Critères de choix fonctionnels
12 questions pour ne rien laisser au hasard.
Cette rubrique détaille les critères d'ordre fonctionnel à prendre en compte lors de votre processus de sélection d'un logiciel de gestion des plans d'actions.
01
Gestion des plans d'actions d'amélioration
La génération des plans d'actions peut être consécutive à des audits, à de nouveaux projets, à une recherche d'efficacité ou d'efficience… Toutes ces notions, on peut les regrouper sous un libellé générique : « plans de progrès ». En tout état de cause, vous devez pouvoir générer des plans comprenant de très nombreuses actions, avec de nombreux critères. Votre logiciel doit vous garantir un suivi précis : aucune action ne doit être « oubliée », et chaque responsable doit connaître sa charge de travail.
⚠️ Attention
L'élaboration d'un plan d'actions se résume trop souvent à un champ de saisie avec deux ou trois informations, et rien d'autre ! Si vous voulez que l'exploitation de vos plans d'actions se transforme en opportunités, assurez-vous que leur paramétrage et leur gestion soient des fonctionnalités complètes et abouties — y compris la mesure de l'efficacité des actions menées.
✓ Réponse de QALITEL progrès
Vous disposez au sein de QALITEL progrès d'un environnement dédié à la gestion des actions. Des tableaux de bord spécifiques aux gestionnaires et aux utilisateurs garantissent le suivi de toutes les actions et la gestion des retards : plus aucune action ne peut être oubliée. Chaque action dispose de son responsable, de son échéance et de son indicateur d'efficacité — vous mesurez l'effet réel de vos plans de progrès, et non seulement leur réalisation.
02
Modélisation des actions
Selon les contextes, d'une typologie d'actions à une autre, il faut un logiciel suffisamment flexible pour s'adapter à tous les types d'actions que vous pouvez rencontrer. Portez une attention particulière au paramétrage des masques de saisie, et validez notamment : le paramétrage des champs mis à disposition de vos utilisateurs ; la possibilité d'initialiser des champs ou de les rendre obligatoires ; la gestion des étapes nécessaires au traitement de chaque type d'action.
⚠️ Attention
Un manque de flexibilité dans les masques de saisie mis à disposition de vos utilisateurs entraînerait à coup sûr un rejet du logiciel. Le logiciel doit s'adapter à vos besoins, et non l'inverse.
✓ Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès permet aux gestionnaires de modéliser les différents types d'actions, tant sur les champs et leurs propriétés que sur les phases que suivront les actions associées au modèle. Chaque étape de traitement dispose de son propre masque de saisie, afin que les utilisateurs n'aient que les informations nécessaires à leur travail. Vous pouvez ajouter sans limite vos propres champs (texte, date, listes de choix, cases à cocher, numériques…).
03
Workflow & circuit de traitement
Une action suit un cycle de vie : ouverture, affectation, réalisation, vérification d'efficacité, clôture. Ce circuit doit s'adapter au type d'action et refléter votre organisation réelle.
⚠️ Attention
Un workflow figé — ou pire, l'absence de circuit, une action se résumant à une ligne dans une liste — empêche de savoir qui doit agir et quand. Vérifiez que le logiciel gère un véritable cycle de vie paramétrable, avec relances et suivi des responsabilités.
✓ Réponse de QALITEL progrès
Vous créez autant de modèles d'actions et de plans d'actions que nécessaire, avec un nombre illimité de phases, chacune disposant de son propre masque de saisie. Le workflow informe et relance automatiquement les responsables en cas de retard. Le suivi se fait en temps réel par responsable, site, processus, gravité, priorité, mots-clés… Vous gérez l'ensemble des actions de l'entreprise de façon centralisée et parfaitement maîtrisée.
04
Données associées aux actions
L'ensemble d'un plan d'actions définit un projet. Pour une bonne exploitation, le logiciel doit vous permettre de collecter des informations de l'élaboration à la clôture. On veillera notamment à pouvoir référencer : les coûts associés ; les documents ; les personnes concernées par les actions.
