Critères de choix fonctionnels
Les questions pour ne rien laisser au hasard.
Cette rubrique détaille les critères d'ordre fonctionnel à prendre en compte lors de votre processus de sélection d'un logiciel de métrologie et de gestion des instruments de mesure.
01
Gestion du parc d'appareils & codification d'état
L'objet premier d'un logiciel de métrologie est de recenser et d'identifier l'ensemble de votre parc d'instruments et moyens de mesure. Vous devez pouvoir enregistrer rapidement chaque appareil, connaître son état en un coup d'œil (disponible, en étalonnage, en réparation, sorti, au rebut…), gérer les appareils étalons et organiser le tout selon votre propre plan de classement.
⚠️ Attention
Un simple listing de type Excel ne peut répondre aux attentes dans ce domaine : pas de visualisation d'état, pas de classe d'usure, pas de photos, pas d'arborescence… Vous perdez la vision d'ensemble de votre parc, et donc sa maîtrise.
✓ Réponse de QALITEL compar
QALITEL compar vous permet de gérer tout type d'appareils et d'instruments de mesure : gestionnaire de photos, codification couleur de l'état de l'appareil, classe d'usure, appareils équivalents, documentation constructeur et interne. Vous organisez votre parc selon votre propre plan de classement arborescent, sans limite : chaque mot de cette arborescence devient un mot-clé de recherche, et peut servir de base à vos indicateurs.
02
Données associées aux appareils
Au-delà de l'identification, le logiciel doit vous permettre de référencer pour chaque appareil : les informations administratives ; les coûts d'acquisition, de maintenance et d'intervention ; les dates d'intervention prévisionnelles ; les responsables en charge du suivi ; les documents d'étalonnage et de vérification…
⚠️ Attention
Votre logiciel de métrologie doit regrouper toutes les informations relatives aux appareils en assurant un suivi précis des interventions. Des données dispersées ou saisies dans des champs texte fourre-tout rendent leur exploitation, sinon impossible, à tout le moins très compliquée.
✓ Réponse de QALITEL compar
QALITEL compar vous permet de référencer toutes les données relatives à vos appareils. Toutes ces informations, précisément identifiées, peuvent être utilisées à des fins de traçabilité, d'exploitation, d'impression, d'indicateurs… Vous pouvez de plus associer des fichiers aux appareils et interventions sans aucune contrainte de nombre, de taille ni de format : tous vos relevés d'étalonnage sont accessibles en quelques clics.
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Modes opératoires & workflow d'intervention
Chaque type d'appareil suit des opérations spécifiques (étalonnage, vérification, révision, maintenance…). Le logiciel doit vous permettre de modéliser ces modes opératoires, puis de gérer chaque intervention selon un circuit de traitement adapté à votre organisation.
⚠️ Attention
Sans modes opératoires paramétrables ni workflow, chaque intervention se ressaisit de zéro et rien ne garantit que les bonnes étapes soient suivies. Vérifiez que le logiciel sait reproduire vos procédures et les replanifier automatiquement.
✓ Réponse de QALITEL compar
Créez vos modes opératoires (ou modèles d'intervention) par type d'appareil et par appareil. Une fois paramétrés, QALITEL compar vous propose automatiquement les interventions à effectuer au fil du temps. Le workflow de chaque intervention est entièrement paramétrable, sans limite d'étapes : une intervention peut être un étalonnage, une vérification, une révision, une mise au rebut, une opération de maintenance… ce que vous voulez.
04
Planning d'étalonnage & gestion des interventions
Votre outil de gestion de parc doit vous permettre de planifier tous les types d'interventions pouvant survenir sur vos appareils, étalonnages compris. La re-planification automatique de certaines interventions à leur clôture doit également être prévue.
⚠️ Attention
Un appareil peut faire l'objet de multiples interventions (étalonnages, vérifications, prêts…). Celles-ci doivent toutes être prévues dans le logiciel afin de vous garantir la traçabilité complète de la vie de l'appareil. Un étalonnage oublié, c'est une mesure non fiable et une non-conformité en audit.
✓ Réponse de QALITEL compar
Toutes les interventions peuvent être planifiées et automatiquement reprogrammées à leur clôture, selon une périodicité, un nombre ou une durée d'utilisation. La gestion des dates prévisionnelles permet au logiciel de gérer les retards et d'en informer les responsables. À tout instant, vous avez une vision complète des plannings d'étalonnage en cours et à venir, vous sortez les fiches de vie de chaque appareil et connaissez la charge de travail de chaque responsable.
