vous êtes pointé. Cela est identique à une impression générée à partir du formulaire de l'élément en question.Observations : Cette zone de commentaires explicite le contenu ou l'utilisation de l'état sur lequel vous êtes positionné dans la liste.
Les différents boutons vous donnent accès aux fonctionnalités suivantes :
Bouton "Ouvrir" : Ce bouton vous permet d'accéder au paramétrage du fichier modèle utilisé pour l'impression de l'état. Les fichiers modèles utilisés pour l'impression dans QALITEL audit sont au format .RTF. En cliquant sur le bouton, MS Word sera lancé et vous permettra alors de modifier à votre convenance le document modèle fourni.
Boutons "Nouveau", "Modifier" et "Supprimer" : Ces fonctionnalités vous permettent de mettre à jour la liste des modèles d'états proposée.
Case "Aperçu avant impression" : En cochant cette case, lorsque vous cliquerez sur le bouton "Imprimer", QALITEL audit ouvrira MS Word et vous affichera l'édition telle qu'elle sera imprimée. Vous pourrez apporter les dernières retouches (redimensionnement de colonnes des tableaux, ajouts de commentaires, mise en forme du texte, ajouts d'images,...) avant de lancer l'impression finale. Toutes ces modifications ne seront prises en compte que pour l'édition en cours et n'altéreront en rien le document modèle vous servant de référence pour l'impression de vos éditions.
Les chapitres suivants vous montreront comment personnaliser les états fournis avec QALITEL audit (ou bien créer vos propres états) de manière à faire correspondre les états fournis en standard avec vos besoins spécifiques.Bouton "Imprimer" : Ce bouton déclenche l'impression directe ou l'affichage de l'aperçu avant impression.
- Création d'un nouveau modèle d'édition
Avant de vous lancer dans la création d'un modèle d'édition, vous devez, comme pour la réalisation d'une impression, vous placer dans l'écran à partir duquel vous souhaiterez imprimer. Cliquez ensuite sur l'icone "Imprimer" pour accéder à l'écran des options d'impression.
Une fois dans l'écran, la méthode la plus simple est de partir d'un modèle existant pour bénéficier de la mise en page (entête, pied de page,…).
Pour cela, nous allons dupliquer un modèle existant. Cliquez sur le bouton "Nouveau". Vous accédez au formulaire de paramétrage suivant :
Cliquez sur le bouton de choix bleu situé à droite du champ "Fichier Etat". Vous accédez alors à la liste de tous les modèles d'impression définis pour QALITEL audit comme vous le montre l'écran suivant :
La méthode la plus simple pour créer un nouveau modèle d'impression est de partir d'un modèle existant et de le dupliquer. Pour cela, positionner le curseur de sélection sur le modèle à dupliquer puis cliquez sur le bouton "Copier le modèle".
L'écran proposé ci-dessus vous demande le nom de votre nouveau modèle d'impression. Une fois le nom renseigné, cliquez sur le bouton "Créer le document" pour lancer la duplication du modèle existant.
Il ne vous reste alors plus qu'à compléter la fiche d'identification de votre modèle d'impression comme le montre l'exemple ci-dessous.
Maintenant que votre modèle a été créé, il ne vous reste plus qu'à le personnaliser en suivant les étapes décrites ci-dessous.
Pour cela, placez-vous sur le libellé de votre modèle puis cliquez sur le bouton "Ouvrir".
Après avoir cliqué sur le bouton "Ouvrir", QALITEL audit vous affiche votre nouveau modèle dans MS Word.
Nous allons maintenant recréer un nouveau tableau avec les colonnes qui nous intéressent.
Supprimez tout d'abord le tableau présent dans la page puis accédez au menu "SCOQI" puis à l'option "QALITEL Edition - Insérer un tableau de champs QALITEL".
L'écran suivant vous est proposé :
La liste de gauche vous propose la liste des champs insérables dans votre document (cette liste dépend de l'écran sur lequel vous étiez positionné dans QALITEL audit - Liste des audits dans notre exemple).
La partie droite contient les champs qui constitueront chacune des colonnes du tableau. Une fois que vous avez sélectionné les différents champs qui vous intéressent, cliquez sur le bouton "Construire".
