Critères de choix fonctionnels
11 questions pour ne rien laisser au hasard.
Cette rubrique détaille les critères d'ordre fonctionnel à prendre en compte lors de votre processus de sélection d'un logiciel de gestion documentaire.
01
Codification des documents
Chaque entreprise dispose de son propre système de codification des documents et de gestion des indices de révision (numéro de version), alphanumérique ou numérique. Le logiciel de gestion documentaire doit vous garantir une gestion simple et fiable de vos codifications.
⚠️ Attention
Assurez-vous de disposer de toute liberté quant à la codification de vos documents et à la gestion des indices de révision. Il ne faut pas que vous soyez amené à adapter votre système documentaire aux contraintes du logiciel.
✓ Réponse de QALITEL doc
Vous disposez au sein de QALITEL doc d'une gestion manuelle ou automatique de la codification de vos documents, selon votre besoin. La gestion des numéros de versions est libre et vous permet de conserver votre système actuel en l'intégrant au logiciel.
02
Gestion des révisions (versioning)
Le processus d'élaboration et de révision des documents permet de gérer le cycle de vie du document, de sa conception à sa mise en application et sa diffusion auprès des utilisateurs. C'est un point clé à maîtriser pour disposer d'un système de gestion documentaire performant.
⚠️ Attention
Le processus d'élaboration et de gestion des révisions doit être paramétrable et flexible pour correspondre à vos différents besoins. Évitez par ailleurs de concevoir vos documents dans un outil propriétaire (éditeur de texte intégré) qui, à terme, présentera des contraintes et des blocages majeurs.
✓ Réponse de QALITEL doc
Le versioning des documents au sein de QALITEL doc est entièrement paramétrable et vous permet de définir des cycles de vie individualisés pour chaque document (des modèles existent bien entendu pour gagner du temps). La gestion facultative des dates d'élaboration vous permet de suivre votre planning, et des systèmes de relances et d'alertes de retard vous évitent toute dérive non maîtrisée. Les documents sont conçus dans vos outils bureautiques habituels : là encore, vous gardez la pleine maîtrise de votre système documentaire.
03
Recherche & retrouvabilité
Un fonds documentaire n'a de valeur que si l'on retrouve l'information au moment où on en a besoin. La capacité de recherche — par métadonnées, par mots-clés, voire dans le contenu même des fichiers — conditionne l'adoption de l'outil au quotidien.
⚠️ Attention
Beaucoup de solutions limitent la recherche aux titres et aux métadonnées saisies manuellement. Le jour où un utilisateur cherche un mot présent dans le corps d'un PDF scanné, il ne trouve rien. Vérifiez la présence d'un moteur de recherche multicritère et, pour les volumes importants, d'un OCR capable d'indexer le texte des documents image.
✓ Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc indexe automatiquement vos documents dès leur saisie et propose une recherche par mots-clés avec opérateurs (ET / OU) pour vos requêtes les plus fines. Vous enregistrez vos recherches fréquentes et les partagez avec d'autres utilisateurs. En version Premium, l'OCR lit le contenu des scans, photos et PDF image : vos documents deviennent consultables au mot près, sans aucune saisie manuelle.
04
Workflow de validation & signature électronique
La maîtrise documentaire repose sur un circuit de validation clair : qui rédige, qui vérifie, qui approuve, qui diffuse. Ce circuit doit refléter votre organisation réelle, et non l'inverse.
⚠️ Attention
Certains logiciels imposent un circuit figé (un rédacteur, un validateur) qui ne correspond pas aux organisations multi-acteurs ou multisites. Assurez-vous de pouvoir définir autant d'étapes et d'intervenants que nécessaire, et que la validation s'accompagne d'une signature électronique tracée lorsque vos référentiels l'exigent.
✓ Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc vous permet de modéliser autant de cycles de vie que vous le souhaitez, avec un nombre illimité de phases et d'acteurs par phase. Chaque étape déclenche des relances automatiques par email et tableau de bord pour éviter tout retard. Lorsque vos exigences le demandent (CFR 21 Part 11, BPF), la signature électronique est exigée à l'étape de validation et tracée. En version Pro, plusieurs rédacteurs peuvent travailler en parallèle sur un même document.
05
Diffusion & mise à disposition
La mise à disposition des documents auprès des utilisateurs est l'une des finalités de tout logiciel de gestion documentaire. Vous devez aussi pouvoir vous assurer de la bonne prise en compte des documents par les utilisateurs, via des accusés de réception (papier ou électroniques).
⚠️ Attention
Une simple mise à disposition des documents au travers d'un portail type Dropbox ne suffit pas à satisfaire des exigences normatives ou de confidentialité. Un manque fonctionnel à ce niveau peut restreindre le domaine d'application de votre logiciel de gestion documentaire.
✓ Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc prend en charge la diffusion de tous vos documents de manière individualisée. Vous gérez ainsi des documents « publics » accessibles à tous, des documents à diffusion restreinte ou maîtrisée et des documents confidentiels. Pour un besoin de gestion multisites — avec ce que cela implique en termes de documents communs, de groupes et de documents spécifiques —, vous trouverez dans QALITEL doc les fonctionnalités les plus pointues pour y répondre.