05
Saisie des mesures, incertitude & capabilité
C'est le cœur de la métrologie : au-delà du suivi des dates, un vrai logiciel doit permettre de saisir les mesures effectuées, de les rattacher à l'appareil étalon utilisé, et de calculer l'incertitude et la capabilité métrologique.
⚠️ Attention
Beaucoup de solutions se limitent à un échéancier d'étalonnage : elles savent dire quand étalonner, mais pas gérer les résultats de l'étalonnage. Si vous réalisez des étalonnages en interne, exigez un véritable module de mesures, sous peine de conserver vos relevés sur tableur en parallèle.
✓ Réponse de QALITEL compar
Le module de gestion des mesures, intégré à chaque intervention, est optionnel mais extrêmement puissant : saisie individuelle ou en séries, sur tous les critères et paramètres exigés par votre métier, avec association à l'appareil étalon et son incertitude, calcul d'incertitude et de capabilité métrologique. Vous pouvez aussi annexer vos rapports de laboratoire externes (Excel, Word, PDF…) pour que QALITEL compar constitue le dossier complet de l'instrument.
06
Traçabilité & conformité réglementaire
En secteur réglementé — pharmaceutique, dispositifs médicaux, agroalimentaire, nucléaire — l'historique de chaque étalonnage et de chaque mesure doit être prouvable : qui a saisi, modifié, validé, et quand. C'est l'objet de l'audit trail.
⚠️ Attention
Toutes les solutions n'intègrent pas de journal de traçabilité conforme aux exigences réglementaires (FDA 21 CFR Part 11, BPF Annexe 11). Or, l'ajouter a posteriori est souvent impossible. Si vous êtes soumis à ces référentiels — ou susceptible de l'être —, exigez-le dès la sélection.
✓ Réponse de QALITEL compar
En option, le module Audit Trail de QALITEL compar trace toute insertion, modification ou suppression de données dans toutes les tables, avec signature électronique paramétrable par étape de workflow. Il vous met en conformité avec le 21 CFR Part 11 et les BPF Annexe 11. Nous mettons à votre disposition les tableaux de correspondance détaillés 21 CFR Part 11 et BPF Annexe 11, ainsi qu'un plan de validation complet.
07
Impressions & exports — fiches de vie, PV d'étalonnage
Votre logiciel de métrologie va engranger de très nombreuses données dont l'exploitation externe sera nécessaire : fiches de vie, rapports et PV d'étalonnage, listes d'appareils étalonnés, charge de travail par responsable…
⚠️ Attention
L'extraction des données est trop souvent considérée comme secondaire, les logiciels privilégiant la consultation en ligne. Les fiches de vie et autres rapports doivent être prévus en standard et personnalisables : sinon, vous ne serez jamais en capacité de répondre aux demandes des clients et organismes divers.
✓ Réponse de QALITEL compar
Dans toutes les listes, vous disposez d'une fonction d'export Excel / CSV. De plus, un moteur d'impression génère, sous votre traitement de texte (Microsoft Word, LibreOffice…), des rapports dont vous maîtrisez totalement la mise en forme et le contenu, via des champs de fusion. En standard, vous disposez de fiches de vie, rapports d'étalonnage, listings d'appareils… tous personnalisables, que vous pouvez imprimer sur vos propres documents d'entreprise.
08
Indicateurs graphiques & statistiques
Les indicateurs sont essentiels dans l'exploitation des données de votre logiciel de métrologie. Ils vous permettent de suivre la répartition de vos appareils par type ou par état, le nombre d'interventions par opérateur ou par appareil, les retards d'étalonnage… et vous aident à piloter votre parc.
⚠️ Attention
Chaque entreprise a ses propres exigences en termes d'indicateurs. Il est donc nécessaire que votre logiciel vous permette de créer librement les vôtres. Des indicateurs « tout faits » non personnalisables n'auront que peu d'intérêt, et vous perdrez ainsi un outil précieux de pilotage.
✓ Réponse de QALITEL compar
QALITEL compar est fourni avec de très nombreux exemples d'indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) pour suivre immédiatement les principaux points de votre gestion de la métrologie. L'environnement Statistiques est entièrement configurable : modifiez ou dupliquez les indicateurs fournis, ou créez les vôtres. Vous pouvez même générer un graphique d'un simple clic droit sur n'importe quelle colonne d'une liste. Tous vos indicateurs sont exportables en images pour les intégrer à vos documents et e-mails.
