Plans de progrès, actions correctives et préventives : tout savoir avant de nous contacter.

QALITEL progrès vous permet de créer autant de modèles de masques de saisie (formulaires) que vous le souhaitez. Chaque modèle peut être attribué à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs (intéressant pour limiter le choix offert aux utilisateurs lors de la création d'une fiche). Chaque modèle peut être initialisé avec vos données par défaut (catégorie d'action, workflow, pilote par défaut, etc.).

Pour chaque modèle, vous pouvez cacher des champs de saisie, rendre des champs obligatoires en saisie, afficher le contenu d'un champ en lecture seule, déplacer des champs dans des groupes et des sous-groupes. Vous allez pouvoir modifier les labels (traduire et adapter chaque modèle au type de plan traité), et ceci pour chacune des phases du workflow et par modèle — par exemple, en phase de décision, le formulaire pourra se présenter différemment de la phase de mesure d'efficacité.

La puissance de ce module de formulaire paramétrable va vous permettre d'étendre considérablement le champ d'application de votre logiciel de gestion des plans d'actions. Vous allez pouvoir gérer TOUS les plans que vous souhaitez. Cela ne se limitera pas à votre système de management de la qualité, car vous pourrez l'envisager comme étant LA réponse à tous vos projets nécessitant un traitement formalisé.

Si vous souhaitez utiliser ce logiciel pour la gestion des plans d'actions, actions correctives, actions préventives, actions d'amélioration ou toute démarche structurée nécessitant une traçabilité, une automatisation, l'intervention de plusieurs personnes, alors le module de paramétrage des formulaires des actions vous est indispensable.

Vous pouvez créer autant de modèles d'action que vous le souhaitez (même principe de fonctionnement que pour le paramétrage des modèles de plans). Chaque modèle peut être attribué à un ou plusieurs modèles de plan, ce qui vous permet, pour ces plans créés, d'y associer systématiquement ces actions à faire. Chaque modèle peut être initialisé avec vos données par défaut (catégorie, workflow, etc.).

Par exemple, une action de prévention suite à accident du travail pourra très bien être gérée ainsi dans QALITEL progrès. La puissance de ce module de formulaire paramétrable va vous permettre de gérer TOUTES les actions correctives et préventives que vous souhaitez réaliser.

Enregistrement et traitement rapide de vos plans d'actions (plans de progrès selon vos propres modèles de formulaires). Système de workflow paramétrable pour le traitement et le suivi de vos plans d'actions : décision, planification, réalisation, évaluation, clôture. Le cycle PDCA s'incarne naturellement dans le workflow, et chaque phase trace ce qui a été fait, par qui, et quand.

Création et gestion des actions correctives et préventives. Système de workflow pour informer et relancer les responsables en cas de retard, suivi temps réel des plans d'actions par responsable, site, date, processus, client, gravité, priorité, mots-clés, etc.

Chaque action s'inscrit dans un workflow qui peut être différent de celui du plan parent — typiquement plus court, plus opérationnel. Les actions sont remontées dans les indicateurs du plan et dans le tableau de bord du pilote.

La saisie d'une fiche s'effectue en sélectionnant un des modèles créés par l'administrateur et mis à disposition de l'utilisateur. Un pilote voulant saisir un plan de progrès ne sera pas forcément concerné par la saisie d'une simple action corrective. L'utilisateur final pourra donc créer les plans ou réaliser les actions qui ont été planifiées pour lui, tout dépendra des droits qui lui seront alloués.

Les modèles pouvant être initialisés avec certaines valeurs prédéfinies, l'utilisateur pourra se consacrer à la saisie des champs qui lui sont demandés et uniquement ceux-là, en fonction de l'étape du workflow dans laquelle il intervient. Une fois la saisie réalisée, il suffit de cliquer sur le bouton « Faire suivre ».

