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Les objectifs de QALITEL conform Principales fonctionnalités de QALITEL conform Installation de l'application Présentation du logiciel Ergonomie des écrans (Convivialité) Prise en main rapide Copies d'écrans (Découverte rapide de QALITEL conform) Requêtes - Mode opératoire Les premiers pas dans QALITEL conform (Organigramme fonctionnel) Schéma global d'utilisation Processus de création d'une fiche Processus de paramétrage d'une action ou d'une tâche Description des dossiers Description des menus déroulants Description des icones de la barre d'outils Codification couleur dans QALITEL conform Description des principaux écrans de QALITEL conform Comment gagner du temps avec QALITEL conform ? (Productivité) Tableau d'alarme des actions Paramétrages généraux - Préférences Statistiques Impressions - Mode opératoire Importation de données externes Sécurité (Sauvegarde - Restauration des données) Aide complémentaire sur les utilitaires intégrés à QALITEL conform Support technique Optimiser les vitesses de fonctionnement des applications sous Windows Licence d'utilisation

Les objectifs de QALITEL conform

Bienvenue parmi les utilisateurs de QALITEL Conform.

Le chapitre "Mesure, Analyse, Amélioration de la ISO 9001 v.2000 décrit l'ensemble des exigences à respecter pour gérer de manière optimale les non-conformités que vous pouvez détecter.
Cette gestion passe notamment par l'identification précise des non-conformités, de leurs causes et de leurs conséquences. De plus, l'entreprise doit adopter les mesures nécessaires pour éviter leur occurrence.
Dans la droite ligne des exigences normatives, QALITEL Conform vous permet de gérer tout le processus relatif aux non-conformités depuis leur découverte jusqu'à leur éradication. La planification des actions, l'évaluation des coûts de Non-Qualité,... sont autant de fonctionnalités que QALITEL Conform met à la disposition de votre action Qualité.

QALITEL Conform a été développé de manière suffisamment ouverte pour s'adapter à tout type d'écarts tels que les réclamations clients, les retours de garantie, les défauts de production,…

 

Principales fonctionnalités de QALITEL conform

QALITEL conform vous permet de gérer l'ensemble des dysfonctionnements de votre entreprise et d'en assurer le suivi au travers des plans d'actions. Vous trouverez ci-dessous le descriptif de ses principales fonctionnalités :

• Création de fiches d'identification des non-conformités - dysfonctionnements ...
• Paramétrage des plans d'actions
• Suivi des actions (Réalisation - Contrôle - Mesure de l'efficacité)
• Gestion des coûts
• Statistiques sur les actions et sur les fiches
• Recherche multi-critères sur l'ensemble des informations saises
• Gestion des retards
• ...

 

Installation de l'application

Pour des soucis de facilité de maintenance, il est préférable, pour une version multi-utilisateurs, de placer les fichiers programmes et la base de données sur un disque réseau partagé et accessible par tous les utilisateurs. La délocalisation des fichiers programmes sur les disques durs locaux est à éviter sauf pour une utilisation monoposte du logiciel.

Si, par exemple, vous avez installé QALITEL conform sur le disque Q de votre serveur, les répertoires suivants ont été créés :

• Q:\SCOQI\SCO_CONF\ : Fichiers programmes
• Q:\SCOQI\SCO_CONF\AIDE\ : Fichier d'aide de QALITEL conform
• Q:\SCOQI\FICHIERS\ : Base de données (fichiers d'extension .TPS)
• Q:\SCOQI\FICHIERS\ETATS\SCO_CONF\STANDARD\ : Modèles de fichiers d'édition (Extension .RTF)

Le paramétrage des différents répertoires (Programmes et base de données) peut se faire directement dans l'icone de lancement de l'application (Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icone de l'application puis sélectionnez " Propriétés ". La ligne " Cible " indique le répertoire des programmes avec le nom du fichier programme. La ligne " Démarrer dans" spécifie le répertoire de la base de données).

Dans notre exemple, le paramétrage de l'icone de lancement serait le suivant :

• Ligne "Cible" : Q:\SCOQI\SCO_CONF\QCONFORM.EXE
• Ligne "Démarrer dans" : Q:\SCOQI\FICHIERS\

 

Présentation du logiciel

QALITEL conform s'appuie sur une interface simple et ergonomique assurant ainsi une prise en main rapide du logiciel. Elle se décline en 5 parties principales :

1. Bandeau contenant les dossiers (partie gauche extérieure)
2. Liste des dossiers
   
3. Menus déroulants
4. Barre d'icones
5. Listes d'informations (Partie centrale)

1. Bandeau des dossiers
   Les dossiers sont classés thématiquement (ex. : "Fiches" - "Actions"- "Aide"). Il suffit de cliquer sur l'entête du dossier pour visualiser l'ensemble des options disponibles.
   Les options sélectionnées (en cours d'utilisation) sont entourées d'un cadre blanc et le libellé est en jaune.
   
   
2. Liste des dossiers
   Vous avez la possiblité de structurer une arborescence de dossiers sans aucune limitation qui vous permettra de classer vos fiches. La fonctionnalité de Glisser - Déposer (Drag & Drop) est disponible et vous permet facilement de réorganiser votre arborescence soit en déplaçant des dossiers complets avec leurs sous dossiers et les fiches qu'ils contiennent soit en déplaçant uniquement une fiche.
   
   
3. Menus déroulants
   Les menus déroulants proposés vous permettent d'accéder à des fonctionnalités spécifiques (Listes des fichiers annexes, Définition des préférences de fonctionnement, Réinitialisation de l'environnement,...).
   
   
4. Barre d'icones
   Elle regroupe quelques fonctionnalités globales. Vous disposerez notamment dans la barre d'outils des boutons "Sauvegarde", "Imprimer"... Les menus déroulants proposés vous permettent d'accéder à des fonctionnalités spécifiques (Tableau d'alarme, Listes des fichiers annexes, Paramétrage des fonctionnalités utilisateurs, Définition des préférences de fonctionnement,...).
   
   
5. Liste d'informations
   C'est la partie centrale du l'interface. Elle regroupe des listes d'informations différentes selon les options sélectionnées dans le bandeau des dossiers. Vous disposez à partir de ces listes des fonctionnalités liées au bouton droit de la souris. Ces écrans s'actualisent automatiquement en fonction de l'élément sur lequel vous êtes pointé.
   
   

Cette organisation de l'interface vous permet de disposer de manière conviviale d'un maximum d'informations et de toutes les fonctionnalités en un nombre minimal de clics souris.

 

Ergonomie des écrans (Convivialité)

• Tri des colonnes des listes

  Tout comme dans l'explorateur de Windows, vous pouvez cliquer sur les entêtes de colonnes pour classer par ordre alphabétique les données qui s'y trouvent.
  Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'entête de la colonne, vous disposez en plus de la possibilitéde trier selon l'ordre de saisie des données.

  Vous pouvez également déplacer les colonnes (en cliquant sur l'entête et en faisant glisser la colonne) et les redimensionner en largeur.

  Tous ces paramétrages sont conservés et seront repris par défaut lors du prochain lancement de l'application.
  
  

• Fonctionnalités du bouton droit de la souris

  Afin de disposer de la meilleure ergonomie et d'un maximum de fonctionnalités rapidement, le bouton droit de la souris est pleinement exploité dans QALITEL conform.

  N'hésitez donc pas à cliquer sur le bouton droit lorsque vous êtes positionné sur les différentes listes de l'application. Les fonctionnalités contextuelles vous seront alors proposées. Vous trouverez ci-dessous une description des principales fonctions que vous serez à même de rencontrer.

  COMPTER : Une fenêtre s'affiche en vous indiquant le nombre d'éléments trouvés. Ce comptage prend bien entendu en compte une éventuelle requête que vous auriez préalablement posé.

  IMPRIMER : Vous accédez à l'écran des options d'impression à partir duquel vous pourrez sélectionner le modèle à utiliser pour la réalisation de votre impression. Tous les modèles d'impression fournis en standard sont entièrement paramétrables et vous pouvez tout aussi librement créer vos propres modèles ou bien reprendre vos documents (Format MSWord) existants. Pour plus de détails, voir la rubrique Impression - Mode opératoire.

  REQUETE : Cette option vous donne accès à l'assistant de requêtes. Pour découvrir les multiples possibilités de cet assistant, reportez-vous à la rubrique "Requêtes - Mode opératoire".

  Nouveau / Modifier / Supprimer : Ces options vous permettent d'ajouter un nouvel enregistrement à la liste, de modifier l'élément pointé ou bien de le supprimer. Un formulaire de paramétrage vous sera alors proposé.

  AIDE : Donne accès à ce fichier d'aide.

  AJUSTER EN LARGEUR : Dimensionne la largeur des colonnes en fonction de la taille du libellé le plus long

  FILTRE : Vous pouvez à ce niveau poser des filtres prédéfinis. Le sous-menu "Filtrer" vous donne accès à un formulaire vous permettant notamment d'effectuer une recherche sur une partie du libellé

  FORMAT : Cela vous permet d'enrichir la présentation des colonnes (Changement du libellé de l'entête, couleur du texte ou du fond de la colonne,...)

  PROPRIETES : Vous accédez à un écran vous permettant notamment d'ajouter des colonnes dans la liste, de les intervertir, de centrer le texte dans la colonne,...

  DEFAUT : Restitue les paramétrages initiaux de la liste

  SORTIES : Vous pouvez à ce niveau exporter l'ensemble des informations contenues dans les différentes colonnes de la liste au format ASCII ou HTML. Vous pouvez également imprimer les informations avec un outil d'impression intégré vous fournissant un autre type d'impression que l'éditeur d'états de QALITEL. Vous avez également la possibilité d'afficher un graphique interprétant les données de la colonne sur laquelle vous êtes positionné.

• Localisateur -Recherche plein texte

Le Localisateur : Cela vous permet de vous pointer rapidement sur un élément de la liste. Cliquez tout d'abord sur l'entête de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer cette localisation. Ensuite, tapez au clavier les premières lettres de votre recherche. Votre saisie apparaît à droite du libellé "Localiser".
La barre de sélection se positionne alors sur l'enregistrement le plus près de votre saisie. Pour supprimer les caractères tapés, il vous suffit de cliquer une fois sur la flèche Haut ou Bas.

La recherche plein texte : Cette fonctionnalité vous permet, en entrant une chaîne de caractères dans la zone de saisie, de retrouver tous les enregistrements pour lesquelles votre chaîne de caractères a été paramétrée. Lancez la recherche en cliquant sur le bouton "Chercher". Pour revenir à la liste complète des données, cliquez sur le bouton "Effacer".
La recherche s'effectue sur l'ensemble des champs de saisie relatifs aux données considérées. A titre d'exemple, cette recherche effectuée sur la liste des fiches se fera en scrutant l'ensemble des champs de saisie du formulaire de paramétrage des fiches.

• Personnalisation de l'interface

  QALITEL conform vous permet de personnaliser votre environnement de travail en définissant les écrans que vous souhaitez afficher. Votre environnement est automatiquement conservé en mémoire et proposé lors du prochain lancement de l'application.
  Si vous désirez revenir aux paramétrages par défaut, il vous suffit de supprimer le fichier QCONFORM.INI présent dans votre répertoire WINDOWS ou de sélectionner l'option "Outils - Réinitialisation de l'environnement" qui sera prise en compte lors du prochain lancement de l'application.

  Les différents boutons présents dans le dossier "Fiche" vous permettent de personnaliser votre affichage. Les boutons sélectionnés ont leur libellé en jaune et l'icone du bouton est entourée d'un cadre blanc.
  Dans l'écran ci-dessous, vous disposez de l'ensemble des fiches paramétrées dans l'application. En vous positionnant sur une fiche donnée, vous pourrez visualiser dans la fenêtre "Données de la fiche" toutes les informations rattachées directement à la fiche (Actions - Destinataires - Produits - Causes - ...).
  La fenêtre "Descriptif" vous permet alors d'avoir le détail concernant l'élément sur lequel vous êtes positionné et le rappel des informations liées à la fiche.

  

Vous pouvez donc en cliquant sur les différents boutons du dossier "Fiches", définir un environnement de travail.

 

Prise en main rapide

En cliquant sur l'icone ci-dessous, vous accédez à un écran vous présentant l'ergonomie de QALITEL conform. Vous y trouverez des informations relatives aux possibilités de paramétrage de l'environnement de travail, aux fonctionnalités associées aux tables et arborescences,...

