Critères de choix fonctionnels
14 questions pour ne rien laisser au hasard.
Cette rubrique détaille les critères d'ordre fonctionnel à prendre en compte lors de votre processus de sélection d'un logiciel de gestion des audits et des plans d'actions.
01
Planification & programme d'audits
Avant de conduire un audit, il faut le programmer : établir le programme annuel, affecter les auditeurs, gérer leurs disponibilités, visualiser le planning. C'est le point de départ de toute démarche d'audit maîtrisée.
⚠️ Attention
Un logiciel qui démarre à la saisie de l'audit, sans gérer la planification en amont, vous laisse piloter votre programme sur un tableur en parallèle — avec les oublis et doublons que cela suppose.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit gère votre programme annuel d'audits : création du planning, affectation des auditeurs, gestion des disponibilités, visualisation graphique des plannings (mensuel, annuel…). Vous pilotez d'un coup d'œil ce qui est planifié, réalisé ou en retard. Des déclencheurs peuvent même planifier automatiquement un audit selon vos propres critères.
02
Questionnaires d'audit
Dans le cas d'audits internes ou fournisseurs, et de manière à garantir une homogénéité des résultats, vous pouvez élaborer des questionnaires « réutilisables » pour vos différents audits. La saisie de vos questionnaires dans votre logiciel doit être suffisamment souple pour couvrir vos différents besoins et référentiels.
⚠️ Attention
Le fait de ne pas pouvoir paramétrer des questionnaires, de les gérer ou de les faire évoluer sera un frein certain à l'utilisation de votre logiciel par vos auditeurs.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit permet de créer intégralement vos questionnaires d'audit selon vos besoins, sans limite ni contrainte de nombre de chapitres et de questions. Vous gérez ensuite les réponses des auditeurs aux questionnaires qui leur sont fournis. La flexibilité de QALITEL audit vous permet aussi de réaliser des audits ne s'appuyant sur aucun questionnaire. De plus, le logiciel est fourni avec plusieurs questionnaires prêts à l'emploi s'appuyant sur la norme ISO 9001.
03
Modélisation des audits
D'un secteur d'activité à l'autre, d'un type d'audit à un autre, il faut un logiciel suffisamment flexible pour s'adapter à tous les types d'audits que vous pouvez rencontrer. Portez une attention particulière au paramétrage des masques de saisie, et validez notamment : le paramétrage des champs mis à disposition de vos utilisateurs ; la possibilité d'initialiser des champs ou de les rendre obligatoires ; la gestion des étapes nécessaires au traitement de chaque type d'audit.
⚠️ Attention
Un manque de flexibilité dans les masques de saisie mis à disposition de vos utilisateurs entraînerait à coup sûr un rejet du logiciel. Le logiciel doit s'adapter à vos besoins, et non l'inverse.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit permet aux gestionnaires de modéliser les différents types d'audits, tant sur les champs et leurs propriétés que sur les phases que suivront les audits associés au modèle. Chaque étape de traitement dispose de son propre masque de saisie, afin que les utilisateurs n'aient que les informations nécessaires à leur travail. Ce paramétrage vient en complément de celui effectué au niveau des questionnaires d'audit.
04
Données associées aux audits
Votre logiciel de gestion des audits doit vous permettre de collecter toutes les informations nécessaires à la gestion de vos audits, de leur planification à leur clôture. De nombreuses informations doivent pouvoir être saisies pour permettre une meilleure exploitation. On veillera notamment à pouvoir référencer : les intervenants des audits (auditeurs, audités, observateurs) ; les coûts associés aux audits et/ou aux plans d'actions ; les personnes en diffusion de l'audit ; les documents associés aux audits et actions.
⚠️ Attention
Une restriction trop grande des données pouvant être associées aux audits conduit à un outil qui, à terme, deviendra peu pertinent. Des informations saisies dans des champs texte « mélangées » à d'autres rendraient leur exploitation, sinon impossible, à tout le moins très compliquée.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit dispose naturellement de tous les champs de saisie spécifiques vous permettant de caractériser précisément votre audit. Toutes ces informations, précisément identifiées, peuvent être utilisées à des fins de traçabilité, d'exploitation, d'impression, d'indicateurs… Vous pouvez de plus associer des fichiers aux audits et actions sans aucune contrainte de nombre, de taille ni de format.
05
Environnement auditeur & saisie terrain
Les auditeurs doivent disposer d'une interface leur permettant de renseigner les audits dont ils ont la charge de manière simple et conviviale : répondre aux questions, saisir les écarts et propositions d'actions, effectuer des annotations, associer des documents. Et comme l'audit se déroule souvent sur le terrain, cette saisie doit être possible directement sur tablette, sans ressaisie ultérieure.
