Critères de choix fonctionnels
Les questions pour ne rien laisser au hasard.
Cette rubrique détaille les critères d'ordre fonctionnel à prendre en compte lors de votre processus de sélection d'un logiciel de gestion, de traitement et de suivi du courrier.
01
Indexation des courriers
La fiche courrier doit être simple et permettre une saisie rapide. Tous les éléments essentiels doivent pouvoir y figurer, ainsi que le rattachement des pièces jointes (scans des courriers, par exemple) : objet du courrier, dates d'envoi et de réception, expéditeurs et destinataires internes, génération automatique des critères de recherche, gestion des courriers entrants et sortants.
⚠️ Attention
En raison de la volumétrie de courriers dans certains services, retrouver rapidement un courrier peut s'avérer compromis si le principe d'indexation ne le prévoit pas. Il est aussi important de pouvoir scanner les courriers en lots et les indexer ultérieurement, pour optimiser le temps des intervenants. Ces quelques critères feront toute la différence entre un système performant et un simple référencement de fiches.
✓ Réponse de QALITEL courrier
QALITEL courrier indexe automatiquement tous les éléments paramétrés sur la fiche courrier en tant que mots-clés de recherche, sans aucune manipulation supplémentaire de l'utilisateur. Toutes les informations relatives au courrier se saisissent au sein d'un seul et même écran, et les fichiers scannés en attente d'indexation s'associent à une fiche par un simple glisser-déposer. Toute l'ergonomie a été pensée pour que les personnes en charge du courrier y consacrent un temps minimum.
02
Distribution des courriers
Les courriers enregistrés doivent être mis à disposition des personnes concernées, pour consultation ou pour action selon le cas. Les fonctionnalités de diffusion doivent prévoir l'envoi aux personnes comme aux services, et intégrer les automatismes nécessaires pour limiter les temps de paramétrage.
⚠️ Attention
En raison des niveaux de confidentialité des courriers enregistrés, il est nécessaire de pouvoir mettre à disposition les courriers uniquement aux personnes et services intéressés et autorisés.
✓ Réponse de QALITEL courrier
QALITEL courrier permet de diffuser les courriers aux personnes et/ou services, pour simple consultation ou pour action. Dans ce dernier cas, le délai de traitement est proposé automatiquement en fonction du type de courrier. La distribution peut être nominative, à un groupe ou à un service, avec des assistants intégrés pour vous faciliter la tâche.
03
Traitement & workflow du courrier
Au-delà de la distribution, un courrier à traiter suit un circuit : attribution à un responsable, élaboration de la réponse, validation, clôture. Le logiciel doit gérer ce cycle de vie selon les rôles de chacun (destinataire, chef de service, chef d'établissement) et garantir qu'aucun courrier ne reste sans suite.
⚠️ Attention
Un logiciel qui se contente d'enregistrer et de diffuser, sans gérer le traitement, vous laisse sans visibilité sur ce qui a été répondu et ce qui traîne. Le risque : un courrier important oublié, et une réclamation à la clé.
✓ Réponse de QALITEL courrier
Des assistants vous permettent de traiter le courrier entrant ou sortant selon votre rôle. Le workflow (cycle de vie) paramétrable suit chaque courrier de son arrivée jusqu'à la réponse apportée, avec gestion des délais et paramétrage des retards. Vous garantissez ainsi que tout courrier obtient une réponse dans un délai maîtrisé, et anticipez les réclamations grâce à une vision globale du traitement.
04
Numérisation, archivage & recherche plein texte
Dématérialiser, c'est numériser les courriers entrants dès leur réception, les archiver durablement et pouvoir les retrouver — y compris par leur contenu. Si vous visez le zéro papier, vérifiez les capacités de scan, d'OCR et de recherche dans le corps des documents.
⚠️ Attention
Beaucoup de logiciels se limitent à rattacher un PDF à une fiche. Sans OCR ni recherche plein texte, vous savez qu'un document existe, mais pas ce qu'il contient : la dématérialisation reste alors à mi-chemin.