 

Copies d'écrans (Découverte rapide de QALITEL conform)

Cliquez sur les images ci-dessous pour les visualiser en plein écran.

Votre gestion des fiches |-->   Toutes les fonctions sont accessibles à partir de cet écran : icônes et fonctions contextuelles.
	Saisie d'une fiche <--| La saisie des informations se fait au travers de listes de choix accessibles par l’icône en bout de champ de saisie, => saisie unique de l’information.
Liste des actions |--> Un écran de synthèse permet de visualiser toutes les actions et les tâches directement rattachées à une fiche de non-conformité
	Gestion des actions <--|   Liste globale de toutes les actions et tâches paramétrées dans le logiciel. La puissance des requêtes vous permet alors de retrouver l'information recherchée pour une prise de décision rapide.
Tableau d'alarme |--> Tableau d'alarme à déclenchement programmable.
	Module statistique <--| Module statiitique paramétrable.
Gestion des actions |--> Gestion des actions sous forme de planning.
	Vos états personnalisés sous winword <--| Génération automatique de vos états imprimés directement sous Word (format .DOC et .RTF) Plusieurs dizaines de modèles d'états sont proposés en standard. Tous les états sont entièrement personnalisables tant sur la forme que sur le fond.

Requêtes - Mode opératoire

L'assistant de requête proposé dans l'application vous permet de réaliser de multiples filtres dans chacune des listes proposées.

Le mode opératoire de l'assistant de requête est le suivant :

1. Après avoir cliqué sur le bouton "Requête", vous accédez à un écran reprenant l'ensemble des requêtes que vous avez pu créer. Vous pouvez en ajouter de nouvelles en utilisant le bouton "Nouveau".
   Le bouton "Choisir" vous permet d'appliquer la requête sur laquelle vous êtes positionné.
2. L'assistant de création vous propose une liste de champs sur lesquels vous pouvez effectuer une requête.
   Le bouton "Manuel" vous permet de paramétrer manuellement une requête en tapant directement les opérateurs sur une ligne de commande.

Après avoir choisi le champ sur lequel vous souhaitez effectuer la requête, cliquez sur le bouton "Suivant". Vous accédez alors à la liste des opérateurs disponibles.
Ensuite, vous accédez à une fenêtre vous permettant de spécifier la valeur à prendre en compte pour la requête.
Trois cas de figure se présentent :

1. Valeur : Tapez directement la valeur dans le champ de saisie
2. Un autre champ : Vous disposez de la liste des champs
3. Expression : Cela vous donne accès à une fenêtre dans laquelle vous trouverez une liste très complète d'expressions pour effectuer des requêtes poussées

Après avoir paramétré votre première ligne de commande, vous pouvez soit exécuter la requête, soit compléter votre requête en renseignant un second critère avec un opérateur logique ET / OU entre les différentes lignes.

L'assistant vous propose, après avoir cliqué sur le bouton "Terminer" de sauvegarder votre requête.

Le bouton "Requête" (avec l'icone d'un balai) vous permet d'effacer les requêtes posées afin de retrouver la liste complète des données.

 

Les premiers pas dans QALITEL conform

Le logigramme proposé ci-contre schématise les premiers pas dans QALITEL conform et vous guide au sein de l'interface en vous faisant découvrir les principales fonctionnalités de l'application. Cliquez sur les différentes parties du logigramme pour en obtenir le détail.   Les parties en grisées ne sont à prendre en compte que lors du premier lancement de QALITEL conform.

• 1er Lancement
  A l'issue de son installation, QALITEL conform a créé un groupe de programmes comprenant différentes icones de lancement dont vous trouverez le descriptif ci-dessous
  
  

  	Cette icone vous permet de lancer l'application administrative QALITEL conform à partir de laquelle vous pourrez procéder au paramétrage complet de vos fiches d'écarts ainsi qu'à leur traitement et à leur exploitation
  	L'aide en ligne dans laquelle vous vous trouvez actuellement peut être appelée directement par l'application ou bien à partir de cette icone de lancement paramétrée dans le groupe de programmes de QALITEL conform Edition PME.
  	Cette icone fait appel à une page de présentation des logiciels de la gamme QALITEL. Pour des informations plus détaillées, connectez vous sur le site de SCOQI : http://www.scoqi.com

  
  
  
  
• Paramétrage de la licence
  Après avoir cliqué sur l'icone de lancement de QALITEL conform, vous accédez automatiquement à un écran où les 4 informations suivantes sont demandées :
  
  • Votre nom
  • Le nom de votre Société
  • Le N° de série du logiciel fourni sur le courrier d'accompagnement
  • Le mot de passe de votre licence utilisateur également fourni sur le courrier d'accompagnement. Ce mot de passe se compose de 10 caractères alphanumériques.
    
    

  Cet écran n'apparaît que lors du premier lancement de l'application. Si vous étendez votre licence utilisateur pour autoriser des accès supplémentaires au progiciel, vous devrez alors retourner dans cet écran pour paramétrer le nouveau mot de passe qui vous sera alors fourni. Vous accédez à cet écran par le menu "Outils - Licence QALITEL conform".

• Renseignement des fichiers de paramétrage
  Maintenant que l'environnement global est paramétré, vous pouvez commencer à prendre en main le logiciel. L'ergonomie globale ainsi que l'interface ont été particulièrement travaillées pour permettre une prise en main rapide. Le même principe de paramétrage des données a été retenu dans toute l'application. Sur les écrans de l'interface de base, il vous faudra simplement utiliser le bouton droit à la place des boutons de la fenêtre.

  Pour commencer, il est souhaitable de " s'entraîner " à utiliser le logiciel en paramétrant les différents fichiers utilisés tout au long de l'application. Vous apprendrez ainsi comment " Insérer ", " Modifier " ou " Supprimer " des données et lorsque vous renseignerez vos fiches ou vos actions, vous disposerez d'informations déjà renseignées.
  Il est possible de paramétrer des informations en dynamique, c'est à dire que si vous êtes en train de créer une action et que vous vous apercevez qu'il vous manque un responsable dans le fichier Personnel, vous avez la possibilité de le créer sans devoir ressortir de l'écran où vous vous trouvez. Vous disposez pour cela d'un bouton situé à la droite du champ.

  Le menu " Divers " regroupe tous les fichiers utilisés dans QALITEL conform.

  Commencez par créer des services et des fonctions. Cliquez sur le menu " Divers - Fonction "
  Une liste vide apparaît. Utilisez alors le bouton " Insérer " pour ajouter un nouvel élément (une nouvelle fonction) au sein de cette liste.
  Créez ensuite des personnes dans le fichier Personnel (Menu " Divers - Personnels "). Lorsque vous apercevez dans votre formulaire de saisie un bouton à droite d'un champ, cela vous permet d'accéder directement à la liste correspondante et vous évite notamment une ressaisie de l'information (utilisez le bouton " Choisir " pour récupérer l'élément sur lequel vous êtes pointé). Si vous tapez directement l'information et que celle-ci existe dans la liste, alors QALITEL conform l'accepte. Dans le cas contraire, il vous affiche automatiquement la liste afin que vous puissiez paramétrer le nouvel élément ou en choisir un dans la liste.

  Vous pouvez continuer à renseigner les différents fichiers. Le principe de création, modification et suppression est le même dans tous les écrans.
  

• Création d'une fiche
  Pour créer une fiche, vous devez avoir dans le dossier "Fiches" l'option "Liste des fiches" sélectionnée. Les options sélectionnées ont leur libellé en jaune et l'icone entourée d'un cadre blanc. Il vous suffit alors de cliquer dans la partie supérieure blanche avec le bouton droit de la souris et de sélectionner "Nouveau" dans le menu contextuel affiché.
  
  Le formulaire de saisie de la fiche s'affiche, vous permettant ainsi de saisir les caractéristiques principales de votre fiche. La validation du formulaire se fait en cliquant sur le bouton "OK".
  
  La fiche créée apparait alors dans la partie de l'écran regroupant la liste des fiches.
  
  
• Paramétrage des actions et des tâches associées à une fiche
  La création des actions et des tâches d'une fiche se fait à partir de la liste des fiches en sélectionnant l'option "Données de la Fiche".
  Une fenêtre s'affiche alors en dessous de la liste des fiches regroupant une arborescence des différents éléments caractérisant une fiche. Vous trouverez notamment dans cette arborescence les actions, la liste de diffusion de la fiche, la liste des produits concernés,...
  
  Pour insérer une action, il vous suffit alors de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le libellé "Action" et de sélectionner l'option 'Nouveau" du menu déroulant. Une fenêtre de paramétrage est affichée vous permettant de paramétrer toutes les caractéristiques de votre action. Validez le formulaire de saisie en cliquant sur le bouton "OK".
  
  La création d'une tâche rattachée à une action se fait tout aussi simplement en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'action concernée. Le formulaire correspondant vous est alors proposé.
  
  Le suivi de toutes les actions définies pour l'ensemble des fiches se fait via le dossier "Actions". Vous pouvez à ce niveau, comme cela est détaillé ultérieurement dans cette aide en ligne, modifier les caractéristiques des actions et accéder à leur planning.
  
  
• Comment obtenir de l'aide ?
  De manière à vous faciliter la prise en main et vous permettre d'exploiter au mieux et le plus rapidement possible l'ensemble des possiblités du logiciel, tout un environnement d'aides est à votre disposition :
  
  
  • Aide en ligne
    C'est le fichier que vous êtes en train de lire. Il vous aidera dans la découverte et la prise en main du logiciel et de la majorité de ses fonctionnalités. Des copies d'écran et les descriptifs détaillés des principaux processus permettront de répondre à la grande majorité de vos questions.
    
    
  • Aide rapide
    En cliquant sur l'icone présente dans l'écran principal (symbolisant une main dans un cercle bleu), un écran vous est proposé regroupant des informations concrètes sur l'ergonomie du logiciel et de son interface.
    
    
  • Astuce du jour
    Quelques conseils pertinents pour mieux utiliser le logiciel. Cet écran s'ouvre initialement au démarrage de l'application et peut être consulté à tout moment en cliquant sur l'icone "Astuce du jour" du dossier "Aide".
    
    
  • Forum de discussion
    Chaque logiciel de la gamme QALITEL dispose de son propre forum de discussion auquel vous avez accès librement. Cliquez sur ce lien pour vous y abonner. Vous pourrez ainsi poser vos questions auxquelles d'autres utilisateurs QALITEL et/ou le service technique de SCOQI y répondront.
    
    
  • Assistance technique (sous réserve d'avoir souscrit un contrat d'assistance) : Si vous désirez entrer immédiatement en relation avec un technicien SCOQI, vous pouvez soit téléphoner à l'assistance téléphonique au 33 (0)2 35 22 46 92 soit envoyer un Email à l'adresse assistance@scoqi.com en posant de manière la plus détaillée possible votre question.
    
    
  • Journée de formation : Les formations sont réalisées par des ingénieurs Qualité SCOQI maîtrisant parfaitement les logiciels QALITEL et leur intégration dans les systèmes Qualité. Ces formations peuvent au choix être réalisées dans vos locaux (formation INTRA) ou dans nos locaux (formation INTER). Pour plus de détail, contactez notre service Formation au 33 (0)2 35 22 46 92 (Resp. Formation : Mme Florence MARTIN).
    
    
    
• Et après ....
  Ce rapide tour d'horizon vous a permis d'initialiser QALITEL conform et de maîtriser le renseignement de données au sein des différents écrans. Une fois que le principe de la création, modification et suppression des informations est acquis, vous évoluerez très facilement au sein du logiciel. Il ne vous restera alors plus qu'à découvrir chacune des fonctionnalités. N'hésitez pas à user voire abuser du bouton droit de la souris. De nombreuses fonctionnalités y sont localisées qui vous permettront d'une part de mieux exploiter le logiciel et d'autre part de bénéficier pleinement des fonctionnalités mises à disposition pour gagner du temps et optimiser votre travail.

 

Schéma Global d'Utilisation

Ce schéma montre l'intégration de QALITEL conform dans le processus de découverte, d'identification et de traitement de vos écarts.

• Découverte de l'écart
  La découverte de l'écart par rapport à un référentiel ou à un document peut se faire en interne ou en externe.
  
  
• Paramétrage de la fiche
  Une fois l'écart découvert, il convient de renseigner une fiche au sein de QALITEL conform afin d'enregistrer, d'identifier puis de traiter le problème détecté.
  Chaque écart doit faire l'objet d'une fiche indépendante disposant d'une codification spécifique vous permettant de traiter individuellement tous les écarts.
  