06
Archivage des documents
Tous les systèmes documentaires ne nécessitent pas une gestion pointue des archives. Mais si c'est votre cas, certains points sont à valider : l'archivage complet de toutes les données du document d'origine, y compris le fichier associé ; la gestion de la durée d'archivage avec désignation d'un responsable informé avant l'échéance de fin de vie ; et la gestion des modalités de destruction.
⚠️ Attention
La gestion des archives est souvent délaissée. Elle peut pourtant être un point critique de votre gestion documentaire et avoir des conséquences graves (contraintes normatives, réglementaires, contractuelles…).
✓ Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc historise automatiquement toutes les données associées à vos documents ainsi que les fichiers, dans leur format d'origine (Word, Excel, PDF…). Vous pouvez de plus configurer une fiche de vie pour les archives, de manière à répondre aux exigences les plus strictes tout au long de la durée d'archivage.
07
Traçabilité & conformité réglementaire
En environnement réglementé — pharmaceutique, dispositifs médicaux, agroalimentaire, nucléaire — vous devez pouvoir prouver qui a fait quoi, quand, sur chaque donnée. C'est l'objet de l'audit trail.
⚠️ Attention
Toutes les GED n'intègrent pas de journal de traçabilité conforme aux exigences réglementaires (FDA 21 CFR Part 11, BPF Annexe 11). Or, ajouter cette brique a posteriori est souvent impossible ou très coûteux. Si vous êtes soumis à ces référentiels — ou susceptible de l'être —, vérifiez ce point dès la sélection.
✓ Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc intègre, en version Pro et au-delà, un audit trail qui historise toute insertion, modification ou suppression de données : date et heure, utilisateur, action, table concernée. Ces enregistrements sont inaltérables et conservés sans limite de durée. Nous mettons à votre disposition les tableaux de correspondance détaillés 21 CFR Part 11 et BPF Annexe 11, ainsi qu'un plan de validation complet.
08
Portail utilisateurs
Faire adhérer l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise à un outil n'est pas toujours chose aisée. La simplicité d'utilisation et l'accès immédiat à l'information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.
⚠️ Attention
Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » du portail utilisateur proposé qu'aux fonctionnalités intégrées, parfois limitées.
✓ Réponse de QALITEL doc
Pour assurer l'adhésion de vos utilisateurs, QALITEL doc met à leur disposition un portail documentaire dédié, reprenant les principes ergonomiques des applications que nous utilisons tous quotidiennement. Prévisualisation des documents, tableau de bord individualisé, recherche simple et intuitive, accès rapides aux fonctionnalités essentielles : autant d'éléments qui font du portail QALITEL doc le point central de la diffusion de vos documents. Sa simplicité ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche sur internet.
09
Gestion des accès & sécurité
Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion documentaire est importante. Il est impératif de pouvoir gérer les comptes de vos utilisateurs simplement, mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel s'intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s'appuyer sur votre infrastructure et communiquer avec elle (connexion SSO, LDAP, Active Directory).
⚠️ Attention
Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel de gestion documentaire. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et peuvent faire l'objet de coûts additionnels. Soyez vigilant à ces aspects, même si dans un premier temps ce n'est pas votre priorité.
✓ Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc vous offre toutes les possibilités pour faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO…). Tout est disponible en standard : vous activez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
10
Un système qualité connecté
Vos documents ne vivent pas seuls : une procédure est liée à un processus, une non-conformité génère une action corrective qui modifie une procédure, un audit s'appuie sur des documents de référence. Un outil documentaire isolé recrée des silos.
⚠️ Attention
Une GED déconnectée de la gestion des non-conformités, des audits ou des actions vous obligera à ressaisir et à recouper l'information manuellement. À terme, c'est une source d'erreurs et de perte de temps. Privilégiez une solution capable de s'inscrire dans un système qualité cohérent.
✓ Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc établit des liaisons entre vos documents, représentées graphiquement pour une navigation visuelle ascendante et descendante. Surtout, il fait partie de la gamme QALITEL : non-conformités, audits, plans d'actions, métrologie, courrier… partagent la même base et les mêmes utilisateurs. Votre documentation s'articule nativement avec l'ensemble de votre système de management de la qualité.
11
Gestion multilingue
Deux aspects sont à envisager dans votre comparatif de solutions GED : le besoin de disposer d'une application fonctionnant en plusieurs langues, et/ou le besoin d'adapter la terminologie de l'interface lorsqu'elle ne correspond pas à votre langage métier.
⚠️ Attention
Pour qu'un logiciel soit adopté par les utilisateurs, il doit être compréhensible immédiatement par tous. Si l'adaptation des libellés de l'interface n'est pas possible nativement, passez votre chemin : ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.
✓ Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc met à votre disposition une interface vous permettant de gérer autant de langues que nécessaire. Une langue peut être la traduction intégrale de l'interface dans une langue étrangère et/ou le simple changement de quelques termes pour adapter le logiciel à votre vocabulaire interne. QALITEL doc est fourni en standard en français, anglais, allemand, italien, espagnol et portugais. Chaque utilisateur choisit sa langue, ensuite mémorisée dans son profil.