Lorsque l'on paramètre un modèle de fiche, il est possible de faire en sorte que des champs de saisie soient obligatoires en fonction de la phase du workflow. Cette obligation n'empêchera jamais un utilisateur d'enregistrer son travail, s'il lui manque des informations. Tant que l'on n'a pas cliqué sur le bouton « Faire suivre », l'utilisateur garde la main sur la fiche et peut effectuer les modifications voulues.

QALITEL progrès vous propose nativement vos formulaires (masques de saisie) prêts à l'emploi avec tous les champs nécessaires pour une prise en main rapide. Dans la très grande majorité des cas, les champs proposés par défaut suffisent largement.

Mais si vous avez des besoins particuliers, vous apprécierez la possibilité d'ajouter vos propres champs de saisie. Leur intégration au sein des masques de saisie et phases de workflow s'effectuant ensuite exactement de la même façon qu'avec les champs fournis par défaut. Vous pourrez ainsi ajouter, sans aucune limite, des champs de saisie de type texte, multilignes, date, options multiples (radio boutons), listes de choix, cases à cocher, entiers numériques et champ décimal.

QALITEL progrès vous permet de créer autant de modèles de plans d'actions et d'actions que vous le souhaitez. Vous allez ainsi pouvoir gérer de façon parfaitement adaptée vos différents projets. Décidez, pour chaque modèle, quelles sont les phases de traitement qui devront s'appliquer dans le cadre d'un traitement en workflow.

Sachant que pour chaque phase du workflow affectée à chaque modèle de fiche, vous pouvez décider du contenu du masque de saisie — ce qui doit être saisi, ce qui doit être obligatoirement saisi, ce qui est simplement caché, ce qui est initialisé en termes de valeur par défaut. Le champ des possibles est infini. Vous pourrez ainsi gérer très facilement et en totale maîtrise toutes les actions de votre entreprise en mode centralisé.

QALITEL progrès est doté d'un remarquable outil permettant de déclencher automatiquement des actions, plans d'actions, fiches ou audits selon vos propres critères. Fixer ces critères à l'aide de l'assistant de requêtes intégré est un jeu d'enfant.

Selon l'état dans lequel se trouve votre plan ou votre action, vous avez la possibilité, en vous appuyant en plus sur une requête, de générer automatiquement une nouvelle fiche, action, plan de progrès ou audit pré-paramétrés. Par modèle de plan d'action ou d'action, vous pouvez générer autant de déclencheurs que vous le souhaitez.

Exemple d'utilisation parmi tant d'autres : déclencher automatiquement une action demandant au chef du service commercial d'analyser les raisons pour lesquelles plus de 4 actions correctives de tel type ont dû être créées sur l'année en cours. QALITEL progrès est donc particulièrement adapté pour générer des alertes automatiques.

Activez la traçabilité de tous les évènements survenant au sein du logiciel. Tracez toutes les opérations d'insertion, modification et suppression de données dans toutes les tables du logiciel. Une interface simple et claire vous permettra de rechercher toute modification effectuée au sein du logiciel.

Ce module vous permet d'être conforme à la réglementation CFR 21 Part 11 et aux BPF Annexe 11. Disponible à partir de la version Pro.

QALITEL progrès vous propose de rechercher très facilement vos données à l'aide d'outils tels que « contient », « commence par », > = < selon toutes les métadonnées saisies dans le logiciel. Lorsqu'il s'agit de recherches plus élaborées (comme par exemple, remonter les actions réalisées par M. Dupont depuis le début de l'année faisant suite à tous vos problèmes de livraison pour vos clients situés dans le 91), l'assistant de requêtes intégré vous permettra de tout envisager (opérateurs ET/OU disponibles).

Si vous souhaitez garder le bénéfice de cette recherche, enregistrez votre requête, partagez-la avec d'autres utilisateurs si vous le souhaitez, ou avec tout le monde pour qu'elle puisse être réutilisée facilement.