  Le renseignement de la fiche vous permet de spécifier de nombreuses informations qui seront ensuite utiles pour effectuer des recherches ou des comparaisons afin d'évaluer précisément le coût, l'impact et l'occurence de l'écart constaté.
  
  
• Identification des causes et conséquences de l'écart
  L'objectif de QALITEL conform est de vous permettre de traiter plus efficacement l'ensemble de vos écarts afin de diminuer leur occurrence, leur impact financier et l'insatisfaction client (interne ou externe) qu'ils génèrent.
  Pour cela il est essentiel d'identifier les Causes probables de l'écart ainsi que ses Conséquences ou ses Effets. Vous avez ainsi la possibilité de renseigner ces informations lorsque vous paramétrez une fiche.
  Le traitement ultérieur de ces informations pourra vous amener à remettre en cause une instruction de travail, une machine, un fournisseur,… ou bien évaluer le retour sur investissement de l'acquisition d'un nouveau matériel.
  
  
• Décision Qualité
  Après la découverte et l'identification de l'écart, il convient d'obtenir la décision Qualité spécifiant la conduite qu'il convient de tenir vis à vis du problème.
  En effet, c'est à ce niveau qu'il sera décidé de mettre en œuvre un Plan d'actions, de contacter le Client ou le Fournisseur, d'accepter en l'état ou de rebuter le produit concerné,…
  
  Cette étape revêt dans le processus de traitement d'un écart un aspect primordial qu'il convient de formaliser. Elle déterminera la suite à donnée au problème ou au dysfonctionnement constaté.

Cette décision peut requérir la décision Client / Fournisseur pour déterminer conjointement la suite à donner.

• Décision Client / Fournisseur
  Pour certains écarts, en fonction de leur gravité ou de l'aspect sensible du produit ou service en cause, il convient de définir avec le Client ou le Fournisseur la suite à donner.
  Selon l'importance de cette décision, il est possible de ne pas autoriser la clôture de la fiche pour imposer le renseignement de cette information.
  
  
• Plans d'Actions
  La remise en conformité de l'écart constaté peut passer par la mise en place d'un Plan d'Actions. Il convient alors d'être en mesure d'assurer un suivi précis de chaque Plan d'Actions.
  QALITEL conform vous offre tout l'environnement nécessaire au suivi de toutes les actions ou tâches que vous serez à même de générer, de leur création à leur contrôle final.
  
  
• Décision Client / Fournisseur
  Dans certains cas, la décision Client / Fournisseur intervient à l'issue de la mise en place du Plan d'Actions. Vous avez donc la possibilité de spécifier dans la fiche de l'écart la décision retenue.
  
  
• Clôture de la fiche
  La clôture de la fiche indique la fin du traitement de l'écart. Une fiche peut être clôturée à n'importe quel moment sauf si une décision Client / Fournisseur est requise. Dans ce cas, il est nécessaire de renseigner l'information pour pouvoir clôturer la fiche. Les actions d'une fiche clôturée ne sont plus visibles par défaut dans le dossier "Actions". Reportez vous au chapitre "Comment gagner du temps avec QALITEL conform - Affichage des fiches et actions en cours".
  Il vous est possible de clôturer une fiche et de programmer la mesure de son efficacité pour une date ultérieure. Pour plus de détails, reportez vous à la description du formulaire de paramétrage d'une fiche ( "Description des principaux écrans de QALITEL conform").

 

Processus de création d'une fiche

Mode opératoire : La création d'une fiche se fait en accédant au dossier "Fiche". Un clic droit dans la liste des fiches vous donne accès au menu déroulant. Sélectionnez alors l'option "Nouveau" pour accéder au formulaire de saisie de la fiche. Le détail de ce formulaire est décrit dans le chapitre "Description des principaux écrans de QALITEL conform - Formulaire de saisie d'une fiche".

• Codification de la fiche
  L'identification des fiches est déterminée par leur codification. QALITEL conform autorise pour cela tout type de codification (numérique ou alphanumérique comprenant jusqu'à 80 caractères) vous permettant de conserver votre système actuel.

  QALITEL conform intègre un système de codification souple et puissant se décomposant selon un entête et un numéro.

  Si la codification de vos fiches se compose d'un préfixe identifiant le service, le type d'écart, l'année… vous avez la possibilité de le définir comme entête une fois pour toute. Ainsi, lors de la création de chaque nouvelle fiche composée de cet entête, QALITEL conform vous proposera automatiquement le numéro suivant.

  Si vous définissez un entête " Par défaut ", toute nouvelle fiche créée disposera automatiquement de cet entête et du numéro d'identification suivant.
  Vous avez bien entendu la possibilité de changer les informations proposées à tout instant.

  QALITEL conform s'assure uniquement de l'unicité de la codification des fiches, c'est à dire " Entête + N° de la fiche ".

• Classification de la fiche
  Les fiches peuvent être regroupées au sein de dossiers. Pour visualiser l'arborescence des dossiers, cliquez sur le bouton "Dossiers" présent dans le dossier "Fiche".
  Vous pouvez personnaliser cette arborescence (ajouter des dossiers et sous dossiers sans aucune limite) à l'aide du bouton droit dans l'écran correspondant. Pour insérer une fiche dans un dossier donné, positionnez vous sur ce dossier puis ciquez dans la fenêtre regroupant la liste des fiches avec le bouton droit de la souris puis sélectionnez l'option "Nouveau".
  Votre fiche sera alors placée dans le dossier pointé. Si vous souhaitez déplacer votre fiche vers un autre dossier ou sous dossier, il vous suffit de cliquer sur la fiche et de la glisser en maintenant lebouton gauche de la souris enfoncé vers le dossier de destination.
  

• Découverte de l'écart
  L'élément important à avoir à l'esprit est que toutes les informations paramétrées font l'objet de critères de requêtes et peuvent vous permettre de retrouver à terme des informations importantes pour le pilotage de votre système. Prenez donc le temps d'étudier chaque champ proposé dans le formulaire de saisie pour envisager l'exploitation que vous pourriez en faire.
  
  Une fois la fiche identifiée, il convient de paramétrer les informations relatives à l'écart et notamment à sa découverte.
  Différents champs de saisie vous permettent de spécifier les informations relatives à la personne ayant découvert l'écart. La personne identifiée à ce niveau est celle qui a mis en évidence l'écart. L'identification précise de l'écart détaillée plus loin peut être menée ou non par la même personne.
  

• Origine de l'écart constaté
  Un des éléments important du renseignement d'une fiche est d'être en mesure de spécifier l'origine du problème constaté. Cette information permettra ultérieurement de définir les attitudes à adopter quant au traitement.
  QALITEL conform vous permet ainsi d'identifier la société à l'origine de l'écart ainsi que son statut. En effet, vous définissez dans l'application la liste des sociétés (Clients, Fournisseurs, Filiales,…) en leur affectant un statut. Toutefois, il est possible dans certains cas qu'une société définie habituellement en Fournisseur ait, pour une affaire donnée, le statut de client.
  C'est pour cette raison qu'il vous est possible de paramétrer la statut de la société à l'origine de l'écart.
  
  
• Identification de l'écart
  La personne qui découvre l'écart (Responsable renseigné plus haut) n'a pas obligatoirement les compétences ou l'habilitation pour l'identifier. Cette notion d'identification permet de préciser la nature exacte de l'écart, le référentiel ayant permis de le mettre en évidence, son degré de gravité ainsi que sa catégorie. Cette dernière permet notamment de classifier l'écart en spécifiant. Vous pouvez par exemple renseigner des catégories " Récurrent " et " Non récurrent " qui vous permettront ensuite de savoir quels sont les écarts qui ce sont reproduits.
  
  
• Identification des produits / services concernés
  Il est possible d'associer plusieurs produits/services par fiche. Des champs spécifiques vous permettent de saisir des caractéristiques administratives.
  
  
• Décision Qualité
  Cette information peut être renseignée à tout moment et s'adapte donc à votre mode de fonctionnement actuel. En tout état de cause, la décision Qualité permet généralement de formaliser l'attitude à adopter vis à vis de l'écart constaté. Elle peut donc déboucher sur une dérogation, un rejet ou la mise en place d'un Plan d'actions en vue d'une remise en conformité.
  
  
• Décision Client / Fournisseur
  Suite à la décision Qualité, il peut être nécessaire selon la sensibilité du produit ou service concerné et l'importance de l'écart de requérir la décision Client / Fournisseur. Celle-ci peut intervenir soit en préalable de la mise en œuvre d'un Plan d'actions, soit pour valider les actions de remise en conformité adoptées par l'entreprise.
  QALITEL conform vous offre la liberté de renseigner cette information à tout moment.
  
  
• Clôture de la fiche
  La clôture de la fiche intervient généralement à l'issue de la mise en place du plan d'actions. Toutefois, il vous est possible de clôturer la fiche à tout moment même si toutes les actions ou tâches non pas été réalisées ou contrôlées. QALITEL conform vous prévient néanmoins que votre plan d'actions n'est pas totalement finalisé.
  Dans certains cas, la décision Qualité peut obliger à renseigner le champ décision Client / Fournisseur pour autoriser la clôture de la fiche.

  Toutes les étapes que vous venez de parcourir ont repris de manière détaillée toutes les possibilités de paramétrage que vous rencontrez au sein du formulaire de saisie d'une fiche.
  D'autres fonctionnalités connexes à la fiche sont accessibles dans l'arborescence des données de la fiche et vous permettent ainsi de préciser certains points. Au niveau du synoptique proposé plus haut, ces fonctionnalités ont été placées arbitrairement à l'endroit où cela paraissait le plus cohérent. Toutes ces fonctionnalités sont accessibles et paramétrables tant que vous n'avez pas clôturé la fiche.
  
  

  • Paramétrage des mots clés : De multiples informations peuvent être renseignées dans le formulaire de saisie de la fiche. Toutefois, vous pouvez ressentir le besoin de gérer d'autres données non prévues en standard mais qui ont une importance certaine dans votre système. Cette notion de mots clés que vous affectez à votre fiche vous permet ainsi de spécifier des informations complémentaires. Chaque fiche peut disposer d'un nombre non limité de mots clés sur lesquels vous pourrez, à partir de la liste des fiches, réaliser des filtres pour retrouver toutes les fiches disposant du ou des mots clés que vous avez spécifié.
    
    
  • Identification des Causes et Conséquences : Le renseignement des écarts au sein du progiciel est loin d'être la finalité recherchée. Il est avant tout essentiel de mettre en place un système permettant d'identifier les Causes et Effets de chaque écart afin de pouvoir en évaluer notamment l'incidence financière et axer les efforts de l'entreprise sur les problèmes à plus forte valeur ajoutée, par exemple. Cette notion de Cause/Conséquence vous permet ainsi de paramétrer toutes les causes et conséquences identifiées pour chaque écart.
    
    
  • Coûts globaux associés à la fiche : L'évaluation financière de tous les écarts constatés est l'une des finalités du traitement des Non-Conformités. QALITEL conform vous autorise à renseigner des coûts pour chacune des actions entreprises pour la remise en conformité du produit ou service déficient. Toutefois, dans certains cas, il est possible de clôturer une fiche sans mettre en œuvre un plan d'action ou bien de ne pas vouloir ou pouvoir définir les coûts action par action. QALITEL conform vous autorise donc le renseignement de coûts forfaitaires directement au niveau. Cliquez pour cela sur l'entête "Coûts" présent dans l'arborescence "Données de la fiche" et choisissez le sous menu "Nouveau". Vous pourrez alors, pour chacune de vos fiches, définir des libellés de coûts et leur affecter une valeur.
    
    
  • Proposition et suivi du Plan d'Actions : Tant que la fiche n'est pas clôturée, vous avez la possibilité de spécifier des actions ou des tâches à mettre en œuvre pour résorber l'écart constaté. Le chapitre suivant vous détaille le processus de création d'une action ou d'une tâche. L'accès au paramétrage d'un Plan d'Actions pour une fiche donnée se fait directement par le bouton " Actions " placé dans l'écran des listes des fiches. Le suivi de ce Plan d'Actions se fait quant à lui par les différents sous-menus du menu " Actions " de QALITEL conform.
    
    
  • Liste de diffusion de la fiche : Il vous est possible d'associer à une fiche donnée un ensemble de destinataires. L'impression et la diffusion d'un document de synthèse de la fiche (comme proposé dans les modèles d'impression) permettra de faire véhiculer l'information auprès de ces différents destinataires.
    
