Ne cherchez plus vos documents,
trouvez-les.
Transformez le chaos de vos fichiers en une base documentaire structurée grâce à l'indexation intelligente de QALITEL doc.
Documents bruts
PDF, scans, images…
Non structurés, non indexés.
Moteur QALITEL
OCR & indexation
automatique du contenu.
Documentation maîtrisée
Recherche instantanée.
Audits sereins.
Extraction texte natif
Word, Excel et PDF texte indexés en temps réel, sans manipulation.
OCR avancé
Scans, photos, PDF image : QALITEL doc les lit et les retrouve au mot près.
Métadonnées enrichies
Classement automatique, codification et rattachement aux processus qualité.
Prêt à structurer votre documentation ?
Demander une démo en visio →Indexer des centaines de milliers de documents, automatiquement
L'objectif de ce module d'archivage numérique est de vous permettre d'indexer tout type de document dans QALITEL doc, automatiquement, facilement, sans effort.
Les différents processus de numérisation intégrés au logiciel QALITEL doc ont été pensés et conçus pour vous permettre d'indexer des centaines de milliers de documents avec aisance.
Une fois vos diverses configurations paramétrées au sein du logiciel, tout est rigoureusement automatique !
Scannez ou déposez, cherchez, trouvez, exploitez !
Voir le processus de numérisation automatique en action
Représentation graphique interactive du workflow complet : scan, OCR, indexation, classement.
Voir le processus →Numérisation, drag and drop, FTP ou WebDAV
Avec QALITEL doc, c'est très simple, vous scannez, ou vous copiez vos documents dans un dossier, ou vous alimentez un dossier par quelques moyens que ce soit, un email, un fax, un logiciel ERP, etc, vos documents sont automatiquement analysés par notre outil OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et le contenu texte de vos documents est ensuite enregistré dans la base de données.
Numérisation de vos documents papiers
Définissez vous-mêmes différents scénarios d'indexation, et utilisez autant de scanners que vous le désirez. Scannez, c'est indexé dans QALITEL doc.
Intégration automatique de vos documents déjà numérisés
Selon vos propres scénarios, vous allez pouvoir alimenter le moteur d'indexation par simple drag and drop au sein du logiciel avec tous les documents que vous souhaitez. Si vos documents sont des documents scannés ou s'il s'agit de simples documents PDF, DOCX, XLSX, etc, alors ils sont pris en charge, analysés, traités par l'outil OCR si nécessaire et indexés pour une recherche plein texte immédiatement opérationnelle.
Alimentez QALITEL doc par FTP
De la même façon, avec un outil FTP (tel qu'un copieur-scanner) ou tout autre outil, téléversez vos documents pour une indexation automatique telle que définie ci-dessus.
Alimentez QALITEL doc par copier-coller Windows (WebDAV)
Affectez un lecteur réseau disponible (disque E:, F:, S:…) de votre Explorateur Windows local sur le répertoire d'attente des fichiers à indexer de QALITEL doc (https://webdav.mondomaine.com par exemple). Copiez ou déplacez facilement vos documents à l'aide de l'explorateur Windows sur ce nouveau lecteur ou l'un de ses dossiers, et ils sont automatiquement pris en charge, et indexés dans QALITEL doc selon vos différents scénarios.
Vous recevez, par exemple, une facture, un contrat, un cahier des charges par mail. Il vous suffit de détacher les pièces jointes du mail en les enregistrant dans un des dossiers de ce nouveau lecteur « mappé », et il sera automatiquement pris en charge et indexé dans QALITEL doc.
Dans QALITEL doc, recherchez vos documents par le numéro de facture, nom du client, adresse, numéro de commande, etc, vous le retrouverez instantanément puisqu'il aura été indexé en mode plein texte (avec le module OCR si le document a été numérisé – scanné).
Il aura été codifié (codification unique), classé (selon votre propre plan de classement) et diffusé directement et automatiquement aux bonnes personnes si votre modèle qui le prend en charge a été paramétré avec liste de diffusion, cycle de vie (workflow), etc.
La puissance de nos outils vous permettra ainsi d'indexer et d'archiver numériquement des centaines de milliers de documents pour une recherche et catégorisation automatique extrêmement puissante.
Le processus de numérisation automatique en un schéma
Cliquez sur le schéma pour ouvrir la version interactive.
Le module d'archivage numérique, partie intégrante de votre système qualité
L'intérêt de ce module et de son paramétrage est de bénéficier de toutes les propriétés inhérentes à QALITEL doc et notamment sa très grande souplesse de paramétrage vous autorisant à indexer vos documents numériques dans le même outil que celui de votre système de gestion de la qualité, et ce, en parfaite adéquation.
D'un logiciel de gestion documentaire, qualité, ou de gestion de documents QALITEL, vous élargissez ainsi son champ d'application à une GED (Gestion Électronique de Documents) et un SAE (Système d'Archivage Électronique).
Module QALITEL doc
Le logiciel de GED qualité de ScoQi
Centralisation des procédures, OCR, workflow de révision, signature et audit trail conforme CFR 21 / BPF.