09
Recherche simple & multicritère
Avec un parc qui grandit, retrouver rapidement le bon appareil, la bonne intervention ou le bon étalonnage devient vital. Le logiciel doit offrir une recherche immédiate pour les cas simples, et des requêtes avancées pour les besoins complexes.
⚠️ Attention
Une recherche pauvre vous oblige à faire défiler des listes interminables ou à exporter sous Excel pour filtrer. Vous perdez un temps considérable et finissez par ne plus exploiter vos données.
✓ Réponse de QALITEL compar
La recherche s'effectue très simplement par saisie de vos critères. Pour les recherches complexes, un assistant de requêtes très puissant (opérateurs ET / OU, « contient », « commence par », comparateurs…) vous permet de tout envisager. Vous pouvez enregistrer une requête utile, la partager avec d'autres utilisateurs, et la réutiliser à volonté.
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Relances par email
Pousser l'information auprès des personnes intervenant dans la gestion des instruments de mesure est fondamental et garantit la réactivité du traitement. Vous devez aussi disposer d'un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toute dérive.
⚠️ Attention
Un logiciel, même bien configuré par les gestionnaires, n'a d'intérêt que s'il est adopté par les utilisateurs. Ceux-ci ne sont pas connectés en permanence : il est donc important de leur apporter l'information sans les contraindre à se connecter « pour voir ».
✓ Réponse de QALITEL compar
QALITEL compar dispose d'un générateur automatique d'e-mails (GAE) entièrement configurable. Il vous permet d'informer ou de relancer les intervenants sur tous les événements gérés par le logiciel — un étalonnage qui arrive à échéance, par exemple. La fréquence d'envoi comme le contenu des e-mails sont entièrement paramétrables : aucun risque de submerger vos utilisateurs de messages trop fréquents ou peu pertinents.
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Portail utilisateurs
Faire adhérer l'ensemble des collaborateurs à un outil n'est pas toujours chose aisée. La simplicité d'utilisation et l'accès immédiat à l'information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.
⚠️ Attention
Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » du portail qu'aux fonctionnalités intégrées, parfois limitées.
✓ Réponse de QALITEL compar
QALITEL compar peut être paramétré avec des profils administrateurs, gestionnaires et utilisateurs. Chaque utilisateur dispose d'un tableau de bord personnel ne lui présentant que ce qui le concerne : les appareils dont il a la charge, les interventions à réaliser… Sa simplicité ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche sur internet.
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Gestion des accès & sécurité
Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion des instruments de mesure est importante. Il est impératif de gérer les comptes de vos utilisateurs simplement, mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel s'intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s'appuyer sur votre infrastructure et communiquer avec elle (connexion SSO, LDAP, Active Directory).
⚠️ Attention
Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et peuvent faire l'objet de coûts additionnels. Soyez vigilant à ces aspects, même si dans un premier temps ce n'est pas votre priorité.
✓ Réponse de QALITEL compar
QALITEL compar vous offre toutes les possibilités pour faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO…). Tout est disponible en standard : vous activez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Ce haut niveau de sécurité vous permet, si le besoin s'en fait sentir, d'ouvrir l'accès du logiciel à des utilisateurs externes.
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Gestion multilingue
Deux aspects sont à envisager dans votre comparatif de solutions de métrologie : le besoin de disposer d'une application fonctionnant en plusieurs langues, et/ou le besoin d'adapter la terminologie de l'interface lorsqu'elle ne correspond pas à votre langage métier.
⚠️ Attention
Pour qu'un logiciel soit adopté, il doit être compréhensible immédiatement par tous. Si l'adaptation des libellés de l'interface n'est pas possible nativement, passez votre chemin : ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.
✓ Réponse de QALITEL compar
QALITEL compar met à votre disposition une interface vous permettant de gérer autant de langues que nécessaire. Il est fourni en standard en français, anglais, allemand, italien, espagnol et portugais — et grâce à son interface de traduction intégrée, vous pouvez créer entièrement votre propre langue ou simplement adapter quelques termes à votre vocabulaire technique. Chaque utilisateur choisit sa langue, ensuite mémorisée dans son profil ; une détection automatique selon le navigateur est même possible.