Il ne vous reste ensuite plus qu'à mettre en forme votre tableau en utilisant par exemple la fonctionnalité de Word - Menu "Tableau - Format automatique de tableau".
Ensuite, enregistrez votre fichier. Celui-ci sera stocké dans le répertoire \SCOQI\FICHIERS\ETATS\SCO_CONF\STANDARD\.Si vous souhaitez ajouter une colonne dans votre tableau ou bien remplacer un champ, il vous suffit de positionner le curseur dans la cellule du tableau (Un champ par cellule) puis d'accéder au menu "SCOQI - QALITEL édition - Insérer un champ QALITEL de type Liste".
Une fois que vous avez finalisé la mise en forme de votre modèle et que vous l'avez enregistré, quittez Word pour revenir dans QALITEL audit.
Vous pouvez ainsi personnaliser à volonté votre modèle d'impression tant sur sa mise en forme que sur son contenu.Si vous imprimez en mode "Fiche" ou "Fiche Sélectionnée" le principe d'impression est identique. La seule différence est que vous devez insérer des champs de type "Fiche" dans votre modèle.
N'hésitez pas à étudier les exemples de modèles d'impression fournis avec QALITEL audit pour découvrir les puissantes fonctionnalités mises à votre disposition dans le cadre de la personnalisation de vos éditions.
Ce module d'import vous permet, à partir d'un fichier au format DBase IV ou ASCII d'importer des données dans QALITEL audit.La liste proposée dans ce premier écran vous permet de visualiser des types de fichiers que vous pouvez importer. En effet, en raison des liaisons entre les fichiers de la base de données de QALITEL audit, il n'est pas possible d'importer n'importe quelle information si l'on souhaite conserver la cohérence de la base.
ATTENTION : Avant de vous lancer dans une opération d'importation, pensez à sauvegarder votre base de données. Il ne vous sera pas possible ensuite de revenir en arrière.L'importation se fait à partir d'un fichier au format DBASE IV ou ASCII.
Ces 2 formats peuvent être obtenus à partir d'Excel. Pour le format ASCII, choisir le format CSV(séparateur ; )
Une fois que vous avez spécifié le type d'informations à importer et le format du fichier, cliquez sur le bouton "Commencer".Vous accédez alors à un écran de paramétrage qui vous permet de définir les paramètres de votre ficher d'import et de faire la correspondance entre les informations contenues dans votre fichier et les champs gérés dans QALITEL audit.
- La case "Convertir OEM" est à cocher s'il y a des caractères accentués dans le fichier d'import
- Pour les fichiers ASCII, il faut définir le séparateur de champ utilisé (le ; pour les fichiers CSV)
- Définir le format de la date
Etape suivante : La partie droite de la fenêtre regroupe la liste des champs de QALITEL audit qu'il est possible d'importer. A gauche sont affichés les champs du fichier d'import.
Cliquez sur le bouton "Premier" pour faire afficher la liste.
Ensuite, le principe est d'effectuer un mappage (correspondance) entre les champs d'imports et ceux de QALITEL audit. Il suffit pour cela de faire glisser le champ d'import choisi sur le champ QALITEL. Le champ d'import est alors affiché dans la colonne située à droite de celle du champ QALITEL.
Si vous vous trompez de ligne, il suffit de refaire glisser votre champ d'import sur un autre champ QALITEL pour "corriger le tir"
Vous pouvez sauvegarder le mappage ce qui vous permet de recommencer plusieurs fois la manipulation d'import pour affiner la correspondance des champs.
Le bouton "Démarrer" vous permet de lancer l'import.
CONSEIL : Avant de procéder à l'import, faites une copie de votre répertoire de données (SCOQI\FICHIERS\). Comme cela, si votre import n'est pas satisfaisant, vous pourrez très rapidement restaurer votre base d'origine et recommencer votre import en affinant les paramétrages.
Sauvegarde des donnéesQALITEL audit vous permet de gérer l'ensemble des informations liées à la gestion de vos audits et tient par conséquent une part capitale dans la gestion de votre système Qualité. Aussi, il est important de réaliser des sauvegardes régulières de l'ensemble de vos fichiers de manière à parer à tout incident informatique.
