Gestion électronique du courrier entrant et sortant : tout savoir avant de nous contacter.

Enregistrement rapide du courrier entrant et sortant de votre organisation. Gérez tout type de courrier (papier, fax numérique, document scanné, e-mail, fichier informatique de type bureautique) et de toute taille. Aucune limitation.

Chaque courrier dispose de son propre dossier : codification automatique, horodatage, expéditeur, destinataires, pièces jointes, historique complet de son traitement et de sa diffusion.

Saisie indexation selon n° chronologiques automatiques. Codification multi-format paramétrable selon vos règles internes : préfixes par type, par service, dates, indices. Vos courriers portent une codification cohérente avec votre système d'archivage existant.

Indexation enrichie : expéditeur, destinataires, service, mots-clés, objet, références internes. Tous ces champs sont configurables et extensibles selon vos besoins.

Distribution nominative, auprès d'un groupe, ou d'un service. Pilotez la distribution de vos courriers et documents avec la plus grande précision. Utilisez les assistants intégrés pour vous faciliter la tâche.

Distribution pour action ou pour information — les destinataires voient la nature de leur implication. Aucune limite en nombre de destinataires, de diffusions, de personnes.

Utilisez les assistants pour pouvoir traiter le courrier entrant ou sortant. Que vous soyez destinataire, chef de service ou chef d'établissement. Chaque profil dispose de son interface adaptée.

Le traitement s'inscrit dans un workflow paramétrable : étapes de validation, accusés de réception, attribution de la réponse, validation finale. Tracé de bout en bout.

Transformez QALITEL courrier en logiciel d'archivage numérique intégrant un module OCR et une recherche plein texte. Scannez vos documents papiers dans un dossier de votre serveur : les fichiers PDF ainsi numérisés sont automatiquement pris en charge et indexés dans QALITEL courrier.

La recherche plein texte vous permet de chercher dans le corps des documents, pas seulement dans les métadonnées. Un mot-clé, un nom, une référence évoquée dans un courrier de 2019 : vous le retrouvez en quelques secondes.

Paramétrage des délais et retards par type de courrier. Calcul automatique de la date d'échéance à partir de la date d'enregistrement et du délai applicable (charte Marianne, règlement interne, exigences contractuelles).

Alertes automatiques en J-7, J-3, J-1 puis en retard, configurables par type. Tableaux de bord par responsable, par service, pour visualiser les échéances à venir. Anticipation des réclamations par la maîtrise globale du traitement.

Activez la traçabilité de tous les évènements survenant au sein du logiciel. Tracez toutes les opérations d'insertion, modification et suppression de données dans toutes les tables du logiciel. Une interface simple et claire vous permettra de rechercher toute modification effectuée au sein du logiciel.

Ce module vous permet d'être conforme à la réglementation CFR 21 Part 11 et aux BPF Annexe 11. Disponible en version Pro.

Vous souhaitez informer, relancer, communiquer automatiquement avec les utilisateurs de votre logiciel ? Alors le Générateur Automatique d'E-mails est fait pour vous. Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, votre tâche consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées.

Fourni avec des modèles prêts à l'emploi que vous décidez d'activer ou non, de modifier, dupliquer. Le principe est de créer un e-mail modèle dont vous maîtrisez la mise en forme, dans lequel vous posez des champs de fusion pour qu'il arrive personnalisé dans la boîte mail du destinataire.

Dès que la condition d'envoi du mail, que vous aurez vous-même définie, existera, le GAE se chargera automatiquement d'envoyer le mail. Le destinataire recevra le mail dans sa boîte mail habituelle.

Transformez toutes vos données en indicateurs de gestion. Un environnement statistique personnalisable vous attend. Réalisez tout type d'indicateur et tout type de graphique pour exploiter rapidement et visuellement vos données.

Indicateurs typiques : taux de réponse dans les délais, volume entrant/sortant par mois, répartition par service, délai moyen de traitement, courriers en retard. Camembert, histogramme, courbes, cumuls jusqu'à dix séries. Comparaisons d'une année sur l'autre, représentation au trimestre, mois glissants.

Une interface simplifiée, mais efficace pour une prise en main aisée et sans formation. Découverte intuitive des fonctionnalités offertes et paramétrables par l'administrateur.

Chaque agent voit ses courriers à traiter, ses échéances à venir, ses réponses à valider. Interface épurée, focalisée sur l'action. Idéal pour les profils utilisateurs occasionnels qui n'ont pas à paramétrer le logiciel.

Communiquez en direct avec les utilisateurs connectés ou laissez des messages que vos collègues consulteront plus tard. Vous saurez, pour chacun de vos messages, quand celui-ci aura été lu par votre interlocuteur. QALITEL courrier est un véritable outil de communication interne.

Le module de gestion des utilisateurs vous permet de déclarer autant d'utilisateurs que vous le souhaitez et d'en définir les modalités d'accès. Le principe est de créer des groupes d'utilisateurs en leur définissant des permissions et habilitations fonctionnelles.

Le module de signature électronique permet de s'assurer qu'il s'agit bien de la bonne personne ayant effectué une action particulière au sein du logiciel. Cette signature est notamment nécessaire dans le cadre de la satisfaction aux exigences de normes et référentiels, comme la 21 CFR Part 11.

Connectez-vous sans saisir votre mot de passe tout en étant identifié. Le module LDAP permet le couplage de QALITEL courrier à votre annuaire d'entreprise. Vous pouvez récupérer l'ensemble ou partie de votre annuaire (selon filtres) au sein du logiciel, sans qu'il soit nécessaire de saisir les noms des personnes.

Active Directory, SAML, OIDC, IdP OKTA également supportés. L'utilisateur est automatiquement reconnu et le logiciel se lance dans sa configuration sans saisie supplémentaire.

Rapports automatiques sous Word ou LibreOffice (format RTF), ou directement au format PDF, selon vos propres modèles de document. Générez automatiquement vos accusés de réception, vos états mensuels, vos listes de courriers en retard.

Export Excel : toutes les données de QALITEL courrier s'exportent sous Excel ou LibreOffice pour exploitation personnalisée. Export complet ou partiel selon vos critères de filtre ou requêtes enregistrées.

QALITEL courrier est fourni avec une interface de traduction sophistiquée vous permettant de ne traduire que les mots et phrases qui vous sont nécessaires en vous appuyant sur le langage de référence. Pour adapter QALITEL courrier à votre jargon technique en français, créez votre propre langage société et choisissez le français en tant que langue d'origine.

QALITEL courrier est proposé en langue native française, anglaise, allemande et espagnole. Possibilité de créer toute autre langue. Détection automatique de la langue du navigateur si vous l'activez.

Portabilité. Vous pouvez installer QALITEL courrier sur un PC portable, un PC de bureau en version monoposte. Installer le logiciel sur votre propre serveur d'entreprise pour une utilisation réseau locale ou étendue (multisites), ou faire héberger le logiciel sur un serveur Cloud ScoQi.

QALITEL courrier en version Full Web, c'est la possibilité de partager l'information au travers d'une application performante, efficace et pertinente sans aucune contrainte géographique (Intranet, Extranet). Véritable outil de communication transversale, vous saisissez, enregistrez, diffusez, traitez et suivez tous vos courriers en vous appuyant sur un workflow complètement paramétrable.