    
  • Documents associés : De manière à caractériser au mieux la fiche, vous avez la possibilité d'associer des documents. Vous n'avez aucune contrainte quant au nombre de documents pouvant être associés ni à leur format. Vous pourrez par exemple associé le compte rendu de contrôle, les courriers envoyés au client, les plans, la procédure de référence,... Ces documents sont alors consultables en cliquant simplement dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant l'option "Ouvrir".
    
    
  • Les produits / services concernés : Chaque fiche peut faire référence à un ou plusieurs produits. QALITEL conform vous permet donc de les spécifier tous dans cette rubrique et d'indiquer différentes informations telles que la quantité, le coût,.... Pour aller encore plus loin, vous pouvez créer un sous niveau à chaque produit créé pour détailler ce qu'il est advenu du produit lors du traitement de l'écart. Par exemple, un problème portait sur 100 Kg du produit A. A l'issue du traitement, 50 Kg ont été rebutés, 30 Kg accepté en l'état et 20 Kg ont subi un traitement.
    Vous pouvez encore détaillé pour chaque sous produit en lui créant un autre sous niveau. Cette puissance dans le paramétrage vous permet de conserver une traçabilité exacte de ce qui a été fait pour chaque produit ou service concerné par la fiche d'écart.

  
  

Processus de paramétrage d'une action ou d'une tâche

QALITEL conform vous autorise un paramétrage pointu de toutes les actions ou tâches que vous serez à même de définir Tout le suivi du Plan d'Actions fera référence aux mêmes écrans dont le synoptique ci-dessus détaille les différentes phases.

• Création d'une action ou d'une tâche
  Pour accéder à l'écran de paramétrage des actions ou des tâches, il est nécessaire d'avoir préalablement créé la fiche d'identification de la non-conformité correspondante. Vous pouvez pour cela vous reporter au chapitre ci-dessus.
  Dans l'écran contenant la liste des actions d'une fiche (accessible par le libellé " Actions " de l'arborescence des données de la fiche), vous insérez une action ou une tâche en cliquant sur l'entête "Actions" de l'arborescence à l'aide du bouton droit de la souris et en sélectionnant le sous menu "Nouveau".
  
  Une tâche ne peut être insérée qu'en se pointant sur une action. En effet, dans l'utilisation du progiciel, on peut décomposer une action en tâches élémentaires. Les tâches sont donc toujours rattachées à une action.

  Néanmoins, les caractéristiques paramétrables au niveau des actions ou des tâches sont rigoureusement identiques. Pour cela, nous emploierons de manière générique le terme " Action " pour couvrir à la fois la notion d'action et de tâche.

  Dans la définition des actions, vous pourrez renseigner les informations suivantes :
  
  

• Désignation du responsable
  Dans la mesure où vous souhaitez gérer votre Plan d'Actions comme un projet , il est souhaitable d'associer à chacune des actions créées un responsable de mise en œuvre. C'est cette personne qui sera chargée de réaliser cette action selon les préconisations dictées par le Responsable à l'origine de l'action (celui qui a demandé l'action, identifié dans l'onglet " Origine " du formulaire de paramétrage de l'action).
  
  
  
• Paramétrage des phases prévisionnelles et réelles
  Les onglets " Prévision " et " Réalisation " du formulaire de paramétrage de l'action vous permettent de spécifier des informations relatives à la période prévue et réelle de mise en place de l'action ainsi que des coûts prévus et réels de cette mise en place.
  
  A l'issue de la phase de réalisation, il est possible de spécifier un état pour chacune des actions, à savoir si l'action a été réalisée ou bien si elle a été abandonnée. Dans ce dernier cas de figure, l'action est considérée comme finie et la phase de contrôle n'a bien entendu pas lieu d'être renseignée.
  
  
• Contrôle de l'action
  Dans le cas où l'action a été réalisée, il est nécessaire qu'un Responsable autre que celui qui a mis en place l'action la contrôle. Il convient dans cette étape de s'assurer que ce qui a été fait est bien conforme à ce qui avait été demandé.

  A l'issue de cette phase, l'action peut être acceptée ou bien refusée.

  Dans ce dernier cas, l'action en cours sera clôturée mais automatiquement QALITEL conform vous proposera de créer une action de remplacement. Cette nouvelle action gardera la trace qu'elle est issue d'une action refusée après contrôle mais disposera de nouvelles caractéristiques.

  
  Vous disposez donc d'un seul et même formulaire de paramétrage pour chaque action. Toutes les phases (prévisionnelle et réelle) et informations se rattachant à votre action sont accessibles au travers d'onglets spécifiques.
  Le suivi de vos actions se fera tout aussi naturellement en renseignant au fur et à mesure de la vie de vos actions les informations correspondantes placées dans cet écran.

• Mesure de l'efficacité de l'action
  Une fois que l'action a été acceptée après contrôle, vous avez la possiblité de planifier la date de mesure de son efficacité. Cette opération sera réalisée par un responsable nommé qui évaluera l'impact dans le temps de l'action.
  Si l'action ne s'est pas avérée efficace, une nouvelle action pourra alors être programmée.

 

Description des dossiers

Cette rubrique présente les différents dossiers de QALITEL conform et leurs principales fonctionnalités.

Dossier "FICHES"

Ce dossier vous permet d'accéder à la liste globale des fiches. Le paramétrage de cette liste se fait à l'aide du bouton droit de la souris.

• Liste des fiches : Affiche la liste des fiches
  
  
• Dossiers : De manière à classer vos fiches, QALITEL conform vous offre la possiblité de créer des dossiers comme dans l'explorateur de Windows. Le paramétrage de cette arborescence se fait à l'aide du bouton droit de la souris. Vous n'avez aucune limite dans la création de cette arborescence. Quand cette fenêtre est affichée, la liste des fiches regroupe alors les fiches directement associées à la branche de l'arborescence sur laquelle vous êtes pointé. Pour retrouver la liste exhaustive des fiches, il vous suffit alors de cliquer à nouveau sur le bouton "Dossiers" pour effacer la fenêtre de l'arborescence.
  
  
• Données de la fiche : Directement dépendant de la liste des fiches, cet écran vous permet de visualiser les informations rattachées à la fiche pointée. L'arborescence proposée regroupe les types d'informations paramétrables (Actions, liste de diffusion, documents associés, produits,...). Comme dans toute l'application, utilisez le bouton droit de la souris pour paramétrer ces informations connexes.
  
  
• Descriptif : Affiche une fenêtre descriptive de l'élement sur lequel vous êtes positionné
  
  
• Statistiques : Ce bouton vous donne accès à la fenêtre de statistiques. Différentes représentations graphiques sont disponibles. Reportez -vous à la rubrique Statistiques pour de plus amples détails sur l'exploitation et le mode opératoire
  
  

Dossier "ACTIONS"

Ce dossier regroupe l'ensemble des actions toutes fiches confondues. Vous y trouverez les fonctionnalités nécessaires au traitement et au suivi de ces actions.

• Liste des actions : Ce fenêtre affiche l'ensemble des actions.
  
  
• Planning : Affiche le planning mensuel des actions. Vous pouvez circuler de mois en mois ou d'année en année en utilisant les fonctionnalités de l'interface. Vous pouvez également iimprimer ce planning pour traitement ou diffusion.
  
  
• Données de l'action : Cette fenêtre vous permet de visualiser sous forme arborescente le détail d'une action (Tâches associées - Documents associés). Le bouton droit vous permet de personnaliser les données affichées.
  
  
• Descriptif : Affiche une fenêtre descriptive de l'élement sur lequel vous êtes positionné
  
  
• Actions en retard : Cette fonctionnalité vous permet de consulter l'ensemble des actions en retard. Le calcul du retard dépend du paramétrage réalisé dans le menu "Outils - Préférences".
  
  
• Statistiques : Ce bouton vous donne accès à la fenêtre de statistiques. Différentes représentations graphiques sont disponibles. Reportez -vous à la rubrique Statistiques pour de plus amples détails sur l'exploitation et le mode opératoire
  
  

Dossier "AIDE"

• Aide en ligne : C'est le fichier dans lequel vous vous trouvez et qui explicite l'interface, l'ergonomie, les fonctionnalités et la prise en main de QALITEL conform.
  
  
• Astuces du jour : Trucs et Astuces de QALITEL conform. Cet écran peut être affiché systématiquement au démarrage de l'application et vous présente en quelques phrases les principales fonctionnalités ou principes d'ergonomie.

 

Description des menus déroulants

Cette rubrique présente les différents menus déroulants que vous trouverez dans QALITEL conform. Ces menus vous proposent des fonctionnalités complémentaires à celles disponibles dans les dossiers ou par le bouton droit de la souris.

Menu "FICHIER"

• Imprimer : En fonction de l'écran sur lequel vous vous trouvez, QALITEL conform vous affiche la fenêtre des options d'impression avec les modèles d'impression disponibles. Il ne vous reste alors plus qu'à sélectionner le modèle de votre choix et à lancer l'impression effective.
  
  
• Sauvegarde : La base de données de QALITEL conform regroupe l'ensemble des données saisies. C'est la partie sensible de l'application. Il faut donc impérativement la sauvegarder périodiquement pour vous prémunir au maximum de toute perte d'informations. Le processus de sauvegarde vous permet de générer un fichier compressé au format ZIP contenant l'ensemble des fichiers de la base de données de QALITEL conform. Effectuez quotidiennement cette sauvegarde et historisez des jeux de sauvegarde hebdomadaire. Si votre sauvegarde est effectuée par le réseau, assurez que le répertoire où se situe la base de données de QALITEL conform (en standard \SCOQI\FICHIERS\) est bien intégré au processus (Voir rubrique "Sauvegarde des données").
  
  
• Récupération : Si vous perdez des fichiers de données pour une quelconque raison, vous pouvez utiliser votre sauvegarde pour restituer votre environnement.
  Attention, n'utilisez cette option de récupération que si vous avez des problèmes de pertes d'informations.
  En effet, lors d'une récupération, vous écrasez les fichiers présents sur votre disque dur par ceux de votre sauvegarde.
  Lors d'une récupération, 2 options vous sont proposées.
  La récupération partielle ne copie que les fichiers spécifiques à QALITEL conform. Les fichiers communs (Personnel, sociétés, services,...) ne seront pas copiés. Ce type de récupération est généralement à effectuer si vous disposez de plusieurs modules de la gamme QALITEL.
  La récupération totale quant à elle copie l'ensemble des fichiers nécessaires au fonctionnement de QALITEL conform, fichiers spécifiques et fichiers communs (Voir rubrique "Restauration des données").
  
  
• Importer : Donne accès à l'assistant d'importation des données (Voir rubrique "Importation de données").
  
  

Menu "Edition"

Copier - Couper - Coller : Regroupe les fonctions classiques de Windows

Menu "Divers"

Vous retrouverez dans ce menu l'ensemble des fichiers annexes utilisés dans QALITEL conform. Cet accès direct aux fichiers vous permet de les paramétrer et/ou d'en imprimer le contenu de manière autonome. Toutefois, dans l'utilisation courante de QALITEL conform, si vous avez besoin d'une information, vous pourrez alors la paramétrer en dynamique sans être obligé de revenir dans ce menu.

Menu "Outils"

• Préférences : Cette fenêtre regroupe les paramétrages globaux de QALITEL conform. Reportez-vous au chapitre "Préférences de QALITEL conform" pour obtenir un descriptif complet des paramétrages disponibles.
  
  
• Réinitialiser l'environnement : Chaque dossier de QALITEL conform est considéré comme un environnement. Le positionnement des fenêtres dans chaque environnement est sauvegardé dans un fichier .INI stocké dans le répertoire Windows de l'utilisateur. De cette manière, chaque utilisateur de QALITEL conform retrouve son environnement tel qu'il l'a laissé lors de sa dernière consultation. Il se peut parfois que l'écriture de ces données dans le fichier .INI ne se déroule pas correctement. Il en résulte alors des problèmes d'affichage. Pour revenir aux paramétrages par défaut (positionnement par défaut des fenêtres), il vous suffit de sélectionner cette option puis lors du prochain lancement de QALITEL conform, l'environnement par défaut vous sera alors proposé. Le processus d'enregistrement du positionnement des fenêtres dans le fichier .INI reprendra jusqu'à ce que vous décidiez de réinitialiser l'environnement.
  
  

Menu "Fenêtres"

Vous visualisez dans ce menu les différentes fenêtres ouvertes. Dans certains cas de figure, cela peut vous permettre de faire passer en premier plan une fenêtre qui serait cachée par d'autres fenêtres.