✓ Réponse de QALITEL courrier
En option, QALITEL courrier se transforme en outil d'archivage numérique avec module OCR et recherche plein texte. Scannez vos documents papier dans un répertoire de votre serveur : les PDF y sont automatiquement pris en charge, indexés et rendus cherchables dans leur corps. Vous gérez tout type de courrier, quel qu'en soit le format (papier, fax numérisé, e-mail, fichier bureautique…), et osez la dématérialisation complète.
05
Recherche simple & multicritère
La volumétrie de courriers peut aller, selon les organismes, de quelques centaines à plusieurs dizaines de milliers par an. La recherche est donc un point crucial : vous devez pouvoir retrouver un courrier de différentes façons.
⚠️ Attention
La recherche s'axe parfois sur le seul numéro chrono (référence) du courrier. Mais bien souvent, les utilisateurs devront retrouver un courrier en ne disposant que du nom d'un correspondant, d'une date approximative, d'un sujet ou d'un thème. Des recherches multicritères sont fondamentales pour que la vie de vos utilisateurs ne tourne pas au cauchemar.
✓ Réponse de QALITEL courrier
Pour que la recherche ne soit pas celle de l'aiguille dans une botte de foin, QALITEL courrier génère automatiquement des mots-clés reprenant tous les éléments d'identification du courrier. Un simple champ de saisie, et toute la base est passée au crible en un temps record. Trop d'occurrences ? Un mot-clé supplémentaire et la recherche s'affine. Pour les besoins complexes, un assistant de requêtes avancées prend le relais.
06
Traçabilité & conformité réglementaire
Pour les courriers sensibles ou en secteur réglementé, l'historique de chaque opération doit être prouvable : qui a saisi, diffusé, modifié, validé, et quand. C'est l'objet de l'audit trail, éventuellement complété par la signature électronique des étapes de validation.
⚠️ Attention
Toutes les solutions n'intègrent pas de journal de traçabilité conforme aux exigences réglementaires (FDA 21 CFR Part 11, BPF Annexe 11). L'ajouter a posteriori est souvent impossible. Si vous êtes soumis à ces référentiels — ou susceptible de l'être —, exigez-le dès la sélection.
✓ Réponse de QALITEL courrier
En option, le module Audit Trail de QALITEL courrier trace toute insertion, modification ou suppression de données dans toutes les tables, ainsi que les connexions et e-mails automatiques. La signature électronique peut être exigée et tracée à chaque étape de validation (accusés de réception, validation d'une étape de workflow…). Vous êtes ainsi en conformité avec le 21 CFR Part 11 et les BPF Annexe 11 : nous mettons à votre disposition les tableaux de correspondance détaillés 21 CFR Part 11 et BPF Annexe 11, ainsi qu'un plan de validation complet.
07
Impressions & exports
Votre logiciel de gestion de courrier va engranger de très nombreuses données dont l'exploitation externe se fera sentir tôt ou tard : édition de listings par service, listes des correspondants…
⚠️ Attention
L'extraction des données est trop souvent considérée comme secondaire dans les logiciels, qui privilégient la consultation en ligne. On se retrouve alors à devoir « bricoler » des documents par copier-coller ou en ressaisissant des données.
✓ Réponse de QALITEL courrier
Dans toutes les listes, vous disposez d'une fonction d'export Excel / CSV. De plus, un moteur d'impression génère, sous votre traitement de texte (Microsoft Word, LibreOffice…), des rapports dont vous maîtrisez totalement la mise en forme et le contenu, via des champs de fusion. Toutes les données saisies peuvent ainsi être extraites.
08
Indicateurs graphiques & statistiques
Les indicateurs sont essentiels dans l'exploitation des données de votre logiciel de gestion de courrier. Ils vous permettent de suivre les délais de réponse par type de courrier, par responsable ou par service, ainsi que la volumétrie mensuelle ou annuelle… et vous aident à piloter l'efficacité de votre service courrier.