En effet, nul n'est à l'abri d'une micro-coupure, d'une défaillance du disque dur, d'un plantage Windows, de fichiers effacés par erreur,...
L'option de sauvegarde de QALITEL audit (Dossier "Sécurité - Sauvegarde") vous permet de réaliser une sauvegarde complète de l'ensemble des données utilisées par l'application.
Aussi, pour parer à tout incident, il est indispensable que vous mettiez en place une procédure de sauvegarde de vos données connue et respectée de tous les utilisateurs de QALITEL audit.
Cette procédure peut comprendre par exemple une sauvegarde quotidienne de vos données sur 2 jeux de disquettes distincts. Un archivage hebdomadaire de l'un des jeux sécurisera encore plus votre procédure de sauvegarde.
Dans le cas d'une utilisation très fréquente de QALITEL audit, les sauvegardes peuvent être faites chaque jour sur un jeu de disquettes différents. Ainsi, le travail perdu en cas d'incident ne dépassera pas une journée.Dans tous les cas, il est fondamental d'adopter la procédure de sauvegarde la plus appropriée à l'utilisation faite de QALITEL audit sachant que l'application deviendra très rapidement l'axe essentiel de la gestion de audits internes et fournisseurs.
Cette fonction de récupération des données vous permet de restaurer la base de données de QALITEL audit à partir d'une sauvegarde.
N'utilisez cette fonctionnalité que si vous ne réussissez plus à accéder à vos données habituellement stockées sur votre disque dur ou si vous souhaitez restaurer une base.
En effet, les fichiers présents sur votre disque dur seront écrasés par ceux de votre sauvegarde. C'est donc une fonction à manipuler avec précaution.
- Première étape
La première étape de la récupération vous propose de sauvegarder votre base de données actuelle. Cochez cette case par sécurité ce qui vous permettra de restaurer votre système en cas de problème lors de la récupération.
- Seconde étape
Indiquez sur la ligne fichier (en utilisant le bouton de choix placé à droite du champ), le fichier de sauvegarde devant servir à la récupération (Répertoire et nom du fichier de sauvegarde).
Vous avez la possibilité, lors d'une récupération, de restaurer les fichiers communs (Fichiers Personnel, Sociétés, Service,...).
Quelle que soit la récupération, les fichiers spécifiques à QALITEL audit seront systématiquement restaurés.Cliquez sur le bouton "Terminer" pour lancer la récupération.
L'achat de QALITEL audit vous ouvre droit gratuitement à un environnement de support technique qui répondra à toutes vos interrogations. Ce support technique se compose des services suivants :
Vous accédez alors à une fiche vous permettant de saisir l'objet de votre demande. Dès validation, le service technique de SCOQI est alors prévenu et vous apporte une réponse dans les meilleurs délais. Le N° de ticket qui vous est alors attribué vous permet d'effectuer le suivi et de dialoguer avec les techniciens sur votre problème.
- Forum de discussion : Accessible par Internet, ce forum vous permet d'entrer en relation avec le service technique de SCOQI ainsi qu'avec les autres utilisateurs de QALITEL audit. Pour vous abonner à ce forum, il vous suffit de vous connecter à Internet puis de cliquer sur ce lien. Votre logiciel de NewsGroup (OutLook Express par exemple) s'ouvrira alors en vous proposant de vous abonner aux groupes de discussion de votre choix. Sélectionnez alors dans la liste le ou les forums qui vous intéressent.
- Assistance par Email : Si vous désirez communiquer directement avec un technicien SCOQI, faites alors parvenir un Email à l'adresse suivante : assistance@scoqi.com et décrivant de manière aussi précise que possible l'objet de votre demande.
