Audits internes, fournisseurs, certifications : tout savoir avant de nous contacter.

QALITEL audit vous permet de créer autant de modèles de masques de saisie (formulaires) que vous le souhaitez. Chaque modèle peut être attribué à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs (intéressant pour limiter le choix offert aux utilisateurs lors de la création d'une fiche). Chaque modèle peut être initialisé avec vos données par défaut (nature de problème, workflow, etc.).

Pour chaque modèle, vous pouvez cacher des champs de saisie, rendre des champs obligatoires en saisie, afficher le contenu d'un champ en lecture seule, déplacer des champs dans des groupes et des sous-groupes. Vous allez pouvoir modifier les labels (traduire et adapter chaque modèle au problème traité), et ceci pour chacune des phases du workflow et par modèle — par exemple, en phase de contrôle, le formulaire pourra se présenter différemment de la phase de mesure d'efficacité.

La puissance de ce module de formulaire paramétrable va vous permettre d'étendre considérablement le champ d'application de votre logiciel de gestion des audits. Vous allez pouvoir gérer TOUS les problèmes que vous souhaitez. Cela ne se limitera pas à votre système de management de la qualité, car vous pourrez l'envisager comme étant LA réponse à tous vos problèmes nécessitant un traitement formalisé basé sur l'étude de terrain qu'apporte la pratique de l'audit.

Si vous souhaitez utiliser ce logiciel qualité pour la gestion des audits internes, audits fournisseurs, voire audits clients, enquêtes ou toute analyse terrain de quelque nature que ce soit nécessitant une traçabilité, une automatisation, l'intervention de plusieurs personnes, alors le module de paramétrage des formulaires des actions vous est indispensable.

En effet, vous pouvez créer autant de modèles d'action que vous le souhaitez (même principe de fonctionnement que pour le paramétrage des modèles de fiches d'audit). Chaque modèle peut être attribué à un ou plusieurs modèles d'audit, ce qui vous permet, pour ces audits créés, d'y associer systématiquement ces actions à faire. Chaque modèle peut être initialisé avec vos données par défaut (catégorie, workflow, etc.).

Par exemple, une action de prévention suite à accident du travail pourra très bien être gérée ainsi dans QALITEL audit. La puissance de ce module de formulaire paramétrable va vous permettre de gérer TOUTES les actions correctives et préventives liées aux audits que vous souhaitez réaliser.

La saisie d'une fiche s'effectue en sélectionnant un des modèles créés par l'administrateur et mis à disposition de l'utilisateur. Un auditeur voulant saisir un audit fournisseur ne sera pas forcément concerné par la saisie d'un audit interne ou d'un audit documentaire. L'utilisateur final pourra donc planifier ses audits ou réaliser les audits qui ont été planifiés pour lui, tout dépendra des droits qui lui seront alloués.

Les modèles pouvant être initialisés avec certaines valeurs prédéfinies, l'utilisateur pourra se consacrer à la saisie des champs qui lui sont demandés et uniquement ceux-là, en fonction de l'étape du workflow dans laquelle il intervient. Il n'a pas de question à se poser, c'est l'administrateur qui a prévu son masque de saisie en fonction du contexte. Une fois la saisie réalisée, il suffit de cliquer sur le bouton « Faire suivre ».

Lorsque l'on paramètre un modèle de fiche, il est possible de faire en sorte que des champs de saisie soient obligatoires en fonction de la phase du workflow. Cette obligation n'empêchera jamais un utilisateur d'enregistrer son travail, s'il lui manque des informations. Tant que l'on n'a pas cliqué sur le bouton « Faire suivre », l'utilisateur garde la main sur la fiche et peut effectuer les modifications voulues. Lorsqu'il estime que sa saisie est complète, il clique sur « Faire suivre » et si un champ obligatoire est requis, il en sera informé par un message contextuel.

Quant à la saisie de l'audit lui-même, c'est-à-dire répondre au questionnaire, rien de plus simple : il n'est aucunement nécessaire de valider quoi que ce soit, les saisies sont auto-enregistrées. L'utilisation de l'outil informatique en direct durant l'audit prend alors tout son sens (saisie sur tablette par exemple) car l'outil se fait oublier grâce à sa simplicité.