⚠️ Attention
Chaque organisme a ses propres exigences en termes d'indicateurs. Il est donc nécessaire que votre logiciel vous permette de créer librement les vôtres. Des indicateurs « tout faits » non personnalisables n'auront que peu d'intérêt, et vous perdrez ainsi un outil précieux de pilotage.
✓ Réponse de QALITEL courrier
QALITEL courrier est fourni avec de très nombreux exemples d'indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) pour suivre immédiatement les principaux points de votre gestion de courrier. L'environnement Statistiques est entièrement configurable : modifiez ou dupliquez les indicateurs fournis, ou créez les vôtres. Tous vos indicateurs sont exportables en images pour les intégrer à vos documents et e-mails.
09
Relances par email
Pousser l'information auprès des personnes intervenant dans le traitement des courriers est fondamental et garantit la réactivité attendue. Vous devez aussi disposer d'un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toute dérive.
⚠️ Attention
Un logiciel, même bien configuré par les gestionnaires ou secrétaires, n'a d'intérêt que s'il est adopté par les utilisateurs. Ceux-ci ne sont pas connectés en permanence : il est donc important de leur apporter l'information sans les contraindre à se connecter « pour voir ».
✓ Réponse de QALITEL courrier
QALITEL courrier dispose d'un générateur automatique d'e-mails (GAE) entièrement configurable. Il vous permet d'informer ou de relancer les intervenants sur tous les courriers qui les concernent. La fréquence d'envoi comme le contenu des e-mails sont entièrement paramétrables : aucun risque de submerger vos utilisateurs de messages trop fréquents ou peu pertinents.
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Portail utilisateurs
Faire adhérer l'ensemble des collaborateurs à un outil n'est pas toujours chose aisée. La simplicité d'utilisation et l'accès immédiat à l'information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.
⚠️ Attention
Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » de l'interface qu'aux fonctionnalités intégrées, parfois limitées.
✓ Réponse de QALITEL courrier
Pour assurer l'adhésion de vos utilisateurs, QALITEL courrier met à leur disposition un portail dédié reprenant les principes ergonomiques des applications que nous utilisons tous quotidiennement : recherche simple et intuitive, consultation des documents joints aux fiches, possibilité de traiter un courrier. Leur tableau de bord personnel leur indique en permanence les informations qui les concernent. Sa simplicité ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche sur internet.
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Gestion des accès & sécurité
Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion de courrier est importante — les courriers contiennent souvent des informations confidentielles. Il est impératif de gérer les comptes de vos utilisateurs simplement, mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel s'intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s'appuyer sur votre infrastructure et communiquer avec elle (connexion SSO, LDAP, Active Directory).
⚠️ Attention
Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et peuvent faire l'objet de coûts additionnels. Soyez vigilant à ces aspects, même si dans un premier temps ce n'est pas votre priorité.
✓ Réponse de QALITEL courrier
QALITEL courrier vous offre toutes les possibilités pour faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO…). Tout est disponible en standard : vous activez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Ce haut niveau de sécurité vous permet, si le besoin s'en fait sentir, d'ouvrir l'accès du logiciel à des utilisateurs externes.
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Gestion multilingue
Deux aspects sont à envisager dans votre comparatif de solutions de gestion de courrier : le besoin de disposer d'une application fonctionnant en plusieurs langues, et/ou le besoin d'adapter la terminologie de l'interface lorsqu'elle ne correspond pas à votre langage métier.
⚠️ Attention
Pour qu'un logiciel soit adopté, il doit être compréhensible immédiatement par tous. Si l'adaptation des libellés de l'interface n'est pas possible nativement, passez votre chemin : ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.
✓ Réponse de QALITEL courrier
QALITEL courrier met à votre disposition une interface vous permettant de gérer autant de langues que nécessaire. Il est fourni en standard en français, anglais, allemand, italien, espagnol et portugais — et grâce à son interface de traduction intégrée, vous pouvez créer entièrement votre propre langue ou simplement adapter quelques termes à votre vocabulaire interne. Chaque utilisateur choisit sa langue, ensuite mémorisée dans son profil ; une détection automatique selon le navigateur est même possible.