| L'utilisation
de ce logiciel est soumise à certaines conditions que vous déclarez
accepter à partir du moment ou vous en réalisez l'acquisition
et que vous installez QALITEL audità l'aide du mot de passe confidentiel
qui vous est remis :- CONCESSION DE LICENCE 1°) Version monoposte. Cette version de QALITEL audit (désignée ci-après "LOGICIEL") ne doit être en service que sur un seul ordinateur en toute occasion. 2°) Version Réseau. Dans le cas du réseau, le nombre de postes pouvant accéder à l'application doit respecter les termes de la licence acquise fixés par la facture. Le mot de passe lors de l'installation vous confirme les termes de la licence. Le LOGICIEL est dit "en service" sur un ordinateur lorsqu'il est installé soit de manière temporaire dans la mémoire (par exemple, dans la mémoire vive : RAM), soit dans la mémoire permanente (par exemple, disque dur, disque optique compact (CD ROM) ou tout autre support de mémorisation) de l'ordinateur, étant précisé qu'une copie installée sur un réseau serveur dans le seul et unique but de la distribuer à d'autres ordinateurs, ne sera pas considérée comme une copie en service. - RESTRICTIONS : Vous ne pouvez prêter ou donner en crédit-bail le LOGICIEL, mais vous pouvez céder les droits que vous possédez en vertu du contrat de licence, sous réserve que cette cession soit définitive et à condition de céder toutes copies du LOGICIEL, toutes documentations, et que l'acquéreur s'engage expressément à respecter les clauses et conditions des présentes. Vous ne pouvez en aucun cas reconstituer la logique du programme, décompiler, désassembler totalement ou partiellement ou encore modifier le LOGICIEL. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. - LIMITES DE GARANTIE : SCOQI garantit, sous réserve d'une exploitation dans des conditions normales d'utilisation :a) que le LOGICIEL permettra une utilisation conforme, pour l'essentiel, aux performances définies dans les manuels accompagnant le logiciel, pendant une période de quatre vingt dix (90) jours suivant la date de son acquisition.b) que les supports et matériels de SCOQI fournis avec le LOGICIEL sont exempts de vice de fabrication; cette dernière garantie étant limitée à une année à compter de la date d'acquisition du LOGICIEL. Toute garantie intrinsèque, de quelque nature que ce soit, sera limitée à quatre vingt dix (90) jours pour le logiciel et à une année pour les supports et matériels et ce, sous les mêmes réserves. - RECOURS DU CLIENT : En cas de défectuosité, les obligations de SCOQI se limiteront , au choix de SCOQI, soit a) au remboursement du prix payé, soit b) à la réparation ou au remplacement du LOGICIEL ou du matériel non-conforme à la garantie limitée de SCOQI qui est envoyé à SCOQI accompagné d'une copie du justificatif d'achat du LOGICIEL. Toutefois, la garantie limitée de SCOQI ne sera pas applicable au cas où la défectuosité résulterait d'un accident, d'un abus ou d'une mauvaise utilisation. Tout logiciel de remplacement sera garanti pour la période de la garantie d'origine restant à courir. - EXCLUSION DE TOUTE AUTRE GARANTIE : SCOQI n'assume aucune garantie de quelque nature et à quelque titre que ce soit, explicite ou implicite, en rapport avec le LOGICIEL, les manuels, la documentation l'accompagnant ou tout support ou matériel fourni, et notamment des garanties pour la commercialisation de tous produits en rapport avec le LOGICIEL, ou de l'utilisation du LOGICIEL. - ABSENCE DE RESPONSABILITE : En aucun cas, SCOQI ou ses fournisseurs ne pourront être tenus responsables de tout dommage de quelque nature que ce soit, notamment, perte d'exploitation, perte de données ou toute autre perte financière résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le LOGICIEL et les informations qu'il contient, même si SCOQI a été prévenu de l'éventualité de tels dommages. En tout état de cause, la responsabilité de SCOQI ne pourra en aucun cas excéder le montant effectivement payé pour l'acquisition du LOGICIEL. Afin de déterminer si la limite de responsabilité de SCOQI a été atteinte, il sera tenu compte de l'ensemble des sommes qui auraient éventuellement été réglées par SCOQI à ce titre. Le présent accord est régi par le droit français. Tout litige qui en résulterait sera de la compétence exclusive des tribunaux du siège social de la société SCOQI. - AVERTISSEMENT : Vous êtes responsable de l'intégrité de vos fichiers de données.Votre seule assurance de les conserver consiste à sauvegarder régulièrement vos fichiers sur disque externe ... |