⚠️ Attention
Pour les auditeurs, le but principal est la conduite de l'audit et la collecte d'informations. Une interface peu conviviale, ou pensée uniquement pour le poste fixe, leur ferait perdre un temps précieux et impacterait les résultats de l'audit : notes papier à ressaisir, informations oubliées, erreurs de recopie.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit fournit un environnement dédié aux auditeurs : réponses aux questions, affectation des notes, saisie des actions et documents associés, le tout dans un contexte maîtrisé défini par les gestionnaires. L'application est full web et fonctionne sur tablette comme sur ordinateur. Pendant l'audit, les réponses au questionnaire sont auto-enregistrées : aucune validation à chaque écran, l'outil se fait oublier et l'auditeur se concentre sur l'observation.
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Actions correctives & préventives
Pour chaque audit, votre logiciel doit vous permettre d'associer des actions correctives et préventives et d'en assurer un suivi précis. Aucune action ne doit être « oubliée », et chaque responsable doit connaître sa charge de travail pour garantir un maximum d'efficacité.
⚠️ Attention
Dans le cas d'écarts identifiés par les auditeurs, la mise en place d'un plan d'actions est primordiale. Trop souvent, cela se résume à un champ de saisie avec deux ou trois informations, et rien d'autre ! Si vous voulez que vos audits soient pleinement efficaces, veillez à ce que le paramétrage et la gestion des plans d'actions soient des fonctionnalités complètes et abouties.
✓ Réponse de QALITEL audit
Vous disposez au sein de QALITEL audit d'un environnement dédié à la gestion des actions. Des tableaux de bord spécifiques aux gestionnaires et aux utilisateurs garantissent le suivi de toutes les actions et la gestion des retards : plus aucune action ne peut être oubliée. Les actions peuvent être rattachées directement à l'audit, mais aussi aux questions du questionnaire sur lequel s'appuie l'audit. Chacune dispose de son responsable, de son échéance et de sa vérification d'efficacité.
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Déclencheurs & automatisations
Au-delà du suivi manuel, un logiciel mûr sait déclencher automatiquement des actions ou des audits selon vos propres règles : note d'audit sous un seuil, récurrence d'écarts chez un fournisseur, échéance dépassée…
⚠️ Attention
Sans automatisation, tout repose sur la vigilance humaine : on découvre les dérives trop tard, quand le mal est fait. Vérifiez la capacité du logiciel à générer des alertes et des actions sur des critères que vous définissez vous-même.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit intègre des déclencheurs paramétrables via un assistant de requêtes : générez automatiquement une action, un audit ou un plan de progrès dès qu'une condition est remplie. Par exemple : « plus de 4 audits sécurité d'un même fournisseur sous 80 % sur l'année → déclencher une action d'analyse auprès du responsable qualité ». Vos dérives sont ainsi détectées et traitées sans surveillance permanente.
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Traçabilité & conformité réglementaire
En secteur réglementé — pharmaceutique, dispositifs médicaux, agroalimentaire, nucléaire — l'historique de chaque audit et de chaque action doit être prouvable : qui a saisi, modifié, validé, et quand. C'est l'objet de l'audit trail.
⚠️ Attention
Toutes les solutions n'intègrent pas de journal de traçabilité conforme aux exigences réglementaires (FDA 21 CFR Part 11, BPF Annexe 11). Or, l'ajouter a posteriori est souvent impossible. Si vous êtes soumis à ces référentiels — ou susceptible de l'être —, exigez-le dès la sélection.
✓ Réponse de QALITEL audit
En option, le module Audit Trail de QALITEL audit trace toute insertion, modification ou suppression de données dans toutes les tables, avec signature électronique paramétrable par étape de workflow. Il vous met en conformité avec le 21 CFR Part 11 et les BPF Annexe 11. Nous mettons à votre disposition les tableaux de correspondance détaillés 21 CFR Part 11 et BPF Annexe 11, ainsi qu'un plan de validation complet.
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Impressions & exports
De la planification des audits jusqu'à leur clôture, vous devez pouvoir générer des documents et des indicateurs : convocations aux audits, sortie du questionnaire pour les auditeurs, rapports d'audit, plans d'actions globaux par audit et par responsable, résultats par chapitre, comparaison d'audits ou de fournisseurs…
⚠️ Attention
L'extraction des données est trop souvent considérée comme secondaire dans les logiciels, qui privilégient la consultation en ligne. On se retrouve alors à devoir « bricoler » des documents par copier-coller ou en ressaisissant des données. Les étapes préalables à la réalisation des audits amènent à générer des documents qu'il faut pouvoir sortir automatiquement, sous peine d'une perte de temps considérable.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit dispose d'un puissant moteur d'impression : en s'appuyant sur les données saisies, il génère convocations, documents supports d'audit, rapports d'audit, plans d'actions par audit ou par responsable… De très nombreux modèles prêts à l'emploi sont proposés — il ne vous reste plus qu'à y intégrer votre logo. Tous sont compatibles avec votre traitement de texte (Microsoft Word, LibreOffice…) : vous maîtrisez totalement la mise en forme et le contenu via des champs de fusion. Enfin, toutes les listes disposent d'une fonction d'export Excel / CSV.