Menu "?"

• Index : Appel l'aide en ligne de QALITEL conform dans laquelle vous vous trouvez actuellement.
  
  
• Visitez SCOQI.COM : Si vous êtes connecté sur Internet, ce sous-menu vous permet d'accéder au site de SCOQI (http://www.scoqi.com). Si vous disposez d'un contrat d'assistance pour QALITEL conform, vous pourrez télécharger les mises à jour du logiciel en accédant à la zone de téléchargement (Rubriques "Services - Téléchargement").
  
  
• Lieu d'échange gratuit sur Internet : Cela vous permet d'accéder et de vous abonner au forum de discussion sur QALITEL conform. L'accès à ce forum est gratuit. C'est l'une des facettes de l'assistance technique fournie par SCOQI sur les logiciels QALITEL. Vous trouverez des informations complémentaires sur le support technique en cliquant ici.
  
  
• Gamme QALITEL : Cette option appelle une page vous présentant les différents logiciels de la gamme QALITEL. Vous pourrez ainsi découvrir les modules complémentaires à QALITEL conform vous permettant de gérer de manière plus simple et efficace votre système Qualité.

Description des icones de la barre d'outils

Vous trouverez ci-dessous le descriptif des différentes icones présentes dans la barre d'outils de QALITEL conform.

	Sauvegarde : Lance le processus de sauvegarde de la base de données de QALITEL conform.
	Impression : Affiche la fenêtre des options d'impressions vous permettant de sélectionner le fichier modèle servant à votre impression
	Liste des sociétés
	Liste du personnel
	Forum de discussion : SCOQI met gratuitement à votre disposition un forum de discussion vous permettant de poser vos questions sur l'utilisation du logiciel. Ce forum, aucunement censuré, est animé par le service technique de SCOQI et est accessible à l'ensemble des clients.
	La gamme QALITEL : Vous accédez par cette icone à une page de présentation de l'ensemble des logiciels composant la gamme QALITEL. Ces outils logiciels, tout comme QALITEL conform, vous permettent de gérer de manière simple et efficace les différents aspects de votre système Qualité.

 

Codification couleur dans QALITEL conform

De manière à rendre plus conviviale et plus intuitive l'utilisation de QALITEL conform, des icones contextuelles changeant de forme et/ou de couleur en fonction de l'état de la donnée ont été utilisées.
Vous trouverez ci-dessous la liste exhaustive des codes couleurs utilisés dans QALITEL conform.

Codes couleurs relatifs aux fiches :

	Fiche ouverte
	Fiche en attente d'une décision Client / Fournisseur
	Fiche clôturée

Codes couleurs relatifs aux actions :

	Action non réalisée - Non contrôlée
	Action réalisée - Non contrôlée
	Action abandonnée - Non contrôlée
	Action réalisée - Acceptée après contrôle
	Action réalisée - Réfusée après contrôle
	Action réalisée - Mesure de l'efficacité effectuée

La codification couleur liée aux tâches est similaire à celle des actions

Icone spécifique pour les tâches

Codes couleurs relatifs aux entêtes d'actions et de tâches

	Entête d'action ou de tâche avec codification automatique du N°
	Entête d'action ou de tâche sans codification automatique du N°
Libellé Noir	Entête non défini par défaut
Libellé Bleu	Entête par défaut pour les tâches
Libellé Rouge	Entête par défaut pour les actions

 

Description des principaux écrans de QALITEL conform

• Formulaire de paramétrage d'une fiche
  Ce formulaire est constitué de différents champs de saisie dont vous trouverez le descriptif complet ci-dessous :
  
  
  Dossier "Fiche"
  
  
  • Responsable et date de la saisie : Ce champ vous permet d'identifier le nom de la personne qui paramètre la fiche ainsi que la date à laquelle cela est fait.
    Le champ "Date de saisie" est quant à lui initialisé à la date du jour.
    
    
  • En-tête de la fiche : Le code complet d'une fiche peut comporter un préfixe qui identifie un type particulier d'écart, par exemple.
    Aussi, afin de ne pas renseigner ce préfixe lors de chaque saisie des fiches d'une même famille, il vous est possible de le définir comme en-tête.
    Il vous suffira, lors du renseignement d'une nouvelle fiche, de choisir l'en-tête correspondant.
    Il ne vous restera alors plus que le N° de la fiche à indiquer.
    Il vous est possible de définir dans la liste des en-têtes un en-tête par défaut qui sera systématiquement proposé lorsque vous renseignerez une nouvelle fiche.
    Cette notion d'en-tête est facultative et vous pouvez identifier une fiche uniquement avec son numéro.
    
    
  • Numéro de la fiche : Le numéro de la fiche est le composant indispensable de son code.
    Si un en-tête a été renseigné alors le numéro de la fiche vient s'y ajouter. Les 2 chaînes de caractères sont mises bout à bout.
    Si l'en-tête n'est pas renseigné, alors le code de la fiche est uniquement composé de son Numéro.
    ATTENTION !!! Il n'est pas possible d'avoir 2 fiches qui aient le même code.
    
    
  • Dossier : Vous trouvez présent à ce niveau le dossier complet auquel la fiche est rattachée. Cette information n'est pas modifiable à ce niveau. Vous devez, si vous désirez changer la fiche de dossier, revenir sur la liste des fiches et avoir l'arborescence des dossiers présente à l'écran. Il vous suffit alors de glisser-déposer la fiche vers le dossier de votre choix.

  
  
  Dossier "Origine"

  • Responsable découverte : Indiquez à ce niveau le nom de la personne qui a découvert l'écart. Cette personne peut être différente de celle qui identifie le problème.
    
    
  • Service / Société concernés : Indiquez le service et la société du responsable de la découverte. Ces informations sont rappelées automatiquement selon le paramétrage effectué dans le formulaire Personnel.
    Vous pouvez modifier les informations si vous le désirez.
    
    
  • Société d'origine : Identifiez la société qui est à l'origine de l'écart constaté. Cette information vous sera utile ultérieurement pour effectuer des statistiques par société en nombre d'écarts ou coûts générés.
    Cela sera unindicateur précieux dans la sélection de vos fournisseurs.
    
    
  • Statut : Précisez le staut de la société qui est à l'origine de l'écart (Client, Fournisseur, sous-traitant, filliale,...).
    
    
  • Personne à contacter : Il est important de disposer rapidement du nom de votre interlocuteur afin de mettre rapidement en oeuvre les mesures de remise en conformité.
    Cette personne est donc référencée dans le fichier Personnel et associée à la société d'origine.

  
  
  Dossier "Problème"

  • Responsable de l'identification : Renseignez à ce niveau le nom de la personne qui a identifié l'écart.
    Cette personne n'est pas nécessairement celle à qui on impute le problème mais celle qui a détecté l'écart par rapport au référentiel considéré.
    
    
  • Catégorie : QALITEL Conform vous permet de créer et de gérer des fiches identifiant des écarts ou des dysfonctionnements.
    Il vous est donc possible de créer des fiches portant sur des Non-Conformités, des réclamations clients, des retours de garanties, des incidents de production,...
    Vous différenciez ainsi les différentes fiches paramétrées en indiquant la catégorie de l'écart ou du dysfonctionnement constaté.
    
    
  • Référentiel : La détection d'un écart se fait par rapport à un référentiel que vous spécifiez à ce niveau. Cela peut être une norme, des spécifiactions clients, des cahiers des charges,...
    
    
  • Degré de gravité : Vous avez la possibilité d'indiquer le degré de gravité du problème identifié (grave, peu important, sérieux, incidence sur la sécurité, incidence sur l'environnement,...).
    
    
  • Nature du problème : Indiquez sur cette ligne la nature du problème rencontré. Vous disposez d'une zone de description pour commenter ce champ.
    A chaque nature de problème est attachée une observation. Toutefois, l'explication que vous spécifiez dans cet onglet sera uniquement destiné à la fiche que vous renseignez.
    Cela vous permet donc d'apporter des commentaires spécifiques à une nature de problème qui est elle disponible dans tout le progiciel.
    
    
  • Action immédiate : Si le traitement de l'écart implique une action ponctuelle et unique (par exemple faire un avoir) alors vous pouvez paramétrer l'information à ce niveau. Si, vous avez besoin de définir une action avec des dates de mise en oeuvre, responsables, coûts,... alors vous devrez paramétrer une action. Le formulaire de saisie d'une action est détaillé plus bas dans cette aide.

  
  
  Dossier "Produit"

  • Données administratives : Vous pouvez relier l'élément défectueux (objet de l'écart) à des données administratives qui pourront vous permettre ultérieurement d'effectuer un synthèse sur le coût global de non-conformité d'une commande par exemple.

  
  
  Dossier "Qualité"

  • Responsable Décision Qualité : Saisissez à ce niveau le nom du responsable chargé de la décision Qualité.
    
    
  • Décision Qualité : La décision Qualité est adoptée par l'entreprise en fonction de l'importance de l'écart constaté et du respect des exigences spécifiées.
    Elle peut ainsi décider de la destruction du produit, de sa mise au rebut ou bien de l'engagement d'actions de remise en conformité.
    Selon les cas, une décision Client/Fournisseur peut être nécessaire et venir en complément à la décision Qualité.
    Si la décision Client / Fournisseur a été activée, l'information est affichée spécifiant que cette décision est nécessaire avant la clôture de la fiche.
    
    
  • Date Décision Qualité : Indiquez la date à laquelle a été prise la décision Qualité
    
    
  • Observations : Vous disposez d'un champ d'observations pour commenter la décision Qualité.
    
    
  • Responsable Décision Client / Fournisseur : Indiquez le nom du Responsable (Client ou Fournisseur) ayant pris la décision spécifiée sur la ligne suivante.
    
    
  • Décision Client / Fournisseur : Indiquez la décision Client / Fournisseur adoptée.
    Cette décision, dans le cas où elle est requise par la décision Qualité, tranchera de la suite à donner à l'écart constaté.
    
    
  • Date de la Décision Client / Fournisseur : Spécifiez la date à laquelle la décision Client / Fournisseur a été prise.

  
  
  Dossier "Clôture"

  Cet onglet vous permet de clôturer la fiche.
  Pour pouvoir renseigner les différents champs de cet onglet, vous devez préalablement cocher la case "Clôturer la fiche".
  Si cette case est elle-même grisée, c'est que vous avez spécifié dans l'onglet "Qualité" la nécessité de renseigner une décision Client / Fournisseur.
  En effet, pour certaines décisions Qualité, il est possible d'activer la décision Client / Fournisseur. dans ce cas, il ne vous sera possible de clôturer votre fiche qu'après avoir une décision Client / Fournisseur.

  • Responsable de la clôture : Indiquez le nom du responsable procédant à la clôture de la fiche.
    
    
  • Motif de la clôture : Vous pouvez spécifier à ce niveau le motif de la clôture de la fiche tels que remise en état du produit, acceptation en l'état de la part du client, destruction du lot concerné, réalisation des actions correctives préconisées,...

   

• Formulaire de saisie d'une action
  Ce formulaire est constitué de différents champs de saisie dont vous trouverez le descriptif complet ci-dessous :
  
  
  Dossier "Action"
  
  
• Zone de saisie de l'action : La zone de texte libre proposée dans cet onglet vous permet de détailler l'action ou la tâche que vous paramétrez.
  
  
• Code de l'action : Cette ligne est renseignée automatiquement par le logiciel. Elle est le résultat de la concaténation de l'en-tête et du numéro de l'action définis sur les 2 lignes suivantes.
  Cette ligne n'est pas modifiable et correspond à l'identification réelle de l'action.
  
  
• En-tête : Dans la codification de vos actions ou de vos tâches, vous avez la possibilité de définir un entête qui sera le préfixe du code global.
  L'en-tête est généralement un libellé qui permet d'identifier une famille ou un type d'actions ou de tâches.
  Si un en-tête a été défini "Par défaut" pour les actions ou pour els tâches, alors cette ligne est automatiquement renseignée lorsque vous insérez un nouvel élément.
  Si l'en-tête choisi (ou l'en-tête "Par défaut") a été défini avec une codification automatique, alors la ligne "N°" est elle aussi renseignée.
  L'en-tête est une valeur facultative. Vous pouvez donc laisser ce champ vide, seule le N° de l'action ou de la tâche est nécessaire à l'identification.
  