QALITEL audit vous propose nativement vos formulaires (masques de saisie) prêts à l'emploi avec tous les champs nécessaires pour une prise en main rapide. Dans la très grande majorité des cas, les champs proposés par défaut suffisent largement.

Mais si vous avez des besoins particuliers, vous apprécierez la possibilité d'ajouter vos propres champs de saisie. Leur intégration au sein des masques de saisie et phases de workflow s'effectuant ensuite exactement de la même façon qu'avec les champs fournis par défaut. Vous pourrez ainsi ajouter, sans aucune limite, des champs de saisie de type texte, multi-lignes, date, options multiples (radio boutons), listes de choix, cases à cocher, entiers numériques et champ décimal.

QALITEL audit vous permet de créer autant de modèles de fiches d'audits et d'actions que vous le souhaitez. Vous allez ainsi pouvoir gérer de façon parfaitement adaptée vos audits selon différents critères (fournisseurs, filiales, etc.). Décidez, pour chaque modèle, quelles sont les phases de traitement qui devront s'appliquer dans le cadre d'un traitement en workflow.

Sachant que pour chaque phase du workflow affectée à chaque modèle de fiche, vous pouvez décider du contenu du masque de saisie — ce qui doit être saisi, ce qui doit être obligatoirement saisi, ce qui est simplement caché, ce qui est initialisé en termes de valeur par défaut. Le champ des possibles est infini.

QALITEL audit est doté d'un remarquable outil permettant de déclencher automatiquement des actions, plans d'actions, fiches ou audits selon vos propres critères. Fixer ces critères à l'aide de l'assistant de requêtes intégré est un jeu d'enfant.

Selon l'état dans lequel se trouve votre audit ou votre action, vous avez la possibilité, en vous appuyant en plus sur une requête, de générer automatiquement une nouvelle fiche, action, plan de progrès ou audit pré-paramétrés. Par modèle d'audit ou d'action, vous pouvez générer autant de déclencheurs que vous le souhaitez.

Exemple d'utilisation parmi tant d'autres : déclencher automatiquement une action demandant au chef du service qualité d'analyser les raisons pour lesquelles plus de 4 audits Sécurité de votre fournisseur ont obtenu une note inférieure à 80 % sur l'année en cours. Déclencher automatiquement la planification d'un nouvel audit selon vos propres critères, etc. QALITEL audit est donc particulièrement adapté pour générer des alertes automatiques.

Activez la traçabilité de tous les évènements survenant au sein du logiciel. Tracez toutes les opérations d'insertion, modification et suppression de données dans toutes les tables du logiciel. Une interface simple et claire vous permettra de rechercher toute modification effectuée au sein du logiciel.

Ce module vous permet d'être conforme à la réglementation CFR 21 Part 11 et aux BPF Annexe 11. Disponible à partir de la version Pro.

La recherche d'une information au sein de votre gestion des audits n'aura jamais été aussi facile. Celle-ci s'effectue très simplement par la saisie de vos critères. Si votre recherche devient complexe, vous disposerez alors de fonctionnalités de recherche avancées très puissantes. Rien ne pourra plus vous échapper, et ce, à une vitesse vertigineuse.

QALITEL audit vous propose de rechercher très facilement vos données à l'aide d'outils tels que « contient », « commence par », > = < selon toutes les métadonnées saisies dans le logiciel. Lorsqu'il s'agit de recherches plus élaborées, l'assistant de requêtes intégré vous permettra de tout envisager (opérateurs ET/OU disponibles). Si vous souhaitez garder le bénéfice de cette recherche, enregistrez votre requête, partagez-la avec d'autres utilisateurs si vous le souhaitez, ou avec tout le monde pour qu'elle puisse être réutilisée facilement.