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Indicateurs graphiques & statistiques
Les indicateurs sont essentiels dans l'exploitation des données de votre logiciel de gestion d'audits. Ils vous permettent de suivre les évolutions d'audits, la répartition par fournisseur, référentiel ou responsable… et vous aident à piloter les décisions pour améliorer en permanence l'efficacité et l'efficience de votre système.
⚠️ Attention
Chaque entreprise a ses propres exigences en termes d'indicateurs. Il est donc nécessaire que votre logiciel vous permette de créer librement les vôtres. Des indicateurs « tout faits » non personnalisables n'auront que peu d'intérêt, et vous perdrez ainsi un outil précieux pour votre amélioration continue.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit est fourni avec de très nombreux exemples d'indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) pour suivre immédiatement les principaux points de votre gestion des audits. L'environnement Statistiques est entièrement configurable : vous pouvez modifier ou dupliquer les indicateurs fournis, ou créer les vôtres. Toutes les données saisies peuvent être exploitées sous forme d'indicateurs graphiques, eux-mêmes exportables en images pour les intégrer à vos documents, e-mails…
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Relances par email
Pousser l'information auprès des personnes intervenant dans la gestion des audits et de leurs plans d'actions est fondamental et garantit la réactivité du traitement. Vous devez aussi disposer d'un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toute dérive.
⚠️ Attention
Un logiciel, même bien configuré par les gestionnaires, n'a d'intérêt que s'il est adopté par les utilisateurs. Ceux-ci ne sont pas connectés en permanence : il est donc important de leur apporter l'information sans les contraindre à se connecter « pour voir ».
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit dispose d'un générateur automatique d'e-mails (GAE) entièrement configurable. Il vous permet d'informer ou de relancer les intervenants sur tous les événements gérés par le logiciel. La fréquence d'envoi comme le contenu des e-mails sont entièrement paramétrables : aucun risque de submerger vos utilisateurs de messages trop fréquents ou peu pertinents.
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Portail utilisateurs
Faire adhérer l'ensemble des collaborateurs à un outil n'est pas toujours chose aisée. La simplicité d'utilisation et l'accès immédiat à l'information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.
⚠️ Attention
Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » du portail qu'aux fonctionnalités intégrées, parfois limitées.
✓ Réponse de QALITEL audit
Pour assurer l'adhésion de vos utilisateurs, QALITEL audit met à leur disposition un portail dédié reprenant les principes ergonomiques des applications que nous utilisons tous quotidiennement. Selon le paramétrage des gestionnaires, vos utilisateurs peuvent créer, renseigner et compléter des fiches d'audit et/ou des actions dans un contexte maîtrisé. Leur tableau de bord personnel leur indique en permanence les informations qui les concernent. Les auditeurs disposent d'un accès direct à leur environnement de saisie (réponses aux questions, notation…). Sa simplicité ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche sur internet.
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Gestion des accès & sécurité
Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion des audits est importante. Il est impératif de gérer les comptes de vos utilisateurs simplement, mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel s'intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s'appuyer sur votre infrastructure et communiquer avec elle (connexion SSO, LDAP, Active Directory).
⚠️ Attention
Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et peuvent faire l'objet de coûts additionnels. Soyez vigilant à ces aspects, même si dans un premier temps ce n'est pas votre priorité.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit vous offre toutes les possibilités pour faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO…). Tout est disponible en standard : vous activez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Ce haut niveau de sécurité vous permet, si le besoin s'en fait sentir, d'ouvrir l'accès du logiciel à des utilisateurs externes.
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Gestion multilingue
Deux aspects sont à envisager dans votre comparatif de solutions de gestion des audits : le besoin de disposer d'une application fonctionnant en plusieurs langues, et/ou le besoin d'adapter la terminologie de l'interface lorsqu'elle ne correspond pas à votre langage métier.
⚠️ Attention
Pour qu'un logiciel soit adopté, il doit être compréhensible immédiatement par tous. Si l'adaptation des libellés de l'interface n'est pas possible nativement, passez votre chemin : ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.
✓ Réponse de QALITEL audit
QALITEL audit met à votre disposition une interface vous permettant de gérer autant de langues que nécessaire. Il est fourni en standard en français, anglais, allemand, italien, espagnol et portugais — et grâce à son interface de traduction intégrée, vous pouvez créer entièrement votre propre langue ou simplement adapter quelques termes à votre vocabulaire interne. Chaque utilisateur choisit sa langue, ensuite mémorisée dans son profil.