  
• N° : Cette ligne vous permet d'identifier votre action ou votre tâche avec un N° qui peut être une valeur numérique ou alphanumérique.
  L'en-tête étant facultative, vous devez nécessairement renseigner ce champ. La codification des actions et des tâches n'est pas unique. Aussi, le progiciel vous autorise à avoir plusieurs actions ou tâches ayant le même code.
  Un message vous préviendra néanmoins que le code est déjà utilisé.
  Si un en-tête a été sélectionné et que ce dernier est paramétré avec une codification automatique, alors le N° sera automatiquement renseigné.
  Vous avez bien entendu la possibilité de modifier la valeur proposée.
  La codification automatique se fait par rapport à un en-tête. QALITEL Conform prend, pour l'en-tête spécifié sur la ligne précédente, le numéro le plus élevé des actions et des tâches confondues et l'incrémente de 1. C'est alors ce N° qui est proposé.
  
  
• Type : Vous avez la possibilité de spécifier à ce niveau le type de l'action ou de la tâche, à savoir Corrective, préventive,...
  
  
• Priorité : Indiquez à ce niveau le priorité de l'action ou de la tâche. La priorité se compose d'un code et d'un libellé. Il vous permet d'indiquer si l'action est urgente, prioritaire,...
  
  
• Catégorie : La catégorie peut être utilisée comme famille pour regrouper des actions et / ou des tâches associées ou non aux mêmes fiches.
  
  
• Responsable : Indiquez sur cette ligne le nom du responsable de la réalisation de l'action. Le contrôle dépendra quant à lui d'une autre personne.

Dossier "Origine"

• Code fiche : Vous trouverez sur cette ligne le code complet de la fiche à laquelle se réfère l'action paramétrée.
  Cette information est en consultation et ne peut pas être changée.
  
  
• Démandée par : Renseignez à ce niveau le nom du responsable qui a élaboré ou demandé la mise en place de l'action.
  Vous pouvez spécifier également la date correspondant à la demande.
  
  
• Action associée : Dans le cas où vous paramétrez une tâche, vous visualiserez sur cette ligne le code de l'action à laquelle elle est rattachée.
  

   

Dossier "Prévision"

• Zone de texte : La zone de texte présente dans cet onglet vous permet de saisir des informations relatives à la phase prévisionnelle de l'action ou de la tâche. Le responsable chargé de la mise en oeuvre de l'action peut ainsi y saisir des commentaires.
  
  
• Dates prévisionnelles : Saisissez les dates prévisionnelles pour l'action ou la tâche (Dates de début et de fin de la période prévisionnelle).
  
  
• Méthode de calcul des coûts : En cochant cette case, le calcul des coûts de l'action se fait automatiquement en regroupant l'ensemble des coûts de chacune des tâches associées à l'action. Les valeurs résultantes sont alors affichées dans la partie droite de l'écran "Coûts prévisionnels".
  Cette méthode de calcul n'est pas applicable aux tâches puisqu'aucune action ou tâche ne leur est rattachée.
  
  
• Coûts prévisionnels : Si cette partie de l'écran est grisée, c'est que la case "Méthode de calcul des coûts" a été cochée.
  Dans ce cas, les valeurs affichées ne peuvent pas être modifiées et sont le résultat du calcul des coûts des différentes tâches associées à l'action.
  Dans le cas où cette zone est accessible, vous avez la possibilité de spécifier le détail des coûts prévisionnels.
  • Nb d'heures : Indiquez le nombre d'heures prévues pour la réalisation de l'action ou de la tâche par le responsable.
  • Tarif horaire : Spécifiez le tarif horaire du responsable de l'action ou de la tâche. Le bouton avec l'icône placé à gauche du champ vous permet de retourner le coût horaire du responsable défini dans le fichier Personnel.
  • Coût MO. : Le coût Main d'Oeuvre est automatiquement calculé en multipliant le nombre d'heures par le tarif horaire du responsable.
    Vous pouvez toutefois entrer manuellement une valeur.
  • Coût Matériel : Renseignez à ce niveau la valeur globale de tous les coûts matériels nécessaires à la réalisation de l'action ou de la tâche.
  • Coût Total : Ce champ calcule la somme du coût Main d'Oeuvre et du coup Matériel.
    Vous pouvez néanmoins renseigner manuellement un coût total pour l'action ou la tâche considérée.

   

Dossier "Réalisation"

• Zone de texte : La zone de texte présente dans cet onglet vous permet de saisir des informations relatives à la phase de réalisation de l'action ou de la tâche. Le responsable chargé de la mise en oeuvre de l'action peut ainsi y saisir des commentaires.
  
  
• Réalisation : Vous indiquez à ce niveau l'état de l'action ou de la tâche, à savoir si elle est non réalisée, réalisée ou abandonnée.
  La spécification d'un état pour l'action ou la tâche aura une incidence sur le code couleur de l'icône associée dans la liste des actions globales ou d'une fiche.
  
  
• Dates réelles : Saisissez les dates de réalisation de l'action ou de la tâche (Dates de début et de fin de la période de réalisation).
  
  
• Méthode de calcul des coûts : En cochant cette case, le calcul des coûts de l'action se fait automatiquement en regroupant l'ensemble des coûts de chacune des tâches associées à l'action. Les valeurs résultantes sont alors affichées dans la partie droite de l'écran "Coûts réels".
  Cette méthode de calcul n'est pas applicable aux tâches puisqu'aucune action ou tâche ne leur est rattachée.
  
  
• Coûts réels : Si cette partie de l'écran est grisée, c'est que la case "Méthode de calcul des coûts" a été cochée.
  Dans ce cas, les valeurs affichées ne peuvent pas être modifiées et sont le résultat du calcul des coûts des différentes tâches associées à l'action.
  Dans le cas où cette zone est accessible, vous avez la possibilité de spécifier le détail des coûts réels.
  • Nb d'heures : Indiquez le nombre d'heures qui ont été nécessaires à la réalisation de l'action ou de la tâche par le responsable.
  • Tarif horaire : Spécifiez le tarif horaire du responsable de l'action ou de la tâche. Le bouton avec l'icône placé à gauche du champ vous permet de retourner le coût horaire du responsable défini dans le fichier Personnel.
  • Coût MO. : Le coût Main d'Oeuvre est automatiquement calculé en multipliant le nombre d'heures par le tarif horaire du responsable.
    Vous pouvez toutefois entrer manuellement une valeur.
  • Coût Matériel : Renseignez à ce niveau la valeur globale de tous les coûts matériels nécessaires à la réalisation de l'action ou de la tâche.
  • Coût Total : Ce champ calcule la somme du coût Main d'Oeuvre et du coup Matériel.
    Vous pouvez néanmoins renseigner manuellement un coût total pour l'action ou la tâche considérée.

Dossier "Contrôle"
L'onglet de contrôle ne devient actif que lorsque l'action ou la tâche a été soit réalisée, soit abandonnée.

• Zone de texte : Cette zone d'observations vous permet d'apporter des commentaires sur le contrôle de l'action ou de la tâche.
  
  
• Validation : Une fois l'action réalisée ou abandonnée, vous pouvez indiquer à ce niveau le résultat du contrôle effectué par un responsable autre que celui qui a réalisé l'action.
  Les différents états de validation de l'action peuvent être Non contrôlée, Acceptée après contrôle et Refusée après contrôle.
  
  
• Responsable : Renseignez sur cette ligne le nom du resopnsable chargé du contrôle de l'action ou de la tâche.
  Vous pouvez indiquer également la date à laquelle ce contrôle a été réalisé.
  
  
• Bouton "Action de remplacement" : Ce bouton ne devient actif que lorsque votre action ou votre tâche a été "Refusée après contrôle".
  Il vous permet de définir une nouvelle action en remplacement de celle qui est refusée.
  Dans l'onglet "Origine" de ce formulaire, vous aurez l'information si une action provient d'une action ou d'une tâche qui a été refusée.

Dossier "Efficacité"

• Zone de texte : Cette zone d'observations vous permet d'apporter les commentaires liés à la mesure de l'efficacité de l'action.
  
  
• Date prévisionnelle : Date à laquelle la mesure de l'efficacité devra être réalisée. Généralement, pour pouvoir mesurer efficacement l'efficacité d'une action, il faut laisser passer quelques semaines de manière à pouvoir évaluer un phénomène stabilisé. Cette date de prévision fait l'objet d'un tableau d'alarme.
  
  
• Date de réalisation : Date à laquelle la mesure de l'efficacité de l'action a été réalisée.
  
  
• Responsable : Indiquez à ce niveau le nom du responsable ayant procédé à la mesure de l'efficacité.
  
  
  
• Formulaire de saisie d'un produit
  
  Ce formulaire est constitué de différents champs de saisie dont vous trouverez le descriptif complet ci-dessous :
  
  
  Dossier "Produit"
  
  
  • Produit : Indiquez le libellé du produit concerné. Utilisez pour cela le bouton vous donnant accès à la liste de choix.
    
    
  • N° de lot : Indiquez le N° d'identification du produit concerné par l'écart
    
    
  • Quantité : Vous pouvez à ce niveau définir la quantité de produit concerné ainsi que l'unité de mesure.
    
    
  • Coût : Coût unitaire du produit concerné. Le coût produit sera calculé en multipliant ce coût par la quantité définie au dessus.
    
    
  • Décision : Indiquez à ce niveau la décision prise par rapport au produit (rébut, acceptation en l'état, remise en conformité, mise en quarantaine,...).

  
  Dossier "Observations"

  • Indiquez dans cette zone de texte les commentaires liés au produit.

   

• Formulaire de paramétrage d'une société

  Ce formulaire regroupe tous les champs nécessaires à l'identification d'une entreprise. Seul le nom de la société doit être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs.

Comment gagner du temps avec QALITEL conform ?

• Réorganisation de l'arborescence des dossiers
  
  QALITEL conform vous offre la possibilité de classer vos fiches dans une arborescence de dossiers que vous construisez selon vos besoins. Vous n'avez aucune limite dans la création de cette arborescence. L'affichage de l'arborescence des dossiers est disponible après avoir cliqué sur le bouton "Dossiers" présent dans le dossier "Fiches".
  Dès que vous sélectionnez une branche, les fenêtres situées à droite s'actualisent et notamment la liste des fiches qui vous affiche alors les éléments s'y trouvant.
  Si vous désirez déplacer une fiche de branche, il vous suffit de cliquer sur la fiche et de la glisser vers le dossier de destination.
  De même, si vous désirez réorganiser la structure de votre arborescence, vous pouvez déplacer par simple Glisser-Déposer des branches avec leurs sous niveaux et les fiches rattachées vers une branche de destination.
  Votre paramétrage initial de la structure de l'arborescence ainsi que le placement des fiches dans les dossiers peut évoluer à tout instant en quelques clics souris.
• Duplication Rapide / Duplication assistée des formulaires
  
  Ces fonctionnalités, accessibles par le bouton droit de la souris, vous permettent de dupliquer des formulaires et les informations en relation.
  Par exemple, la duplication rapide d'une fiche vous dupliquera uniquement le formulaire de paramétrage. Il ne vous restera alors plus qu'à personnaliser les informations proposées.
  La duplication assistée d'une fiche quant à elle vous proposera de dupliquer le formulaire de paramétrage de la fiche mais également les informations en relation telles que la liste de diffusion, les causes / conséquences, les produits,...
  Pour des fiches de caractéristiques voisines, ces fonctionnalités vous seront très utiles et vous permettront de gagner un temps précieux dans le paramétrage de votre système. Ces fonctionnalités sont également disponibles pour les actions.
• Utilisation des modèles de diffusion

Les modèles de diffusion vous permettent de créer des groupes de destinataires des fiches comme vous pouvez le voir sur l'écran ci-contre. Pour accéder à la liste des modèles de diffusion, placez le curseur sur la racine de l'arborescence "Diffusion" puis cliquez sur le bouton droit "Importer un modèle de diffusion". Vous accédez alors à l'écran ci-contre. Pour créer un nouveau modèle de diffusion, utilisez le bouton "Nouveau" présent sur cet écran. Si vous êtes positionné sur le nom du modèle, le bouton "Nouveau" vous permet d'insérer un nouveau destinataire. Vous n'avez aucune limite dans le nombre de modèles pouvant être créés ni dans le nombre de personnes rattachées par modèle. Pour affecter un modèle de destinataires à une fiche, il vous suffit alors de cliquer sur le bouton "Choisir". Tous les destinataires seront alors importés et visualisables dans l'arborescence "Données de la fiche" sous l'entête "Diffusion". Vous pouvez intégrer plusieurs modèles à une diffusion et réitérant cette manipulation le nombre de fois que nécessaire. Vous pouvez également accéder au paramétrage des modèles de diffusion par le menu "Divers - Annexes Fiches - Modèles de diffusion".