⚠️ Attention
Une restriction trop grande des données pouvant être associées aux actions conduit à un outil qui, à terme, deviendra peu pertinent. Des informations saisies dans des champs texte « mélangées » à d'autres rendraient leur exploitation, sinon impossible, à tout le moins très compliquée.
✓ Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès dispose naturellement de tous les champs de saisie spécifiques vous permettant de caractériser précisément votre action. Toutes ces informations, précisément identifiées, peuvent être utilisées à des fins de traçabilité, d'exploitation, d'impression, d'indicateurs… Vous pouvez de plus associer des fichiers aux actions sans aucune contrainte de nombre, de taille ni de format.
05
Déclencheurs & automatisations
Un logiciel mûr sait générer automatiquement une action ou un plan dès qu'une condition que vous avez définie est remplie — sans intervention manuelle.
⚠️ Attention
Sans automatisation, chaque action repose sur la mémoire de quelqu'un. Les récurrences passent inaperçues et l'on réagit toujours avec un temps de retard. Vérifiez la capacité du logiciel à déclencher des actions sur des critères que vous fixez vous-même.
✓ Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès intègre des déclencheurs paramétrables via un assistant de requêtes : générez automatiquement une action ou un plan dès qu'une condition est remplie. Par exemple : « plus de 4 actions correctives d'un même type créées sur l'année → déclencher une analyse par le responsable concerné ». Vos dérives sont détectées et traitées sans surveillance permanente.
06
Traçabilité & conformité réglementaire
En secteur réglementé — pharmaceutique, dispositifs médicaux, agroalimentaire, nucléaire — l'historique de chaque action et de sa clôture doit être prouvable : qui a saisi, modifié, validé, et quand. C'est l'objet de l'audit trail.
⚠️ Attention
Toutes les solutions n'intègrent pas de journal de traçabilité conforme aux exigences réglementaires (FDA 21 CFR Part 11, BPF Annexe 11). Or, l'ajouter a posteriori est souvent impossible. Si vous êtes soumis à ces référentiels — ou susceptible de l'être —, exigez-le dès la sélection.
✓ Réponse de QALITEL progrès
En option, le module Audit Trail de QALITEL progrès trace toute insertion, modification ou suppression de données dans toutes les tables, avec signature électronique paramétrable par étape de workflow. Il vous met en conformité avec le 21 CFR Part 11 et les BPF Annexe 11. Nous mettons à votre disposition les tableaux de correspondance détaillés 21 CFR Part 11 et BPF Annexe 11, ainsi qu'un plan de validation complet.
07
Impressions & exports
Votre logiciel de gestion des plans de progrès va engranger de très nombreuses données dont le besoin d'une exploitation externe se fera sentir tôt ou tard (édition de rapports, transmission de documents de synthèse à des clients ou fournisseurs…).
⚠️ Attention
L'extraction des données est trop souvent considérée comme secondaire dans les logiciels, qui privilégient la consultation en ligne. On se retrouve alors à devoir « bricoler » des documents par copier-coller ou en ressaisissant des données.
✓ Réponse de QALITEL progrès
Au sein de QALITEL progrès, toutes les listes disposent d'une fonction d'export au format Excel / CSV. De plus, un moteur d'impression vous permet de générer, sous votre traitement de texte (Microsoft Word, LibreOffice…), des rapports dont vous maîtrisez totalement la mise en forme et le contenu, en y intégrant des champs de fusion proposés par le logiciel. Vous pouvez ainsi éditer des actions par responsable, par projet, par période… en vous appuyant sur de nombreux modèles fournis par défaut et immédiatement utilisables.
08
Indicateurs graphiques & statistiques
Les indicateurs sont essentiels dans l'exploitation des données de votre logiciel de gestion des plans d'actions. Ils vous permettent de suivre la répartition des actions par projet, par responsable, sur des périodes de temps… Ces outils de pilotage sont intéressants pour chacun et utiles à tous.