Une interface simplifiée pour les utilisateurs n'ayant pas vocation à paramétrer le logiciel. Ils disposent alors d'un portail de type « moteur de recherche » qui leur mettra à disposition toutes les données les concernant. Ils pourront interagir selon leurs habilitations en validant une information, en saisissant leur réponse, la partie d'un formulaire qui les concerne, donner leur accord ou pas dans le cadre du workflow, ou tout simplement consulter leurs informations.

Le portail est fourni avec son propre moteur de recherche intégré. La prise en main en est aisée pour toute personne ayant l'habitude de surfer sur le web. L'accès se fait à l'aide d'un simple lien, au travers du navigateur web, à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe.

La connectivité LDAP (module optionnel) peut permettre de demander la saisie du mot de passe de votre annuaire LDAP, et si vous activez l'Active Directory, l'utilisateur sera automatiquement reconnu sans qu'il soit nécessaire de saisir son identifiant et mot de passe.

Le module de gestion des utilisateurs vous permet de déclarer autant d'utilisateurs que vous le souhaitez et d'en définir les modalités d'accès. Le principe est de créer des groupes d'utilisateurs en leur définissant des permissions et habilitations fonctionnelles. Chaque utilisateur appartenant à un groupe hérite automatiquement des droits du groupe, ce qui réduit considérablement le temps de paramétrage et donne une bonne lisibilité sur les possibilités allouées à chacun.

Ces utilisateurs peuvent être créés manuellement, par le biais du module d'import, par la connectivité LDAP (connexion directe sur votre annuaire d'entreprise, selon critères de filtre). Outre le mode d'accès protégé au logiciel (idéal pour l'accès au portail utilisateur), ce module est indispensable si vous souhaitez utiliser la gestion du workflow.

Le module de signature électronique permet de s'assurer qu'il s'agit bien de la bonne personne ayant effectué une action particulière au sein du logiciel. Cette signature est notamment nécessaire dans le cadre de la satisfaction aux exigences de normes et référentiels, comme la 21 CFR Part 11.

Pour chaque étape de validation, dès lors que vous activerez ce module, la signature électronique intégrée sera exigée et tracée. Ceci concerne notamment la validation d'une étape dans le cadre d'un workflow.

Connectez-vous sans saisir votre mot de passe tout en étant identifié ! LDAP est l'acronyme de Lightweight Directory Access Protocol. Ce protocole permet de centraliser les informations des personnes en termes d'authentification sous la forme d'un annuaire : noms, prénoms, téléphones, adresses e-mails, fonction, etc., et droits sur le réseau informatique (accès à un serveur, à un dossier, à une imprimante).

Le mot de passe et l'identifiant utilisés par cet annuaire sont souvent ceux utilisés lors de l'ouverture de Windows. Le module LDAP permet le couplage de notre logiciel à votre annuaire LDAP. Vous pourrez ainsi récupérer l'ensemble, ou partie de votre annuaire (selon les filtres posés) au sein du logiciel, sans qu'il soit nécessaire de saisir les noms des personnes.

L'intérêt de ce couplage réside dans le fait que le jour où vous changez une donnée dans l'annuaire LDAP, tous les logiciels connectés hériteront naturellement de la modification. Si vous activez le protocole Active Directory, vous pouvez offrir aux utilisateurs de lancer l'application sans saisie de mot de passe — le couplage à l'annuaire LDAP se fera en arrière-plan, la personne sera identifiée et le logiciel se lancera dans la configuration de l'utilisateur.

Vous souhaitez informer, relancer, communiquer automatiquement avec les utilisateurs de votre logiciel ? Alors le Générateur Automatique d'E-mails est fait pour vous. Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, votre tâche en tant qu'administrateur consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées. De ce dynamisme dépendra la fiabilité et l'intérêt du système.

Fourni avec des modèles prêts à l'emploi que vous décidez d'activer ou non, de modifier, dupliquer, ce module vous permet aussi de créer vos propres modèles de mail. Le principe est de créer un e-mail modèle dont vous maîtrisez la mise en forme, dans lequel vous posez des champs de fusion pour qu'il arrive personnalisé dans la boîte mail du destinataire.