• Affichage des fiches ou actions en cours

  De manière à alléger l'affichage et ne laisser à l'écran que les informations en cours de traitement, la liste des fiches et des actions ne font figurer que les éléments non clôturés. Pour visualiser l'ensemble des éléments et / ou les éléments clôturés, utilisez sur le bouton droit de la souris sur les listes concernées. Vous disposerez alors des sous menus "Les fiches clôturées" - "Les fiches non clôturées" - "Toutes les fiches". Les mêmes sous menus sont également disponibles pour les actions. Ces préfiltres rapides vous permettent de disposer immédiatement des listes d'éléments nécessaires à votre exploitation. Vous pouvez bien entendu ensuite combiner cet affihcage avec des requêtes plus détaillées.

 

Tableau d'alarme

Le suivi des actions peut se faire soit au travers des requêtes dans le dossier "Actions" (Liste des actions - Actions en retard) soit via le tableau d'alarme. La finalité de ce dernier est de vous rappeler les actions en retard de réalisation - de contrôle - de mesure d'efficacité en tenant compte du délai spécifié.

La définition des paramètres du tableau d'alarme se fait dans le menu "Outils - Préférences".

Le tableau d'alarme vous affiche le nombre d'actions en retardtous responsables confondus. L'apparition du tableau d'alarme se définit soit au niveau des Préférences soit dans le bouton "Alarme".

En fonctionnement automatique, le tableau d'alarme s'iconise en mode "Tray" à côté de l'horloge. Selon le paramétrage que vous avez défini, il s'affichera périodiquement ou uniquement lorsque de nouveaux éléments seront présents.

Vous pouvez également lancer manuellement le tableau d'alarme en accédant au menu "Outils - Tableau d'alarme".Vous trouverez dans l'interface du tableau d'alarme les boutons suivants :CONSULTER
Ce bouton vous permet d'accéder directement à QALITEL conform dans le dossier "Actions - Actions en retard". Si QALITEL conform est fermé, le tableau d'alarme se charge de l'ouvrir et de vous positionner dans l'écran des actions en retard. Vous pouvez alors consulter la liste exhaustive des actions en retard pour l'ensemble des responsables, l'actualiser ou bien encore l'imprimer.ALARME
Ce bouton vous permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage du tableau d'alarme. Vous retrouvez certains paramétrages dans l'écran des Préférences du menu "Outils"

.

Vous pouvez ainsi définir la périodicité de scrutation (5, 10, 15, 30 ou 45 minutes ou bien un nombre d'heures ne pouvant excéder 8 heures). Le tableau d'alarme vérifiera selon la périodicité définie les retards des actions et s'actualisera en conséquence.
Si vous cochez la case "Si nouvel événement uniquement" alors le tableau d'alarme vérifiera périodiquement (comme indiqué ci-dessus) les actions en retard mais ne s'affichera que si l'information a changé depuis son dernier affichage.
Enfin, la case "Ouvrir la fenêtre au 1er lancement" vous permet, lorsque vous ouvrez QALITEL conform, d'afficher automatiquement le tableau d'alarme (Environ 1minute après l'ouverture de QALITEL conform).RETOUR
Ce bouton vous permet de revenir sur l'écran principal du tableau d'alarme avec le nombre d'accusés de réception en retard.FERMER
Ce bouton ferme uniquement l'écran du tableau d'alarme mais laisse le tableau d'alarme en mode "Tray" (à côté de l'horloge). Pour le fermer définitivement, vous devez cliquer sur l'icone avec le bouton droit de la souris et faire "Quitter".AIDE
Appel du fichier d'aide où vous êtes actuellement.

 

Paramètres généraux - Préférences

L'écran de paramétrage des préférences est accessible par le menu "Outils - Préférences". Vous définissez au niveau de cet écran les paramétrages globaux à l'application qui conditionneront certains comportements de QALITEL conform ou certaines préférences de fonctionnement. Vous trouverez notamment dans cet écran des "Préférences" les options de paramétrages suivantes :

Dossier "Options" - DONNEES
La case à cocher Le contrôleur d'action doit être différent du responsable" vous permet de spécifier à QALITEL conform que vous ne souhaitez pas que pour une même action le contrôleur soit la même personne que celle qui réalise l'action...

Dossier "Options" - SAUVEGARDE
En raison du caractère sensible des informations stockées par QALITEL conform et de leur importance dans la gestion de vos non-conformités, il est primordial de mettre en place une procédure de sauvegarde régulière et respectée (Voir Chapitre sur la Sauvegarde des données).
Pour cela, QALITEL conform vous offre une fonction de sauvegarde de données qui archive sur le support de votre choix l'ensemble des fichiers utilisés par l'application (Exceptions faites des modèles d'éditions et des documents référencés dans le logiciel (fichiers rattachés aux fiches et aux actions)).
L'opération de sauvegarde génère un fichier de sortie compressé comprenant tous les fichiers de la base de données (L'extension .ZIP sera systématiquement associée à votre fichier de sauvegarde pour éviter toute confusion). Le nom du fichier de sauvegarde ainsi que le répertoire et le disque de destination sont quant à eux totalement paramétrables.

• Taux de compression
  Vous disposez de 3 taux de compression. Plus la compression est élevée, plus la taille du fichier résultant est petite. Toutefois, le temps de compression et de décompression du fichier sera important.
  Dans le cas où votre fichier de sauvegarde est volumineux, QALITEL conform gère la sauvegarde multi-volumes sur disquettes.
  
  
• Fichier
  Indiquez à ce niveau le répertoire et le nom du fichier de sauvegarde qui sera généré par QALITEL conform.
  Toutes ces informations vous seront systématiquement proposées lors de toute sauvegarde. Il vous sera néanmoins possible de les modifier au moment de la réalisation de votre sauvegarde
  
  
• Périodicité de la sauvegarde
  En raison de l'importance des données saisies dans QALITEL conform, vous pouvez définir une périodicité de sauvegarde de vos données. En cochant la case "Activer le contrôle de la sauvegarde en quittant l'application", un message vous rappelera automatiquement, selon la durée définie, de réaliser votre sauvegarde.

   

Dossier "Alarme" - TABLEAU D'ALARME

Vous définissez au niveau de cet écran certains paramètres liés à votre tableau d'alarme. D'autres paramétrages sont réalisables directement au niveau du tableau d'alarme par le bouton "Alarme".

• Retards
  Les retards peuvent être définis par rapport à 3 dates différentes :
• Réalisation : Nombre de jours après la date de fin de prévision
• Contrôle : Nombre de jours après la date de fin de réalisation
• Efficacité : Nombre de jours après la date de contrôle
  
  
• Lancer le tableau d'alarme au démarrage
  Si vous cochez cette case, lors de chaque lancement de QALITEL conform (environ une minute après) le tableau d'alarme s'affichera. Le bouton "Consulter" de l'interface du tableau d'alarme vous aménera directement sur la liste des actions en retard et le bouton "Fermer" fermera le tableau d'alarme et le laissera en mode "Tray" (en veille).
  
  
• Fermer le tableau d'alarme en quittant l'application
  La fermeture manuelle du tableau d'alarme vous oblige à cliquer, sur l'icone présente à côté de l'horloge, avec le bouton droit de la souris et à choisir l'option "Quitter". Cette option vous permet de le fermer automatiquement dès que vous quitter QALITEL conform.

 

Statistiques

QALITEL conform dispose d'un module de statistiques très évolué vous offrant de très nombreuses possibilités d'exploitation des informations conctenues dans la base de données.

Vous trouverez ci-dessous le descriptif de l'utilisation de ce module.

 

Les écrans des statistiques disposent de la même interface dont vous trouverez le détail ci-dessous :

DOSSIER "Statistiques"
Les 4 boutons "Annuel", "Trimestriel", "Mensuel" et "Hebdomadaire" vous permettent de définir le type de représentation.

Requête
Cette liste vous permet de sélectionner des requêtes prédéfinies ou bien de définir de nouvelles requêtes que vous pourrez si vous le désirez enregistrer pour une utilisation ultérieure. Pour de plus amples détails sur le mode opératoire pour la réalisation des requêtes, reportez au chapitre "Requête - Mode opératoire".

Date
Sélectionnez à ce niveau la date par rapport à laquelle vous désirez que la représentation graphique soit faite. Dans le cas des actions par exemple, les statistiques peuvent être faites par rapport aux dates de prévision, de réalisation, de contrôle ou de mesure d'efficacité.

Affichage
Vous pouvez représenter sur un même graphique plusieurs types d'informations. Par exemple, dans le cas des actions, vous pouvez représenter graphiquement sur un même graphique les quantités, les coûts prévus et les coûts réels. Il vous est également possible comme vous pouvez le voir sur la copie d'écran ci-dessus de ne montrer que les coûts prévus.

Fonctionnalités liées au bouton droit
SI vous cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le graphique, vous aurez la possiblité soit d'imprimer le graphique soit de l'enregistrer sous forme d'image. Cette image pourra alors être réutilisée dans les applications bureautiques standard.

Impressions - Mode opératoire

QALITEL conform vous offre 2 possibilités d'impression distinctes présentées ci-dessous.

IMPRESSION : BOUTON DROIT DE LA SOURIS - SORTIES - IMPRIME LA PAGE

Ce mode d'impression, disponible dans toutes les listes, s'appuie sur un masque d'impression non modifiable. L'impression est générée très rapidement et peut être envoyée directement sur l'imprimante "Imprime la page" ou affichée à l'écran "Aperçu avant impression".

 

IMPRESSION : ICONE IMPRIMANTE ou BOUTON DROIT DE LA SOURIS - IMPRIMER

Ce mode d'impression s'appuie sur un modèle de document au format .RTF (consultable et modifiable dans Word). QALITEL conform dispose en standard de très nombreux exemples de modèles d'impression .RTF. Vous pourrez à loisir personnaliser les modèles fournis ou créer vos propres modèles d'impression. Comme dans le mode d'impression précédent, vous disposez de la possibilité d'imprimer directement ou d'afficher un aperçu avant impression. Les paragraphes suivants détaillent ce mode d'impression.

• Principes généraux des éditions dans QALITEL conform

  Les impressions dans QALITEL conform sont contextuelles, c'est à dire qu'elles dépendent de l'écran où vous vous trouvez dans l'application et des requêtes posées.
  Par exemple, si vous êtes placé sur la liste des ficheset que vous avez fait un filtre sur une période, lorsque vous cliquerez sur l'icone "Imprimante" pour lancer votre impression, le contexte sera automatiquement conservé et QALITEL conform vous proposera les différents types d'impression disponibles pour la liste des enlèvements et gardera la requête posée.

  Le processus d'impression s'intègre donc totalement au fonctionnement de l'application.

  Nous allons maintenant suivre le processus d'impression pas à pas puis dans un second temps étudier la façon de personnaliser vos propres modèles d'éditions.
  
  

• Processus d'impression pas à pas

  Comme cela a été décrit précédemment, avant de lancer une impression, vous devez vous placer sur l'écran contenant les informations désirées puis si besoin, réaliser une requête.
  Une fois que vous avez à l'écran la liste exhaustive des informations que vous souhaitez imprimer, il vous suffit alors de cliquer sur l'icone Imprimante ou bien bouton droit "Imprimer".

  Vous accédez alors à l'écran suivant :

Liste des états : Vous trouvez, dans la partie blanche de l'écran, l'ensemble des états qui ont été définis pour l'écran de QALITEL conform d'où vous venez. Cette liste, comme cela est abordé plus bas, est totalement personnalisable et vous pouvez y paramétrer les états que vous souhaitez.

Type d'impression : QALITEL conform permet 2 types d'impression. L'impression sous forme de liste ou sous forme de fiche (Fiche - Fiche sélectionnée) :

Liste : Ce mode d'impression imprime un tableau (Liste de données).

Fiche : Ce mode d'impression vous permet d'imprimer le détail des caractéristiques de l'enregistrement sur lequel vous êtes positionné (formulaire) ou l'ensemble des formulaires si vous imprimez à partir d'une liste.

Par exemple : Si vous êtes placé sur la liste du personnel et que vous imprimez sous forme de Liste, alors vous imprimerez un tableau avec une personne par ligne. Les colonnes du tableau vous apporteront des informations complémentaires sur la personne.
En mode Fiche par contre, vous imprimerez une page par personne avec le détail des caractéristiques de la personne.