⚠️ Attention
Chaque entreprise a ses propres exigences en termes d'indicateurs. Il est donc nécessaire que votre logiciel vous permette de créer librement les vôtres. Des indicateurs « tout faits » non personnalisables n'auront que peu d'intérêt, et vous perdrez ainsi un outil précieux pour votre amélioration continue.
✓ Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès est fourni avec de très nombreux exemples d'indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) pour piloter efficacement vos plans d'actions. L'environnement Statistiques est entièrement configurable : vous pouvez modifier ou dupliquer les indicateurs fournis, ou créer les vôtres. Toutes les données saisies peuvent être exploitées sous forme d'indicateurs graphiques, eux-mêmes exportables en images pour les intégrer à vos documents, e-mails…
09
Relances par email
L'information et la réactivité sont essentielles dans une bonne gestion d'un plan d'actions. Il est donc important de pousser l'information auprès des responsables. Vous devez aussi disposer d'un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toute dérive.
⚠️ Attention
Un logiciel, même bien configuré par les gestionnaires, n'a d'intérêt que s'il est adopté par les utilisateurs. Ceux-ci ne sont pas connectés en permanence : il est donc important de leur apporter l'information sans les contraindre à se connecter « pour voir ».
✓ Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès dispose d'un générateur automatique d'e-mails (GAE) entièrement configurable. Il vous permet d'informer ou de relancer les intervenants sur tous les événements gérés par le logiciel. La fréquence d'envoi comme le contenu des e-mails sont entièrement paramétrables : aucun risque de submerger vos utilisateurs de messages trop fréquents ou peu pertinents.
10
Portail utilisateurs
Faire adhérer l'ensemble des collaborateurs à un outil n'est pas toujours chose aisée. La simplicité d'utilisation et l'accès immédiat à l'information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.
⚠️ Attention
Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » du portail qu'aux fonctionnalités intégrées, parfois limitées.
✓ Réponse de QALITEL progrès
Pour assurer l'adhésion de vos utilisateurs, QALITEL progrès met à leur disposition un portail dédié reprenant les principes ergonomiques des applications que nous utilisons tous quotidiennement. Selon le paramétrage des gestionnaires, vos utilisateurs peuvent créer, renseigner et compléter des actions dans un contexte dédié et maîtrisé, avec accès à des fonctionnalités avancées qui leur assurent une bonne autonomie dans un environnement sécurisé. Leur tableau de bord personnel leur indique en permanence les informations qui les concernent. Sa simplicité ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche sur internet.
11
Gestion des accès & sécurité
Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion des plans d'actions est importante. Il est impératif de gérer les comptes de vos utilisateurs simplement, mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel s'intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s'appuyer sur votre infrastructure et communiquer avec elle (connexion SSO, LDAP, Active Directory).
⚠️ Attention
Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et peuvent faire l'objet de coûts additionnels. Soyez vigilant à ces aspects, même si dans un premier temps ce n'est pas votre priorité.
✓ Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès vous offre toutes les possibilités pour faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO…). Tout est disponible en standard : vous activez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Ce haut niveau de sécurité vous permet, si le besoin s'en fait sentir, d'ouvrir l'accès du logiciel à des utilisateurs externes.
12
Gestion multilingue
Deux aspects sont à envisager dans votre comparatif de solutions de gestion des plans d'actions : le besoin de disposer d'une application fonctionnant en plusieurs langues, et/ou le besoin d'adapter la terminologie de l'interface lorsqu'elle ne correspond pas à votre langage métier.
⚠️ Attention
Pour qu'un logiciel soit adopté, il doit être compréhensible immédiatement par tous. Si l'adaptation des libellés de l'interface n'est pas possible nativement, passez votre chemin : ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.
✓ Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès met à votre disposition une interface vous permettant de gérer autant de langues que nécessaire. Il est fourni en standard en français, anglais, allemand, italien, espagnol et portugais — et grâce à son interface de traduction intégrée, vous pouvez créer entièrement votre propre langue ou simplement adapter quelques termes à votre vocabulaire interne. Chaque utilisateur choisit sa langue, ensuite mémorisée dans son profil.