Dès que la condition d'envoi du mail, que vous aurez vous-même définie, existera, le GAE se chargera automatiquement d'envoyer le mail. Le destinataire recevra le mail dans sa boîte mail habituelle à l'aide de son adresse paramétrée dans la liste du personnel du logiciel.

Réalisez vous-même vos indicateurs qualité graphiques à l'aide de ce module. Une interface spéciale vous est proposée pour vous présenter vos différents indicateurs dynamiquement mis à jour. Vous choisissez le type de graphique, les requêtes sur les données, vous personnalisez l'environnement graphique (couleurs, titres) et vous définissez la fréquence de rafraîchissement.

Il n'y a aucune limite au nombre de graphiques que vous pourrez réaliser. Vous pourrez mettre à disposition des indicateurs graphiques pour les utilisateurs (filtré sur leur nom). Vous pourrez représenter visuellement vos données sous forme de camembert, d'histogramme, de courbes, de pyramide, en cumulant jusqu'à dix courbes par indicateur. Réalisez des indicateurs comparatifs d'une année sur l'autre, représentez vos données au trimestre, sur des mois glissants (les 6 derniers mois par exemple), comparez les performances de vos fournisseurs sur un même graphique.

Parce que l'accès à l'information utile est fondamental, QALITEL audit vous permet de créer et personnaliser autant de tableaux de bord que vous le souhaitez. Vous pouvez les attribuer aux utilisateurs selon vos préférences et besoins (groupes d'utilisateurs). Donnez-leur le droit ou pas de les modifier et donnez-leur le droit ou pas de l'afficher au lancement du logiciel.

Vous pourrez utiliser les vignettes fournies par défaut, créer les vôtres sur la base de vos indicateurs graphiques, de vos requêtes enregistrées pour afficher des compteurs ou des listes, créer des vignettes de lancement d'outils externes, etc.

Rapports automatiques sous Word ou LibreOffice (format RTF), ou directement au format PDF, selon vos propres modèles de document. Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document en vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel.

Export Excel : toutes les données de QALITEL audit s'exportent sous Excel ou LibreOffice pour exploitation personnalisée. Export complet ou partiel selon vos critères de filtre ou requêtes enregistrées.

Notes d'informations affichées au lancement du logiciel : communiquez aisément avec l'ensemble des utilisateurs en créant des notes d'information qui s'affichent automatiquement au lancement du logiciel de gestion des audits et actions. Ces notes sont liées à la langue utilisée.

Chat intégré : communiquez en direct avec les utilisateurs connectés, ou laissez des messages que vos collègues consulteront plus tard. Vous saurez, pour chacun de vos messages, quand celui-ci aura été lu par votre interlocuteur. QALITEL audit est un véritable outil de communication interne.

QALITEL audit est fourni avec une interface de traduction sophistiquée vous permettant de ne traduire que les mots et phrases qui vous sont nécessaires en vous appuyant sur le langage de référence. Ainsi, pour adapter QALITEL audit à votre jargon technique en français, créez votre propre langage société et choisissez le français en tant que langue d'origine. Les mots traduits par vos soins seront utilisés et à défaut, ce seront ceux de la langue d'origine.

QALITEL audit étant proposé en langue native française, anglaise, allemande et espagnole, vous pouvez ainsi créer votre propre langue allemande s'appuyant sur la langue allemande fournie en standard et ne traduire que ce qui vous intéresse. Si vous activez la fonction de détection automatique de la langue, l'utilisateur sera automatiquement redirigé vers la langue utilisée dans son navigateur web. Celui-ci pourra ensuite, si vous l'y autorisez, changer de langue manuellement en choisissant parmi les langues proposées.

Vous devrez prendre, en tant que gestionnaire-administrateur, des décisions de gestion pour de nombreuses données. Pour cela, des assistants vous sont proposés pour vous guider dans ces modifications : duplication de liste de documents sur un nouvel arrivant, remplacement d'une personne par une autre, changement de fonction, réinitialisation de dates. Ces assistants vous permettent des traitements par lots rapidement et efficacement.