Une interface simplifiée pour les utilisateurs n'ayant pas vocation à paramétrer le logiciel. Ils disposent alors d'un portail de type « moteur de recherche » qui leur mettra à disposition toutes les données les concernant. Ils pourront interagir selon leurs habilitations en validant une information, en saisissant leur réponse, la partie d'un formulaire qui les concerne, donner leur accord ou pas dans le cadre du workflow, ou tout simplement consulter leurs informations.

Le portail est fourni avec son propre moteur de recherche intégré. La prise en main en est aisée pour toute personne ayant l'habitude de surfer sur le web. L'accès se fait à l'aide d'un simple lien, au travers du navigateur web, à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe.

Le module de gestion des utilisateurs vous permet de déclarer autant d'utilisateurs que vous le souhaitez et d'en définir les modalités d'accès. Le principe est de créer des groupes d'utilisateurs en leur définissant des permissions et habilitations fonctionnelles. Chaque utilisateur appartenant à un groupe hérite automatiquement des droits du groupe, ce qui réduit considérablement le temps de paramétrage et donne une bonne lisibilité sur les possibilités allouées à chacun.

Ces utilisateurs peuvent être créés manuellement, par le biais du module d'import, par la connectivité LDAP (connexion directe sur votre annuaire d'entreprise, selon critères de filtre). Outre le mode d'accès protégé au logiciel, ce module est indispensable si vous souhaitez utiliser la gestion du workflow.

Le module de signature électronique permet de s'assurer qu'il s'agit bien de la bonne personne ayant effectué une action particulière au sein du logiciel. Cette signature est notamment nécessaire dans le cadre de la satisfaction aux exigences de normes et référentiels, comme la 21 CFR Part 11.

Pour chaque étape de validation, dès lors que vous activerez ce module, la signature électronique intégrée sera exigée et tracée. Ceci concerne notamment la validation d'une étape dans le cadre d'un workflow.

Connectez-vous sans saisir votre mot de passe tout en étant identifié. LDAP est l'acronyme de Lightweight Directory Access Protocol. Ce protocole permet de centraliser les informations des personnes en termes d'authentification sous la forme d'un annuaire : noms, prénoms, téléphones, adresses e-mails, fonction, et droits sur le réseau informatique.

Le mot de passe et l'identifiant utilisés par cet annuaire sont souvent ceux utilisés lors de l'ouverture de Windows. Le module LDAP permet le couplage de notre logiciel à votre annuaire LDAP. Vous pourrez ainsi récupérer l'ensemble, ou partie de votre annuaire (selon les filtres posés) au sein du logiciel, sans qu'il soit nécessaire de saisir les noms des personnes.

Si vous activez le protocole Active Directory, vous pouvez offrir aux utilisateurs de lancer l'application sans saisie de mot de passe — le couplage à l'annuaire LDAP se fera en arrière-plan, la personne sera identifiée et le logiciel se lancera dans la configuration de l'utilisateur.

Vous souhaitez informer, relancer, communiquer automatiquement avec les utilisateurs de votre logiciel ? Alors le Générateur Automatique d'E-mails est fait pour vous. Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, votre tâche en tant qu'administrateur consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées. De ce dynamisme dépendra la fiabilité et l'intérêt du système.

Fourni avec des modèles prêts à l'emploi que vous décidez d'activer ou non, de modifier, dupliquer, ce module vous permet aussi de créer vos propres modèles de mail. Le principe est de créer un e-mail modèle dont vous maîtrisez la mise en forme, dans lequel vous posez des champs de fusion pour qu'il arrive personnalisé dans la boîte mail du destinataire.

Dès que la condition d'envoi du mail, que vous aurez vous-même définie, existera, le GAE se chargera automatiquement d'envoyer le mail. Le destinataire recevra le mail dans sa boîte mail habituelle. Entièrement paramétrable, vous réalisez vous-même vos campagnes d'e-mailing avec une maîtrise totale du fond (champs de fusion pour publipostage).