Fiche sélectionnée : Ce mode d'impression est disponible quand vous êtes positionné sur une liste. Il vous permet d'imprimer la fiche correspondant à l'élément sur lequel vous êtes pointé. Cela est identique à une impression générée à partir du formulaire de l'élément en question.

Observations : Cette zone de commentaires explicite le contenu ou l'utilisation de l'état sur lequel vous êtes positionné dans la liste.

Les différents boutons vous donnent accès aux fonctionnalités suivantes :

Bouton "Ouvrir" : Ce bouton vous permet d'accéder au paramétrage du fichier modèle utilisé pour l'impression de l'état. Les fichiers modèles utilisés pour l'impression dans QALITEL conform sont au format .RTF. En cliquant sur le bouton, MS Word sera lancé et vous permettra alors de modifier à votre convenance le document modèle fourni.

Boutons "Nouveau", "Modifier" et "Supprimer" : Ces fonctionnalités vous permettent de mettre à jour la liste des modèles d'états proposée.

Case "Aperçu avant impression" : En cochant cette case, lorsque vous cliquerez sur le bouton "Imprimer", QALITEL conform ouvrira MS Word et vous affichera l'édition telle qu'elle sera imprimée. Vous pourrez apporter les dernières retouches (redimensionnement de colonnes des tableaux, ajouts de commentaires, mise en forme du texte, ajouts d'images,...) avant de lancer l'impression finale. Toutes ces modifications ne seront prises en compte que pour l'édition en cours et n'altéreront en rien le document modèle vous servant de référence pour l'impression de vos éditions.

Les chapitres suivants vous montreront comment personnaliser les états fournis avec QALITEL conform (ou bien créer vos propres états) de manière à faire correspondre les états fournis en standard avec vos besoins spécifiques.

Bouton "Imprimer" : Ce bouton déclenche l'impression directe ou l'affichage de l'aperçu avant impression.

• Création d'un nouveau modèle d'édition

  Avant de vous lancer dans la création d'un modèle d'édition, vous devez, comme pour la réalisation d'une impression, vous placer dans l'écran à partir duquel vous souhaiterez imprimer. Cliquez ensuite sur l'icone "Imprimer" pour accéder à l'écran des options d'impression.

  Une fois dans l'écran, la méthode la plus simple est de partir d'un modèle existant pour bénéficier de la mise en page (entête, pied de page,…).
  Pour cela, nous allons dupliquer un modèle existant. Cliquez sur le bouton "Nouveau". Vous accédez au formulaire de paramétrage suivant :

Cliquez sur le bouton de choix bleu situé à droite du champ "Fichier Etat". Vous accédez alors à la liste de tous les modèles d'impression définis pour QALITEL conform comme vous le montre l'écran suivant :

La méthode la plus simple pour créer un nouveau modèle d'impression est de partir d'un modèle existant et de le dupliquer. Pour cela, positionner le curseur de sélection sur le modèle à dupliquer puis cliquez sur le bouton "Copier le modèle".

L'écran proposé ci-dessus vous demande le nom de votre nouveau modèle d'impression. Une fois le nom renseigné, cliquez sur le bouton "Créer le document" pour lancer la duplication du modèle existant.

Il ne vous reste alors plus qu'à compléter la fiche d'identification de votre modèle d'impression comme le montre l'exemple ci-dessous.

Maintenant que votre modèle a été créé, il ne vous reste plus qu'à le personnaliser en suivant les étapes décrites ci-dessous.

Pour cela, placez-vous sur le libellé de votre modèle puis cliquez sur le bouton "Ouvrir".

Après avoir cliqué sur le bouton "Ouvrir", QALITEL conform vous affiche votre nouveau modèle dans MS Word.

Nous allons maintenant recréer un nouveau tableau avec les colonnes qui nous intéressent.
Supprimez tout d'abord le tableau présent dans la page puis accédez au menu "SCOQI" puis à l'option "QALITEL Edition - Insérer un tableau de champs QALITEL".
L'écran suivant vous est proposé :

La liste de gauche vous propose la liste des champs insérables dans votre document (cette liste dépend de l'écran sur lequel vous étiez positionné dans QALITEL conform - Liste des fiches dans notre exemple).

La partie droite contient les champs qui constitueront chacune des colonnes du tableau. Une fois que vous avez sélectionné les différents champs qui vous intéressent, cliquez sur le bouton "Construire".

Il ne vous reste ensuite plus qu'à mettre en forme votre tableau en utilisant par exemple la fonctionnalité de Word - Menu "Tableau - Format automatique de tableau".
Ensuite, enregistrez votre fichier. Celui-ci sera stocké dans le répertoire \SCOQI\FICHIERS\ETATS\SCO_CONF\STANDARD\.

Si vous souhaitez ajouter une colonne dans votre tableau ou bien remplacer un champ, il vous suffit de positionner le curseur dans la cellule du tableau (Un champ par cellule) puis d'accéder au menu "SCOQI - QALITEL édition - Insérer un champ QALITEL de type Liste".

Une fois que vous avez finalisé la mise en forme de votre modèle et que vous l'avez enregistré, quittez Word pour revenir dans QALITEL conform.
Vous pouvez ainsi personnaliser à volonté votre modèle d'impression tant sur sa mise en forme que sur son contenu.

Si vous imprimez en mode "Fiche" ou "Fiche Sélectionnée" le principe d'impression est identique. La seule différence est que vous devez insérer des champs de type "Fiche" dans votre modèle.

N'hésitez pas à étudier les exemples de modèles d'impression fournis avec QALITEL conform pour découvrir les puissantes fonctionnalités mises à votre disposition dans le cadre de la personnalisation de vos éditions.

 

Importation de données externes

Ce module d'import vous permet, à partir d'un fichier au format DBase IV ou ASCII d'importer des données dans QALITEL conform.

La liste proposée dans ce premier écran vous permet de visualiser des types de fichiers que vous pouvez importer. En effet, en raison des liaisons entre les fichiers de la base de données de QALITEL conform, il n'est pas possible d'importer n'importe quelle information si l'on souhaite conserver la cohérence de la base.

ATTENTION : Avant de vous lancer dans une opération d'importation, pensez à sauvegarder votre base de données. Il ne vous sera pas possible ensuite de revenir en arrière.

L'importation se fait à partir d'un fichier au format DBASE IV ou ASCII.
Ces 2 formats peuvent être obtenus à partir d'Excel. Pour le format ASCII, choisir le format CSV(séparateur ; )
Une fois que vous avez spécifié le type d'informations à importer et le format du fichier, cliquez sur le bouton "Commencer".

Vous accédez alors à un écran de paramétrage qui vous permet de définir les paramètres de votre ficher d'import et de faire la correspondance entre les informations contenues dans votre fichier et les champs gérés dans QALITEL conform.

• La case "Convertir OEM" est à cocher s'il y a des caractères accentués dans le fichier d'import
  
  
• Pour les fichiers ASCII, il faut définir le séparateur de champ utilisé (le ; pour les fichiers CSV)
  
  
• Définir le format de la date

 

Etape suivante : La partie droite de la fenêtre regroupe la liste des champs de QALITEL conform qu'il est possible d'importer. A gauche sont affichés les champs du fichier d'import.

Cliquez sur le bouton "Premier" pour faire afficher la liste.

Ensuite, le principe est d'effectuer un mappage (correspondance) entre les champs d'imports et ceux de QALITEL conform. Il suffit pour cela de faire glisser le champ d'import choisi sur le champ QALITEL. Le champ d'import est alors affiché dans la colonne située à droite de celle du champ QALITEL.

Si vous vous trompez de ligne, il suffit de refaire glisser votre champ d'import sur un autre champ QALITEL pour "corriger le tir"

Vous pouvez sauvegarder le mappage ce qui vous permet de recommencer plusieurs fois la manipulation d'import pour affiner la correspondance des champs.

Le bouton "Démarrer" vous permet de lancer l'import.

CONSEIL : Avant de procéder à l'import, faites une copie de votre répertoire de données (SCOQI\FICHIERS\). Comme cela, si votre import n'est pas satisfaisant, vous pourrez très rapidement restaurer votre base d'origine et recommencer votre import en affinant les paramétrages.

 

Sécurité (Sauvegarde - Restauration des données)

Sauvegarde des données

QALITEL conform vous permet de gérer l'ensemble des informations liées à la gestion de vos non-conformités - dysfonctionnement et tient par conséquent une part capitale dans la gestion de votre système Qualité. Aussi, il est important de réaliser des sauvegardes régulières de l'ensemble de vos fichiers de manière à parer à tout incident informatique.
En effet, nul n'est à l'abri d'une micro-coupure, d'une défaillance du disque dur, d'un plantage Windows, de fichiers effacés par erreur,...
L'option de sauvegarde de QALITEL conform (Dossier "Sécurité - Sauvegarde") vous permet de réaliser une sauvegarde complète de l'ensemble des données utilisées par l'application.

Aussi, pour parer à tout incident, il est indispensable que vous mettiez en place une procédure de sauvegarde de vos données connue et respectée de tous les utilisateurs de QALITEL conform.
Cette procédure peut comprendre par exemple une sauvegarde quotidienne de vos données sur 2 jeux de disquettes distincts. Un archivage hebdomadaire de l'un des jeux sécurisera encore plus votre procédure de sauvegarde.
Dans le cas d'une utilisation très fréquente de QALITEL conform, les sauvegardes peuvent être faites chaque jour sur un jeu de disquettes différents. Ainsi, le travail perdu en cas d'incident ne dépassera pas une journée.

Dans tous les cas, il est fondamental d'adopter la procédure de sauvegarde la plus appropriée à l'utilisation faite de QALITEL conform sachant que l'application deviendra très rapidement l'axe essentiel de la gestion de vos non-conformités.

Restauration des données

Cette fonction de récupération des données vous permet de restaurer la base de données de QALITEL conform à partir d'une sauvegarde.

N'utilisez cette fonctionnalité que si vous ne réussissez plus à accéder à vos données habituellement stockées sur votre disque dur ou si vous souhaitez restaurer une base.
En effet, les fichiers présents sur votre disque dur seront écrasés par ceux de votre sauvegarde. C'est donc une fonction à manipuler avec précaution.

• Première étape
  La première étape de la récupération vous propose de sauvegarder votre base de données actuelle. Cochez cette case par sécurité ce qui vous permettra de restaurer votre système en cas de problème lors de la récupération.
  
  
• Seconde étape
  Indiquez sur la ligne fichier (en utilisant le bouton de choix placé à droite du champ), le fichier de sauvegarde devant servir à la récupération (Répertoire et nom du fichier de sauvegarde).
  
  

Vous avez la possibilité, lors d'une récupération, de restaurer les fichiers communs (Fichiers Personnel, Sociétés, Service,...).
Quelle que soit la récupération, les fichiers spécifiques à QALITEL conform seront systématiquement restaurés.

Cliquez sur le bouton "Terminer" pour lancer la récupération.

 

Support technique

L'achat de QALITEL conform vous ouvre droit gratuitement à un environnement de support technique qui répondra à toutes vos interrogations. Ce support technique se compose des services suivants :

• Ticket d'intervention Technique : Une interface de saisie de ticket est mise à votre disposition en utilisant le lient suivant : http://www.scoqi.com/hotline/formulaire/form_ticket.php. Si vous souhaitez mettre ce lien dans vos favoris Internet, cliquez sur ce lien.
  Vous accédez alors à une fiche vous permettant de saisir l'objet de votre demande. Dès validation, le service technique de SCOQI est alors prévenu et vous apporte une réponse dans les meilleurs délais. Le N° de ticket qui vous est alors attribué vous permet d'effectuer le suivi et de dialoguer avec les techniciens sur votre problème.

• Forum de discussion : Accessible par Internet, ce forum vous permet d'entrer en relation avec le service technique de SCOQI ainsi qu'avec les autres utilisateurs de QALITEL conform. Pour vous abonner à ce forum, il vous suffit de vous connecter à Internet puis de cliquer sur ce lien. Votre logiciel de NewsGroup (OutLook Express par exemple) s'ouvrira alors en vous proposant de vous abonner aux groupes de discussion de votre choix. Sélectionnez alors dans la liste le ou les forums qui vous intéressent.
  
• Assistance par Email : Si vous désirez communiquer directement avec un technicien SCOQI, faites alors parvenir un Email à l'adresse suivante : assistance@scoqi.com et décrivant de manière aussi précise que possible l'objet de votre demande.
  

Licence d'Utilisation