Transformez toutes vos données en indicateurs qualité. Un environnement statistique personnalisable vous attend. Réalisez tout type d'indicateur et tout type de graphique pour exploiter rapidement et visuellement vos données.

Il n'y a aucune limite au nombre de graphiques que vous pourrez réaliser. Vous pourrez mettre à disposition des indicateurs graphiques pour les utilisateurs (filtré sur leur nom). Vous pourrez représenter visuellement vos données sous forme de camembert, d'histogramme, de courbes, de pyramide, en cumulant jusqu'à dix courbes par indicateur. Réalisez des indicateurs comparatifs d'une année sur l'autre, représentez vos données au trimestre, sur des mois glissants.

Reporting en temps réel. De nombreux reportings et indicateurs métiers fournis en standard. Adaptez vos reportings à vos besoins en créant les vôtres. Utilisez toutes les informations de votre base de données à votre guise pour créer vos propres reportings et tableaux de bord.

Parce que l'accès à l'information utile est fondamental, QALITEL progrès vous permet de créer et personnaliser autant de tableaux de bord que vous le souhaitez. Vous pouvez les attribuer aux utilisateurs selon vos préférences et besoins (groupes d'utilisateurs). Donnez-leur le droit ou pas de les modifier, et donnez-leur le droit ou pas de l'afficher au lancement du logiciel.

Vous pourrez utiliser les vignettes fournies par défaut, créer les vôtres sur la base de vos indicateurs graphiques, de vos requêtes enregistrées pour afficher des compteurs ou des listes, créer des vignettes de lancement d'outils externes.

Rapports automatiques sous Word ou LibreOffice (format RTF), ou directement au format PDF, selon vos propres modèles de document. Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document en vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel.

Export Excel : toutes les données de QALITEL progrès s'exportent sous Excel ou LibreOffice pour exploitation personnalisée. Export complet ou partiel selon vos critères de filtre ou requêtes enregistrées.

Notes d'informations affichées au lancement du logiciel : communiquez aisément avec l'ensemble des utilisateurs en créant des notes d'information qui s'affichent automatiquement au lancement du logiciel de gestion des actions et plans d'actions. Ces notes sont liées à la langue utilisée.

Chat intégré : communiquez en direct avec les utilisateurs connectés, ou laissez des messages que vos collègues consulteront plus tard. Vous saurez, pour chacun de vos messages, quand celui-ci aura été lu par votre interlocuteur. QALITEL progrès est un véritable outil de communication interne.

QALITEL progrès est fourni avec une interface de traduction sophistiquée vous permettant de ne traduire que les mots et phrases qui vous sont nécessaires en vous appuyant sur le langage de référence. Ainsi, pour adapter QALITEL progrès à votre jargon technique en français, créez votre propre langage société et choisissez le français en tant que langue d'origine. Les mots traduits par vos soins seront utilisés et à défaut, ce seront ceux de la langue d'origine.

QALITEL progrès étant proposé en langue native française, anglaise, allemande et espagnole, vous pouvez ainsi créer votre propre langue allemande s'appuyant sur la langue allemande fournie en standard et ne traduire que ce qui vous intéresse. Si vous activez la fonction de détection automatique de la langue, l'utilisateur sera automatiquement redirigé vers la langue utilisée dans son navigateur web.

Portabilité. Vous pouvez installer nos logiciels sur un PC portable, un PC de bureau dans leurs versions monopostes. Installer nos logiciels sur votre propre serveur d'entreprise pour une utilisation réseau locale ou étendue (multisites) ou tout simplement faire héberger votre logiciel sur un de nos serveurs ScoQi.

QALITEL progrès en version Full Web, c'est la possibilité de partager l'information au travers d'une application performante, efficace et pertinente sans aucune contrainte géographique (Intranet, Extranet). Véritable outil de communication transversale, vous allez pouvoir manager vos plans de progrès et projets qualité, sécurité, environnement, où que vous soyez, vous et les personnes associées au traitement.